Google Workspace + HubSpot: Jak UIS sjednotili týmy, procesy a příjmy společně s Cloudfresh

Když firma expanduje za hranice jedné země, otevírá nové provozy a zároveň rozšiřuje tým v hybridním režimu, pouhé nástroje už nestačí. Je zapotřebí ekosystém, který udrží tempo byznysu.

Pro společnost Ukrainian Intelligent Systems (UIS) bylo jasné: další škálování není možné bez pevných digitálních základů — jak v operativě, tak v řízení výnosů.

Google Workspace jako operační základna

Spolupráce s Cloudfresh začala implementací Google Workspace. Cíl byl prostý: vytvořit stabilní pracovní prostředí pro mezinárodní týmy a centrálně spravovat přístupy, dokumenty a komunikaci.

Jak dnes týmy UIS fungují

Společnost využívá celý balík Google Workspace:

• Gmail pro každodenní komunikaci
• Disk Google jako centrum veškeré dokumentace
• Dokumenty, Tabulky a Prezentace pro kolaboraci
• Kalendář pro koordinaci mezinárodních týmů
• Google Meet pro online schůzky
• Google Chat pro operativní interakci

Disk má jasnou strukturu: sdílené disky na míru, kontrolované přístupy a srozumitelnou hierarchii. To umožňuje udržet pořádek i při růstu týmu a otevírání nových směrů.

Kalendář výrazně zjednodušil synchronizaci a plánování schůzek.

Google Chat se postupně stal hlavním prostředím pro diskuse díky nativní integraci s ostatními nástroji.

Využití Gemini

Gemini se stal součástí každodenní rutiny. V Meetu automaticky generuje shrnutí schůzek, na Disku pak umožňuje najít dokumenty jediným dotazem.

• 100 % schůzek má nyní písemné shrnutí
• Čas na vyhledání dokumentu klesl z 5–10 minut na několik sekund
• IT tým využívá AI k automatizaci opakujících se úkolů

Všechny týmy v určité míře využívají AI funkce. To omezuje manuální rutinu, zrychluje rozhodování a pomáhá neztrácet kontext.

Co UIS získali díky Google Workspace

Google Workspace podpořil expanzi UIS: hybridní formát, intuitivní rozhraní, rychlý onboarding a přehledná dokumentace v jednom prostředí.

Kromě pohodlí a rychlosti získali UIS další klíčový prvek — kontrolu. Google Workspace umožnil:

• Centrálně spravovat uživatelské účty
• Rychle připojovat nové kolegy a okamžitě odebírat přístupy při offboardingu
• Flexibilně nastavovat práva k diskům, složkám a dokumentům
• Oddělit přístupy mezi pobočkami a zeměmi
• Kontrolovat zabezpečení dat bez složité IT infrastruktury

Pro firmu s několika zastoupeními je to kritické. Při vznikové nové výroby nebo týmu není třeba systém „přestavovat“ — stačí ho jednoduše škálovat.

Google Workspace se stal digitálním základem firmy. A právě zde přišel na řadu logický další krok.

HubSpot jako řídicí centrum příjmů

Když byla operativa v pořádku, ukázalo se, že prodej a marketing vyžadují stejnou systémovost.

Část procesů probíhala v Tabulkách Google. Komunikace s klienty zůstávala v e-mailech. Analytika se sestavovala ručně.

UIS přešli k další fázi — implementaci HubSpot Sales & Marketing Hub spolu s Cloudfresh.

Kromě široké funkčnosti HubSpotu byla pro marketingové a obchodní týmy rozhodujícím faktorem kompatibilita s Google Workspace. Bylo důležité neměnit zavedenou logiku práce, ale posílit ji.

Jak funguje HubSpot v UIS

HubSpot ve společnosti pokrývá celý cyklus — od prvního kontaktu až po podpis smlouvy.

1. Lead generation a marketing

• Formuláře jsou integrované s webem a eventovými stránkami
• Leady automaticky padají do systému
• Existují integrace s Google Ads, LinkedIn, YouTube
• Sleduje se chování uživatelů: stránky, zobrazení, konverze

Marketing a obchod pracují v jednom systému. Metriky jsou společné, analytika transparentní.

2. Prodej: Úplná přehlednost pipeline

HubSpot pokrývá celý proces: poptávka → kvalifikace → komunikace → schůzka → správa příležitosti → kontrakt.

V systému se vede celá prodejní nálevka, eviduje se historie e-mailů, hovorů a schůzek, vytvářejí se úkoly a ukládají poznámky.

3. Analytika a viditelnost

Zásadní roli hraje v HubSpotu pro UIS analytika. Veškerá data jsou shromážděna v dashboardech a reportech dostupných managementu i týmu.

Management vidí:

• Počet obchodů na každého prodejce
• Reálné vytížení týmu
• Fáze obchodů v pipeline
• Dynamiku pohybu zakázek

Automatizace a Breeze AI

AI funkce Breeze Intelligence tým UIS aktivně využívá pro automatické přidělování leadů, zadávání úkolů a vyplňování polí.

HubSpot Data Agent přidává další úroveň — obohacování kontaktů o data. Manažer okamžitě vidí rozšířené informace o firmě bez nutnosti dalšího rešerše.

To znamená rychlejší přípravu na hovor, lepší kontext před komunikací a méně času stráveného hledáním informací.

Integrace HubSpot a Google Workspace

HubSpot v UIS nefunguje izolovaně. Je včleněn do již známého pracovního prostředí.

Gmail jako centrum komunikace

Obchodní oddělení nadále pracuje v Gmailu, ale díky HubSpotu:

• Všechny e-maily se automaticky propisují do CRM
• Sleduje se otevírání a prokliky
• Chodí notifikace na mobil
• Šablony e-mailů jsou dostupné přímo v poště

Kalendář + HubSpot

Schůzky se synchronizují obousměrně:

• Vytvoří se v Kalendáři Google
• Automaticky se objeví v CRM
• Výsledky se fixují u konkrétního obchodu
• K dispozici je odkaz pro rezervaci času

Meet + historie komunikace

Online schůzky probíhají v Google Meet. Poté veškeré informace zůstávají v HubSpotu — u odpovídajícího obchodu či kontaktu, včetně poznámek a dalších kroků.

Kontext se neztrácí. Proces nezávisí na paměti konkrétního manažera, je postaven systémově.

Výsledek:

Systém, který drží krok

Google Workspace poskytuje UIS stabilní základ pro spolupráci, HubSpot pak transparentní pipeline a kontrolu nad příjmy. Společně vytvořili funkční systém, ve kterém:

• Týmy v různých zemích pracují v jednotném prostředí
• Marketing a obchod vidí stejná data
• Management rozhoduje na základě čísel
• Škálování nezpůsobuje chaos

Pro společnost expandující na nové trhy to není jen pohodlí, ale způsob, jak si udržet řiditelnost v momentě prudkého růstu.

Spolupráce s Cloudfresh

Již více než 10 let spolupracuje UIS se společností Cloudfresh na budování a zdokonalování své digitální infrastruktury – od strukturování interních procesů až po integraci Google Workspace a HubSpotu do jednotného systému, který podporuje škálování operací a správu výnosů. Pro tým UIS není Cloudfresh pouze dodavatelem nástrojů, ale dlouhodobým technologickým partnerem, který se aktivně podílí na formování a rozvoji interního ekosystému společnosti.

Poskytovali jsme konzultace při výběru řešení, podporovali implementaci a pomohli nástroje adaptovat na reálné obchodní procesy.

V rámci spolupráce tým Cloudfresh:

1. Pomohl strukturovaně vybudovat prostředí Google Workspace
2. Implementoval HubSpot Sales & Marketing Hub
3. Integroval CRM s webem a Google Workspace
4. Doprovázel tým ve fázi spuštění a adaptace

Co dál

UIS pokračuje v expanzi: nové kapacity, nové trhy, růst týmu. V plánech figuruje:

• Hlubší automatizace procesů v HubSpotu
• Rozšíření využití AI nástrojů (Gemini a Breeze AI)
• Další posílení analytiky pro manažerská rozhodnutí

Google Workspace a HubSpot společně tvoří ekosystém umožňující růst bez ztráty kontroly. V tom spočívá skutečná hodnota správně vybudované digitální infrastruktury.