Google Workspace + HubSpot: Как UIS объединили команды, процессы и доходы вместе с Cloudfresh

Когда компания выходит за пределы одной страны, открывает новые производства и одновременно наращивает команду при гибридном формате работы, удобных инструментов уже недостаточно. Нужна экосистема, которая поддерживает темп бизнеса.

Для Ukrainian Intelligent Systems (UIS) стало очевидно: дальнейшее масштабирование невозможно без четкой цифровой основы — как в операционной части, так и в управлении доходом.

Google Workspace как операционная база

Сотрудничество с Cloudfresh началось с внедрения Google Workspace. Цель была проста: создать стабильную рабочую среду для международных команд и централизованно управлять доступами, документами и коммуникацией.

Как сегодня работают команды UIS

Компания использует весь стек Google Workspace:

• Gmail для ежедневной коммуникации
• Google Диск как центр всей документации
• Docs, Sheets, Slides для совместной работы
• Calendar для координации международных команд
• Google Meet для встреч
• Google Chat для оперативного взаимодействия

Google Диск имеет четкую структуру: кастомные диски, контролируемые доступы, понятная иерархия. Это позволяет поддерживать порядок, даже когда команда растет и параллельно открываются новые направления.

Календарь значительно упростил синхронизацию и организацию встреч.

Google Chat постепенно стал основной средой для обсуждений, поддерживающей нативные интеграции с другими инструментами.

Использование Gemini

Gemini стал частью ежедневной работы команд. В Meet он автоматически формирует итоги встреч, в Диске — позволяет находить документы по одному запросу.

• 100% встреч имеют зафиксированные итоги
• Время на поиск документа сократилось с 5–10 минут до нескольких секунд

IT-команда использует ИИ для автоматизации повторяющихся задач.

100% команд так или иначе используют ИИ-функционал. Это избавляет от рутины, ускоряет принятие решений и помогает не терять контекст в работе.

Что UIS получили от Google Workspace

Google Workspace сопровождал экспансию UIS: гибридный формат, удобный интерфейс, быстрый онбординг, четкая структура документации — все в одной среде.

Помимо удобства и скорости, UIS получили еще одну важную вещь — контроль. Google Workspace позволил:

• Централизованно управлять аккаунтами сотрудников
• Быстро подключать новых коллег и так же оперативно отключать доступы при офбординге
• Гибко настраивать права доступа к дискам, папкам и документам
• Разграничивать доступы между подразделениями и странами
• Контролировать безопасность данных без сложной IT-инфраструктуры

Для компании с несколькими представительствами это критично. Когда появляется новое производство или новая команда, систему не нужно «перестраивать» — ее просто масштабируют.

Google Workspace стал не «еще одним инструментом», а рабочей основой компании. И именно здесь появился логичный следующий шаг.

HubSpot как центр управления доходом

Когда операционная часть была упорядочена, стало очевидно: продажи и маркетинг нуждаются в такой же системности.

Часть процессов велась в Google Таблицах. Коммуникация с клиентами оставалась в почте. Аналитика собиралась вручную.

UIS перешли к следующему этапу — внедрению HubSpot Sales & Marketing Hub вместе с Cloudfresh.

Помимо широкого функционала HubSpot, ключевым фактором выбора стала совместимость с Google Workspace. Команде было важно не ломать привычную логику работы, а усилить ее.

Как работает HubSpot в UIS

HubSpot в компании покрывает весь цикл — от первого контакта до подписания контракта.

1. Лидогенерация и маркетинг

• Формы интегрированы с сайтом и ивент-страницами
• Лиды автоматически попадают в систему
• Настроены интеграции с Google Ads, LinkedIn, YouTube
• Отслеживается поведение пользователя: страницы, просмотры, конверсии

Маркетинг и продажи работают в одной системе. Метрики — общие. Аналитика — прозрачная.

2. Продажи: Полная прозрачность воронки

HubSpot покрывает весь процесс: заявка → квалификация → коммуникация → встреча → ведение сделки → контракт.

В системе ведется вся воронка продаж, фиксируется история писем, звонков, встреч, создаются задачи и сохраняются заметки.

3. Аналитика и видимость

Отдельную роль в HubSpot для UIS играет аналитика. Все данные собраны воедино — в дашбордах и отчетах, которые доступны и менеджменту, и команде.

Менеджмент видит:

• Количество сделок на каждого сейлза
• Реальную загруженность команды
• Стадии сделок в воронке
• Динамику движения сделок

Автоматизация и Breeze AI

ИИ-функционал Breeze Intelligence активно используется командой UIS для автоматизации распределения лидов, постановки задач и заполнения необходимых полей.

HubSpot Data Agent добавляет еще один уровень — обогащение контактов. Менеджер сразу видит расширенную информацию о компании или контакте без дополнительного ресерча.

Это означает более быструю подготовку к звонку, лучший контекст перед общением и меньше времени на поиск информации.

Интеграция HubSpot и Google Workspace

HubSpot в UIS не существует отдельно от Google Workspace. Он встроен в уже знакомую рабочую среду.

Gmail как центр коммуникации

Отдел продаж продолжает работать в Gmail, но благодаря HubSpot:

• Все письма автоматически логируются в CRM
• Отслеживаются открытия и клики
• Приходят уведомления на телефон
• Шаблоны писем доступны прямо в почте

Календарь + HubSpot

Встречи синхронизируются в обе стороны:

• Создаются в Google Calendar
• Автоматически появляются в CRM
• Результаты фиксируются в сделке
• Доступна ссылка для бронирования времени

Meet + история коммуникации

Онлайн-встречи проходят в Google Meet. После этого вся информация остается в HubSpot — в соответствующей сделке или контакте, вместе с заметками и задачами.

Контекст не теряется. Процесс не зависит от памяти конкретного менеджера — он выстроен системно.

В результате:

Система, которая держит темп

Google Workspace предоставляет UIS стабильную основу для сотрудничества. HubSpot — прозрачную воронку и контроль дохода. Вместе они создали рабочую систему, в которой:

• Команды в разных странах работают в единой среде
• Маркетинг и продажи видят одни и те же данные
• Менеджмент принимает решения на основе цифр
• Масштабирование не создает хаоса

Для компании, открывающей новые производства и расширяющей географию, это не просто удобство. Это способ сохранить управляемость в момент активного роста.

Сотрудничество с Cloudfresh

Уже более 10 лет UIS сотрудничают с Cloudfresh, последовательно развивая свою цифровую инфраструктуру — от структурирования внутренних процессов до интеграции Google Workspace и HubSpot в единую систему, поддерживающую масштабирование операций и управление доходом. Для команды UIS Cloudfresh — это не поставщик отдельных решений, а долгосрочный технологический партнёр, вовлечённый в развитие внутренней экосистемы компании.

Мы консультировали команду на этапе выбора решений, поддерживали их внедрение и помогли адаптировать инструменты под реальные бизнес-процессы.

В рамках сотрудничества команда Cloudfresh:

1. Помогла структурированно выстроить среду Google Workspace
2. Внедрила HubSpot Sales & Marketing Hub
3. Интегрировала CRM с сайтом и Google Workspace
4. Сопровождала команду на этапе запуска и адаптации

Что дальше

UIS продолжают масштабирование: новые производственные мощности, новые рынки, рост команды. В планах:

• Более глубокая автоматизация процессов в HubSpot
• Расширение использования ИИ-инструментов (Gemini и Breeze AI)
• Дальнейшее усиление аналитики для управленческих решений

Связка Google Workspace и HubSpot — это экосистема, позволяющая расти без потери контроля. И именно в этом настоящая ценность правильно выстроенной цифровой инфраструктуры.

Стремитесь к большей управляемости и предсказуемости дохода? Наши эксперты выстроят интегрированную систему, где процессы, команды и данные работают как одно целое.