Jak Juru i Cloudfresh zmieniły Asana w jednolity system operacyjny dla ponad 180 osób

Gdy Juru skalowało się globalnie do ponad 180 specjalistów, rozproszone narzędzia zaczęły ograniczać wewnętrzne operacje. Zarządzanie złożonymi projektami w wielu krajach wymagało większej przejrzystości, struktury i koordynacji międzyzespołowej. Aby utrzymać stabilny wzrost, firma potrzebowała zintegrowanego i skalowalnego sposobu zarządzania procesami.

Wspólnie z Cloudfresh, partnerem Asana Platinum Solutions, firma zbudowała jednolity system do codziennych operacji.

Wyzwanie: Zbyt wiele narzędzi, brak odpowiedzialności

Przed wdrożeniem Asana wewnętrzne operacje Juru opierały się na plikach Excel, wątkach e-mail i czatach. Brakowało jednego miejsca, w którym można byłoby śledzić zadania, terminy czy postępy w projektach. Im bardziej firma rosła, tym trudniej było utrzymać synchronizację między zespołami.

Prawdziwym problemem był brak jasnej odpowiedzialności, ponieważ zadania były rozproszone w różnych narzędziach i plikach. Nikt nie miał pełnego wglądu w portfolio projektów, a koordynacja międzyzespołowa opierała się na nieformalnych ustaleniach. Firma potrzebowała wspólnego rozwiązania do efektywnego zarządzania operacjami i płynnej współpracy.

Dlaczego Asana: Jedno narzędzie, by kontrolować wszystko

Czasami najlepsze decyzje podejmują ludzie, którzy widzieli już, co można osiągnąć. Khabibullo Negmatullaev, Head of Engineering Consulting BU, wdrażał już wcześniej Asana w innej organizacji i wiedział, jakie korzyści może przynieść rosnącej firmie.

Wspólnie z trzema współpracownikami ocenił kilka platform. Po okresie próbnym i porównaniu dostępnych opcji Asana idealnie wpisała się w potrzeby firmy w czterech obszarach:

Od licencjonowania do długoterminowej współpracy z Cloudfresh

Juru wdrożyło Asana samodzielnie i szybko dostrzegło pierwsze korzyści. Wraz z rozwojem zespołu firma potrzebowała bardziej elastycznego licencjonowania oraz partnera, który zapewni długoterminowe wsparcie.

Asana przedstawiła Juru zespołowi Cloudfresh, partnerowi Asana Platinum Solutions i laureatowi tytułu EMEA Solutions Partner of the Year.

Zwykła rozmowa o licencjach przerodziła się we współpracę, która trwa już prawie pięć lat. W tym czasie Cloudfresh pomagało Juru wdrażać nowe funkcje, dzielić się najlepszymi praktykami i w pełni wykorzystywać możliwości Asany w miarę rozwoju firmy.

Asana w akcji: Od jednego zespołu do całej firmy

Dziś każdy zespół w Juru pracuje w Asana — od zarządzania projektami i rozwoju biznesu, przez marketing i HR, aż po inżynierię. To, co zaczęło się od kilku osób, jest teraz główną przestrzenią roboczą firmy.

Jednostka biznesowa ds. Projektowania i Zarządzania Inżynieryjnego poszła jeszcze krok dalej, korzystając z platformy w bardziej zaawansowany i ustrukturyzowany sposób. Dzięki profesjonalnym usługom Asana świadczonym przez Cloudfresh, zespół dopasował przepływy pracy w Asana do metodologii inżynieryjnej Juru.

Asana Script Actions: Niestandardowa logika bez programisty

Funkcja Asana Script Actions pozwala zespołom wprowadzać niestandardową logikę do przepływów pracy bez wsparcia programistów.

Dla zespołu inżynieryjnego Juru oznacza to przejrzysty proces przekazywania odpowiedzialności. Gdy zadania przechodzą przez kolejne etapy weryfikacji, odpowiedzialność automatycznie przechodzi na kolejnych członków zespołu, dzięki czemu na każdym kroku wiadomo, kto odpowiada za dany etap.

Zarządzanie portfolio: Pełna widoczność wszystkich projektów

Widoczność była fundamentem sposobu pracy Juru. Przy zespołach rozproszonych w wielu lokalizacjach i dziesiątkach realizowanych projektów, widok portfolio zapewnia kierownictwu pełny podgląd postępów, odpowiedzialności i wąskich gardeł w czasie rzeczywistym, bez konieczności ręcznego generowania raportów.

Szablony zadań: Od wdrożenia do standaryzacji

Gdy zespół oswoił się z Asana, Juru przeszło do standaryzacji procesów. Zespoły ds. rozwoju biznesu i marketingu używają teraz szablonów zadań dla powtarzalnych typów projektów, takich jak oferty, starty kampanii czy onboarding klientów, dzięki czemu każdy z nich przebiega według udokumentowanej ścieżki.

Integracje: Asana i Google Workspace

Konfiguracja Asana w Juru jest w pełni połączona z narzędziami używanymi na co dzień. Czat Google zapewnia aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym, a generowane przez AI podsumowania z Asana pomagają śledzić szanse biznesowe. Google Workspace spina cały ten ekosystem. Zespół bada również możliwość integracji z Google Looker Studio, aby umożliwić bardziej wizualne raportowanie dla kadry zarządzającej.

Eksploracja Asana AI: Wczesne testy i przemyślane podejście

Juru aktywnie testuje Asana Intelligence, przyjmując praktyczne podejście oparte na konkretnych przypadkach użycia. Zespół zidentyfikował już obszary, w których sztuczna inteligencja przynosi wymierną wartość:

• Podsumowywanie długich opisów zadań i wątków komentarzy, co pozwala pracownikom szybko nadrobić zaległości.
• Generowanie aktualizacji statusu projektów dla szans rozwoju biznesu.
• Łączenie reguł AI ze standardowymi wyzwalaczami automatyzacji w celu ograniczenia ręcznych działań następczych.

Zespół działa ostrożnie. Każdy przypadek użycia musi udowodnić swoją wartość w kontekście realnych potrzeb operacyjnych, zanim zostanie wdrożony na szerszą skalę. To podejście wykracza poza Asana. Zespół testuje również narzędzia takie jak Gemini w Google Workspace oraz bada inne rozwiązania AI, zawsze kładąc duży nacisk na cyberbezpieczeństwo.

Kolejny krok dotyczy autonomii. Cloudfresh przedstawił praktyczny projekt weryfikacyjny (proof-of-concept) mający na celu przetestowanie rozwiązań Asana AI Teammates, które przejmują wieloetapowe zadania operacyjne i doprowadzają je do końca.

Kolejny omawiany krok zakłada większą autonomię. Cloudfresh zaproponowało projekt pilotażowy do przetestowania Asana AI Teammates u wielu klientów, w tym w Washmen — nagradzanej firmie, gdzie AI Teammates już działają w rzeczywistych procesach operacyjnych.

Celem jest sprawdzenie, czy AI Teammates mogą przejąć śledzenie czasu i uzupełnianie pól w Juru, zastępując niestandardowe reguły AI, które zespół inżynieryjny zbudował wcześniej dla tego samego przypadku użycia.

Od wdrożenia do wymiernych rezultatów

Po kilku latach codziennego użytkowania w całej organizacji, Asana stała się kluczowym elementem funkcjonowania Juru. Wpływ widać w całej firmie — w liczbie osób korzystających z platformy, w sposobie zarządzania pracą oraz w kierunku, w którym zmierza Juru.

• Około 180 osób zarządza obecnie projektami w Asana.
• Wszystkie działy działają w ramach jednej, wspólnej platformy.
• System jest już rozbudowywany, aby obsłużyć przyszłe skalowanie do 400–500 osób.

Koordynacja międzyzespołowa

Dzięki zespołom rozproszonym geograficznie i projektowo, Asana pozwala wszystkim pracować na jednym źródle prawdy. To, co kiedyś opierało się na doraźnych wiadomościach e-mail i arkuszach kalkulacyjnych, teraz odbywa się w jednym, ustrukturyzowanym środowisku.

Odpowiedzialność i dyscyplina w realizacji projektów

Odpowiedzialność za zadania, terminy i postępy są jasne dla każdego. Juru zbudowało kulturę odpowiedzialności, w której zobowiązania są rzeczywiście realizowane. Zespół łączy to bezpośrednio z posiadaniem wspólnego wglądu we wszystkie projekty.

Asana jako element kultury pracy

Co najbardziej wymowne, zespół Juru nie postrzega już Asana jako zwykłego narzędzia.

Co dalej

Najbliższy plan rozwoju Juru w Asana skupia się na trzech priorytetach:

• Połączenie Asana z Looker Studio w celu tworzenia pulpitów nawigacyjnych do raportowania na żywo dla kadry zarządzającej.
• Testowanie Asana AI Teammates wspólnie z Cloudfresh przy zadaniach inżynieryjnych, które mogą działać bez ręcznych etapów.
• Skalowanie Asana z 180 osób do 400–500, dopasowane do sposobu pracy Juru i używanych narzędzi.

W miarę jak Juru wchodzi na nowe rynki i zatrudnia setki nowych pracowników, Asana rozwija się, by dotrzymać kroku: jedna metodologia, jedna platforma, jedno źródło prawdy dla całego biznesu.

Cloudfresh pozostaje blisko na każdym etapie, dbając o to, by platforma odpowiadała rzeczywistemu sposobowi pracy Juru, bez względu na nadchodzące wyzwania.