Как Juru и Cloudfresh превратили Asana в единую операционную систему для 180+ человек

Когда штат Juru вырос до 180 специалистов по всему миру, разрозненные инструменты начали тормозить внутренние процессы. Управление сложными международными проектами требовало прозрачности, четкой структуры и слаженной координации между командами. Чтобы поддерживать стабильный рост, компании требовался единый и масштабируемый подход к управлению операциями.

Совместно с Cloudfresh, партнером Asana уровня Platinum Solutions, компания создала централизованную систему для ежедневной работы.

Вызов: избыток инструментов и дефицит ответственности

До внедрения Asana внутренние процессы Juru строились на таблицах Excel, бесконечных цепочках писем и чатах. У команды не было единого пространства, где можно увидеть задачи, дедлайны или актуальный статус проекта. Чем сильнее росла компания, тем сложнее становилось синхронизировать работу сотрудников.

Главной проблемой оставался контроль ответственности — задачи терялись в разных файлах и программах. Руководство не видело общую картину по портфелю проектов, а взаимодействие между отделами держалось на хаотичных напоминаниях. Компании требовался общий инструмент, чтобы навести порядок в операциях и наладить совместную работу.

Почему Asana: одна платформа для полного контроля

Иногда лучшие решения принимают люди, которые уже видели технологии в действии. Хабибулло Негматуллаев, руководитель бизнес-направления инженерного консалтинга, ранее уже внедрял Asana в другой организации. Он точно знал, какую пользу платформа принесет растущему бизнесу Juru.

Вместе с тремя коллегами он протестировал несколько платформ. После пробного периода и детального сравнения альтернатив Asana полностью закрыла потребности компании по четырем ключевым критериям:

От покупки лицензий к многолетнему партнерству с Cloudfresh

Изначально Juru внедрила Asana самостоятельно и быстро оценила первые результаты. По мере роста команды компании потребовались более гибкие условия лицензирования и надежный партнер для долгосрочного развития.

Представители Asana познакомили Juru с Cloudfresh — партнером уровня Platinum Solutions и обладателем награды EMEA Solutions Partner of the Year.

Обычное обсуждение лицензий переросло в партнерство, которое длится уже почти пять лет. За это время Cloudfresh помогли Juru настроить новые функции, поделились лучшими практиками и обеспечили максимальную отдачу от платформы по мере масштабирования бизнеса.

Asana в действии: От одного отдела до масштабов всей компании

Сегодня в Asana работают абсолютно все отделы Juru: от управления проектами и развития бизнеса до маркетинга, HR и инжиниринга. Инструмент, который когда-то тестировали несколько человек, стал главным рабочим пространством компании.

Департамент проектирования и управления инженерными проектами пошел еще дальше, используя платформу на продвинутом и структурированном уровне. Благодаря профессиональным услугам Asana от Cloudfresh команда перенесла свою уникальную инженерную методологию прямо в рабочие процессы платформы.

Asana Script Actions: кастомная логика без привлечения разработчиков

Функция Asana Script Actions позволяет командам добавлять кастомную логику в рабочие процессы без помощи программистов.

Для инженерной команды Juru это обеспечило прозрачную передачу ответственности. Когда задача переходит на этап проверки, ответственный за нее сотрудник меняется автоматически. Благодаря этому на каждом шаге понятно, кто отвечает за результат.

Управление портфелями: Абсолютная прозрачность всех проектов

Прозрачность стала основой рабочей культуры Juru. Поскольку команды распределены по разным странам и ведут десятки проектов одновременно, режим просмотра портфелей дает руководству полную картину в реальном времени. Можно сразу увидеть прогресс, ответственных лиц и преграды, не тратя время на сбор отчетов вручную.

Шаблоны задач: От внедрения к стандартизации процессов

Как только команда освоилась на платформе, Juru перешла к стандартизации рабочих процессов. Отделы маркетинга и развития бизнеса теперь используют шаблоны для повторяющихся задач: подготовки коммерческих предложений, запуска кампаний и онбординга клиентов. Теперь каждый проект движется по четко регламентированному пути.

Интеграция: Синергия Asana и Google Workspace

Рабочее пространство Asana в Juru полностью интегрировано с инструментами, которые команда использует ежедневно. Google Chat присылает уведомления о статусах в реальном времени, а ИИ-сводки из Asana помогают отслеживать новые коммерческие возможности. Google Workspace связывает всю экосистему воедино. Кроме того, команда изучает интеграцию с Google Looker Studio для создания наглядных аналитических отчетов для руководства.

Тестирование ИИ в Asana: Взвешенный подход и первые результаты

Juru активно тестирует возможности Asana Intelligence, опираясь исключительно на практические бизнес-кейсы. Команда уже определила направления, где ИИ приносит очевидную пользу:

• Создание кратких сводок по длинным описаниям задач и веткам комментариев.
• Генерация обновлений по статусам проектов для департамента развития бизнеса.
• Сочетание ИИ-правил со стандартными триггерами автоматизации для сокращения рутинных напоминаний.

Компания действует осмотрительно. Каждый сценарий использования должен доказать свою эффективность для реальных операционных задач перед масштабным внедрением. Этот подход применим не только к Asana. Команда также тестирует такие инструменты, как Gemini внутри Google Workspace, и изучает другие ИИ-решения, уделяя повышенное внимание кибербезопасности.

Следующий шаг — переход к автономности. Cloudfresh предложили практический концепт для тестирования Asana AI Teammates, способных полностью брать на себя многоэтапные операционные задачи.

Следующий этап, который сейчас находится на стадии обсуждения, предполагает еще бóльшую автономность. Cloudfresh предложили запустить пилотный проект по тестированию ИИ-напарников Asana сразу у нескольких клиентов. В их числе — компания Washmen, получившая признание за успешное внедрение ИИ-напарников, которые уже работают в реальных операционных процессах.

Цель этого пилота — оценить, смогут ли они взять на себя учет рабочего времени и автоматическое заполнение полей в Juru, заменив кастомные ИИ-правила, которые инженерная команда ранее создала под эти задачи.

От внедрения к измеримым результатам

Спустя несколько лет ежедневного использования Asana стала фундаментом операционной деятельности Juru. Ее влияние заметно во всем бизнесе: от количества активных пользователей до качества управления проектами и стратегических планов компании.

• Около 180 сотрудников теперь ведут свои проекты исключительно в Asana.
• Все департаменты работают в рамках единой общей платформы.
• Архитектура системы уже сейчас адаптируется под будущее масштабирование компании до 400–500 человек.

Межкомандное взаимодействие

Когда команды распределены по разным странам и заняты на множестве проектов, Asana обеспечивает единый источник правды для каждого сотрудника. Процессы, которые раньше зависели от хаотичной переписки по почте и разрозненных таблиц, теперь выполняются в четко структурированной среде.

Ответственность и исполнительская дисциплина

Ответственные за задачи, сроки и общий прогресс теперь как на ладони. Juru создала сильную культуру ответственности, в которой все обязательства выполняются вовремя. Команда связывает этот успех именно с появлением прозрачного сквозного контроля над всеми проектами.

Asana как часть корпоративной культуры

Пожалуй, ярче всего об успехе говорит то, что команда Juru больше не воспринимает Asana просто как программное обеспечение.

Что дальше

В ближайших планах Juru по развитию Asana выделены три ключевых приоритета:

1. Интеграция Asana с Google Looker Studio для создания интерактивных аналитических панелей для топ-менеджмента в реальном времени.
2. Тестирование ИИ-напарников Asana совместно с Cloudfresh для автоматизации инженерных задач без ручного вмешательства.
3. Масштабирование платформы со 180 до 400–500 пользователей с сохранением уникальных рабочих алгоритмов и привычного IT-стека.

По мере выхода Juru на новые рынки и найма сотен сотрудников Asana будет развиваться вместе с бизнесом: одна методология, одна платформа и единый источник правды для всей компании.

Cloudfresh обеспечивают постоянную поддержку на каждом этапе этого пути, заботясь о том, чтобы возможности платформы всегда точно соответствовали реальным потребностям бизнеса Juru.