Jak Juru a Cloudfresh proměnili Asanu v jednotný operační systém pro více než 180 lidí

Když Juru globálně vyrostla na více než 180 specialistů, roztříštěné nástroje začaly brzdit interní provoz. Řízení komplexních projektů v několika zemích vyžadovalo větší přehled, jasnou strukturu a koordinaci napříč týmy. Aby firma podpořila svůj stabilní růst, potřebovala propojenější a škálovatelnější způsob řízení provozu.

Společně s Cloudfresh, Platinum Solutions partnerem Asany, vybudovala jednotný systém pro každodenní provoz.

Výzva: Příliš mnoho nástrojů, málo odpovědnosti

Před zavedením Asany řídila Juru svůj interní provoz přes Excel, e-mailová vlákna a chaty. Neexistovalo jediné místo, kde by byly vidět úkoly, termíny nebo aktuální stav projektů. Čím více firma rostla, tím těžší bylo udržet všechny na stejné vlně.

Skutečným problémem byla odpovědnost – úkoly byly roztříštěné v různých nástrojích a souborech. Nikdo neměl ucelený přehled o projektovém portfoliu a koordinace mezi týmy stála na neformálních urgencích. Firma potřebovala společné prostředí pro efektivní řízení provozu a hladkou spolupráci.

Proč Asana: Jeden nástroj pro přehled nad vším

Nejlepší rozhodnutí někdy přicházejí od lidí, kteří už vědí, co technologie dokáže. Khabibullo Negmatullaev, Head of Engineering Consulting BU, už v minulosti Asanu v jiné organizaci nasazoval a věděl, jak moc může rostoucímu provozu Juru pomoci.

Společně se třemi kolegy vyhodnotil několik platforem. Po testovacím období a srovnání různých variant Asana nejlépe vyhovovala potřebám firmy ve čtyřech klíčových bodech:

Od licencí k dlouhodobému partnerství s Cloudfresh

Juru začala Asanu používat samostatně a výsledky se dostavily rychle. Jak ale tým rostl, firma hledala flexibilnější licencování a partnera, který by ji dlouhodobě podporoval.

Asana proto Juru propojila se společností Cloudfresh, která je Platinum Solutions partnerem Asany a držitelem ocenění EMEA Solutions Partner of the Year.

Původní debata o licencích přerostla v partnerství, které trvá už téměř pět let. Během této doby pomáhal Cloudfresh týmu Juru nasazovat nové funkce, sdílet osvědčené postupy a neustále maximalizovat přínos Asany s tím, jak firma rostla.

Asana v akci: Od jednoho týmu po celou firmu

Dnes v Asaně pracuje každé oddělení Juru – od projektového řízení a business developmentu až po marketing, HR a inženýring. To, co začalo u pár lidí, je nyní hlavním pracovním prostorem celé firmy.

Divize Engineering Design and Management šla ještě dál a platformu využívá pokročilejším a strukturovanějším způsobem. Díky profesionálním službám Asana od Cloudfresh si tým přizpůsobil své pracovní toky tak, aby přesně odpovídaly inženýrské metodice Juru přímo v Asaně.

Asana Script Actions: Vlastní logika bez vývojáře

Asana Script Actions umožňují týmům implementovat vlastní logiku do pracovních toků bez asistence vývojářů. 

Pro inženýrský tým Juru to znamená transparentní proces předávání odpovědnosti. Jak úkoly procházejí jednotlivými fázemi kontroly, odpovědnost se automaticky předává mezi členy týmu, takže odpovědnost za úkol zůstává v každém kroku jasně určená.

Správa portfolia: Kompletní přehled o všech projektech

Transparentnost a přehled tvoří páteř fungování Juru. S týmy v různých regionech a desítkami rozpracovaných projektů poskytuje zobrazení portfolia vedení firmy kompletní přehled o pokroku, odpovědnostech a překážkách v reálném čase – bez nutnosti ručně sestavovat reporty.

Šablony úkolů: Od zavedení ke standardizaci

Jakmile se tým s Asanou sžil, Juru přešla ke standardizaci pracovních postupů. Týmy business developmentu a marketingu nyní používají šablony úkolů pro opakující se typy projektů: přípravu nabídek, spouštění kampaní nebo onboarding klientů, takže každý proces běží podle zdokumentovaného postupu.

Integrace: Asana a Google Workspace

Ekosystém Asany je v Juru plně propojen s nástroji, které tým používá každý den. Google Chat poskytuje aktualizace stavu v reálném čase a přináší souhrny generované AI z Asany, což pomáhá sledovat příležitosti v business developmentu. Google Workspace celý tento ekosystém spojuje. Tým také zkoumá integraci s Google Looker Studio pro vizuální reporting na exekutivní úrovni.

Testování Asana AI: Praktický a uvážlivý přístup

Juru aktivně testuje Asana Intelligence a volí pragmatický přístup zaměřený na konkrétní scénáře použití. Tým již identifikoval oblasti, kde AI přináší jasnou hodnotu:

• Shrnutí dlouhých popisů úkolů a diskusních vláken pro rychlou orientaci členů týmu.
• Generování aktualizací stavu projektů pro obchodní příležitosti.
• Kombinování AI pravidel se standardními spouštěči automatizací pro omezení manuálních připomínek.

Tým postupuje obezřetně. Každý scénář použití musí prokázat svou hodnotu vůči reálným provozním potřebám, než se rozšíří plošně. 

Tento přístup se netýká jen Asany. Tým testuje také nástroje jako Gemini v rámci Google Workspace a zkoumá další AI řešení, přičemž klade silný důraz na kybernetickou bezpečnost.

Další krok je autonomní. Cloudfresh přišel s praktickým Proof of Concept (PoC) pro otestování Asana AI Teammates, kteří plně převezmou vícestupňové operativní úkoly a sami je dotáhnou do konce.

Další diskutovaný krok jde v autonomii ještě dál. Cloudfresh navrhl Proof of Concept na otestování Asana AI Teammates napříč několika zákazníky. Patří mezi ně i Washmen – oceňovaný klient, u kterého už AI Teammates řídí ostré operativní toky.

Cílem je zjistit, zda AI Teammates dokážou v Juru plně převzít time tracking a vyplňování polí – a nahradit tak původní AI pravidla, která pro stejný use case dříve postavil vývojový tým.

Od zavedení k měřitelným výsledkům

Po několika letech každodenního používání v celé organizaci se Asana stala základním kamenem fungování Juru. Dopad je viditelný napříč celým podnikáním – od počtu lidí na platformě přes způsob řízení práce až po budoucí směřování firmy.

• Přibližně 180 lidí nyní spravuje své projekty v Asaně.
• Všechna oddělení fungují v rámci jediné sdílené platformy.
• Systém je již nyní dimenzován tak, aby podpořil budoucí růst na 400–500 lidí.

Koordinace mezi týmy

I když jsou týmy rozmístěné v různých regionech a pracují na odlišných projektech, Asana zajišťuje, že všichni vycházejí z jediného zdroje pravdy. To, co dříve spoléhalo na ad-hoc e-maily a tabulky, nyní probíhá v jednom strukturovaném prostředí.

Odpovědnost a disciplína při plnění úkolů

Vlastnictví úkolů, termíny i pokrok jsou pro všechny transparentní. Juru vybudovala kulturu odpovědnosti, kde se závazky skutečně plní. Tým to dává do přímé souvislosti s tím, že všichni sdílejí jednotný přehled o všech projektech.

Asana jako součást firemní kultury

Nejlepším důkazem je, že tým Juru už Asanu nevnímá jen jako pouhý nástroj.

Co bude dál

Blízká roadmapa Juru pro Asanu se zaměřuje na tři priority:

1. Propojení Asany s Google Looker Studio pro živé reportingové dashboardy na exekutivní úrovni.
2. Testování Asana AI Teammates s Cloudfresh na inženýrských úkolech, které mohou běžet bez manuálních zásahů.
3. Škálování Asany ze 180 lidí na 400–500, postavené na tom, jak Juru funguje a jaké nástroje používá.

Jak Juru expanduje na nové trhy a nabírá stovky nových členů týmu, Asana roste s ní: jedna metodika, jedna platforma, jeden zdroj pravdy pro celou firmu. 

Cloudfresh zůstává po celou dobu nablízku, aby zajistil, že platforma bude i nadále přesně odpovídat reálným pracovním postupům Juru v každé další fázi rozvoje.