Google Workspace + HubSpot: Як UIS об’єднали команди, процеси та доходи разом із Cloudfresh

Коли компанія виходить за межі однієї країни, відкриває нові виробництва й одночасно нарощує команду за гібридного формату роботи, зручних інструментів уже замало. Потрібна екосистема, яка підтримує темп бізнесу.

Для Ukrainian Intelligent Systems (UIS) стало очевидно: подальше масштабування неможливе без чіткої цифрової основи — як в операційній частині, так і в управлінні доходом.

Google Workspace як операційна база

Співпраця з Cloudfresh почалася з впровадження Google Workspace. Мета була проста: створити стабільне робоче середовище для міжнародних команд і централізовано керувати доступами, документами та комунікацією.

Як сьогодні працюють команди UIS

Компанія використовує весь стек Google Workspace:

• Gmail для щоденної комунікації
• Google Диск як центр усієї документації
• Google Документи, Таблиці, Презентації для спільної роботи
• Календар для координації міжнародних команд
• Google Meet для зустрічей
• Google Chat для оперативної взаємодії

Google Диск має чітку структуру: кастомні диски, контрольовані доступи, зрозуміла ієрархія. Це дозволяє підтримувати порядок навіть коли команда зростає і паралельно відкриваються нові напрямки.

Google Календар значно спростив синхронізацію та організацію зустрічей.

Google Chat поступово став робочим середовищем для обговорень, що підтримує нативні інтеграції з іншими інструментами.

Використання Gemini

Gemini став частиною щоденної роботи команд. У Meet він автоматично формує підсумки зустрічей, у Google Диску — дозволяє знаходити документи одним запитом.

• 100% зустрічей мають зафіксовані підсумки
• Час на пошук документа скоротився з 5–10 хв до кількох секунд

IT-команда використовує ШІ для автоматизації повторюваних завдань.

100% команд так чи інакше використовують ШІ-функціональність. Це зменшує ручну рутину, пришвидшує ухвалення рішень і допомагає не втрачати контекст у роботі.

Що UIS отримали від Google Workspace

Google Workspace супроводжував експансію UIS: гібридний формат, зручний інтерфейс, швидкий онбординг, чітка структура документації, усе в одному середовищі.

Окрім зручності та швидкості, UIS отримали ще одну важливу річ — контроль. Google Workspace дозволив:

• Централізовано керувати акаунтами співробітників
• Швидко підключати нових і так само швидко відключати доступи при офбордингу
• Гнучко налаштовувати права доступу до дисків, папок і документів
• Розмежовувати доступи між підрозділами та країнами
• Контролювати безпеку даних без складної IT-інфраструктури

Для компанії з кількома представництвами це критично. Коли з’являється нове виробництво або нова команда, систему не потрібно «перебудовувати». Її просто масштабують.

Google Workspace став не «ще одним інструментом», а робочою основою компанії. І саме тут з’явився логічний наступний крок.

HubSpot як центр керування доходом

Коли операційна частина була впорядкована, стало очевидно: продажі та маркетинг потребують такої ж системності.

Частина процесів велася в Google Таблицях. Комунікація з клієнтами зберігалася в пошті. Аналітика збиралася вручну.

UIS перейшли до наступного етапу — впровадження HubSpot Sales & Marketing Hub  разом із Cloudfresh.

Окрім широкого функціоналу HubSpot для маркетинг- і сейлз-команд, ключовим фактором вибору стала сумісність із Google Workspace. Команді було важливо не ламати звичну логіку роботи, а посилити її.

Як працює HubSpot у UIS

HubSpot у компанії покриває весь цикл — від першого контакту до підписання контракту.

1. Лідогенерація та маркетинг

• Форми інтегровані з сайтом та івент-сторінками
• Ліди автоматично потрапляють у систему
• Є інтеграції з Google Ads, LinkedIn, YouTube
• Відстежується поведінка користувача: сторінки, перегляди, конверсії

Маркетинг і sales працюють в одній системі. Метрики — спільні. Аналітика — прозора.

2. Продажі: Повна прозорість воронки

HubSpot покриває весь процес: заявка → кваліфікація → комунікація → зустріч → ведення угоди → контракт.

У системі ведеться вся воронка продажів, фіксується історія листів, дзвінків, зустрічей, створюються задачі та зберігаються нотатки.

3. Аналітика та видимість

Окрему роль у HubSpot для UIS відіграє аналітика. Усі дані зібрані разом — у дашбордах і звітах, які доступні і менеджменту, і команді.

Менеджмент бачить:

• Кількість угод на кожного сейлза
• Реальну завантаженість команди
• Стадії угод у воронці
• Динаміку руху угод

Автоматизація і Breeze AI

ШІ-функціонал Breeze Intelligence активно використовується командою UIS для автоматизації розподілу лідів, постановки задач та заповнення необхідний полів.

HubSpot Data Agent додає ще один рівень — збагачення контактів і більше даних у картках. Менеджер одразу бачить розширену інформацію про компанію чи контакт без додаткового ресерчу.

Це означає: швидшу підготовку до дзвінка, кращий контекст перед комунікацією та менше часу на пошук інформації.

Інтеграція HubSpot та Google Workspace

HubSpot у UIS не існує окремо від Google Workspace. Він вбудований у вже знайоме робоче середовище.

Gmail як центр комунікації

Сейлз відділ продовжує працювати у Gmail, але завдяки HubSpot:

• Усі листи автоматично логуються в CRM
• Відслідковуються відкриття і кліки
• Приходять сповіщення на телефон
• Шаблони листів доступні прямо в пошті

Google Календар + HubSpot

Зустрічі синхронізуються двосторонньо:

• Створюються в Google Calendar
• Автоматично з’являються в CRM
• Результати фіксуються в угоді
• Доступне посилання для бронювання часу

Для команди це означає, що графік і продажі не живуть окремо.

Meet + історія комунікації

Онлайн-зустрічі проходять у Google Meet. Після цього вся інформація залишається в HubSpot — у відповідній угоді або контакті. Разом із нотатками, задачами та подальшими кроками.

Контекст не губиться. Процес не залежить від пам’яті конкретного менеджера. Він побудований системно.

В результаті:

Система, що тримає темп

Google Workspace надає UIS стабільну основу для співпраці. HubSpot — прозору воронку та контроль доходу. Разом вони створили робочу систему, в якій:

• Команди в різних країнах працюють у єдиному середовищі
• Маркетинг і продажі бачать одні й ті самі дані
• Менеджмент ухвалює рішення на основі чисел
• Масштабування не створює хаосу

Для компанії, яка відкриває нові виробництва та розширює географію, це не просто зручність. Це спосіб зберегти керованість у момент активного зростання.

Співпраця з Cloudfresh

Уже понад 10 років UIS співпрацюють з Cloudfresh, розвиваючи та вдосконалюючи свою цифрову інфраструктуру — від структуризації внутрішніх процесів до інтеграції Google Workspace та HubSpot в єдину систему, що підтримує масштабування операцій та управління доходом. Для команди UIS Cloudfresh — це не просто постачальник інструментів, а довгостроковий технологічний партнер, залучений до формування та розвитку внутрішньої екосистеми компанії.

Ми консультували команду на етапі вибору рішень, підтримували їхнє впровадження та допомогли адаптувати інструменти під реальні бізнес-процеси.

У межах співпраці команда Cloudfresh:

1. Допомогла структуровано вибудувати середовище Google Workspace
2. Впровадила HubSpot Sales & Marketing Hub
3. Інтегрувала CRM із сайтом і Google Workspace
4. Супроводжувала команду на етапі запуску й адаптації

Що далі

UIS продовжує масштабування: нові виробничі потужності, нові ринки, зростання команди. У планах:

• Глибша автоматизація процесів у HubSpot
• Розширення використання ШІ-інструментів (Gemini та Breeze AI)
• Подальше посилення аналітики для управлінських рішень

Разом Google Workspace та HubSpot  — екосистема, яка дозволяє масштабуватися без втрати контролю. І саме в цьому справжня цінність правильно вибудуваної цифрової інфраструктури.