Google Workspace + HubSpot : comment UIS a unifié ses équipes, ses processus et la gestion de ses revenus avec Cloudfresh

Lorsqu’une entreprise s’étend au-delà de ses frontières nationales, lance de nouveaux sites de production et développe une équipe hybride simultanément, les outils simples ne suffisent plus. Il faut un écosystème qui évolue au rythme de l’entreprise.

Pour Ukrainian Intelligent Systems (UIS), une évidence s’est imposée : poursuivre la croissance nécessitait un contrôle d’accès centralisé, une communication unifiée et un pilotage transparent des revenus.

Google Workspace comme fondation opérationnelle

Le partenariat avec Cloudfresh a débuté par l’implémentation de Google Workspace. L’objectif était simple : créer un environnement de travail stable pour les équipes internationales tout en centralisant la gestion des accès, des documents et des communications.

Comment travaillent les équipes d’UIS aujourd’hui

UIS utilise l’ensemble de la suite Google Workspace :

• Gmail pour la communication quotidienne
• Google Drive comme centre de documentation unique
• Docs, Sheets et Slides pour la collaboration en temps réel
• Calendar pour coordonner les équipes internationales
• Google Meet pour les réunions
• Google Chat pour les interactions instantanées

Google Drive repose sur une architecture structurée : des espaces partagés personnalisés, des niveaux d’accès maîtrisés et une hiérarchie claire et transparente. Cela permet de garder une documentation organisée, même si l’entreprise grandit et lance de nouvelles activités.

L’utilisation de Calendar a simplifié la planification sur différents fuseaux horaires.

Google Chat est devenu l’environnement principal pour les discussions internes, notamment grâce à ses intégrations natives avec les autres outils.

Gemini dans les opérations quotidiennes

Gemini est intégré aux flux de travail quotidiens. Dans Meet, il génère automatiquement des comptes rendus de réunion. Dans Drive, les documents sont retrouvés via une simple requête.

• 100 % des réunions font désormais l’objet de résumés documentés
• Le temps de recherche de documents est passé de 5-10 minutes à quelques secondes

L’équipe informatique utilise l’IA pour automatiser les tâches répétitives.

Actuellement, 100 % des équipes utilisent les fonctionnalités d’IA d’une manière ou d’une autre. Résultat : moins de tâches manuelles, des décisions plus rapides et une continuité du contexte préservée entre les projets.

Les bénéfices de Google Workspace pour UIS

Google Workspace a accompagné UIS tout au long de son expansion : travail hybride, interface intuitive, intégration rapide des nouveaux collaborateurs et documentation structurée dans un seul environnement.

Au-delà du confort, UIS a gagné en contrôle :

• Gestion centralisée des comptes
• Onboarding et offboarding accélérés
• Paramètres de permissions flexibles sur les drives et documents
• Accès segmentés par département et par pays
• Protection des données sans infrastructure complexe

Pour une entreprise opérant sur plusieurs bureaux et sites de production, ce niveau de gouvernance est essentiel. Lorsqu’un nouveau site ou une nouvelle équipe est ajouté, le système évolue sans nécessiter de refonte structurelle.

Google Workspace est devenu le socle opérationnel de l’entreprise, menant naturellement à l’étape suivante.

HubSpot comme centre de pilotage des revenus

Les équipes commerciales et marketing nécessitaient le même niveau de structuration et de pilotage.

Certains processus reposaient sur Google Sheets. La communication client restait éparpillée dans les boîtes de réception. Les rapports étaient compilés manuellement.

UIS est passé à la phase suivante : l’implémentation de HubSpot Sales & Marketing Hub avec Cloudfresh.

Outre les vastes fonctionnalités de HubSpot pour les équipes marketing et commerciales, sa compatibilité avec Google Workspace a été décisive. L’objectif n’était pas de remplacer les flux de travail établis, mais de les renforcer.

Comment fonctionne HubSpot chez UIS

Chez UIS, HubSpot couvre l’intégralité du cycle de vie client, du premier point de contact à la signature du contrat.

1. Génération de leads et Marketing

• Formulaires intégrés au site web et aux pages d’événements
• Capture automatique des prospects dans le système
• Intégrations avec Google Ads, LinkedIn et YouTube
• Suivi comportemental : pages vues, engagement, conversions

Le Marketing et les Ventes opèrent dans un système unique avec des indicateurs partagés et des analyses transparentes.

2. Ventes : une transparence totale sur le pipeline

L’ensemble du pipeline est géré dans HubSpot : Demande → Qualification → Communication → Réunion → Gestion de l’opportunité → Contrat.

Le système suit l’intégralité du pipeline commercial, en enregistrant les e-mails, les appels et les réunions tout en centralisant les tâches et les notes.

3. Analyses et visibilité

L’analyse joue un rôle central. Les données sont consolidées dans des tableaux de bord accessibles à la direction et aux équipes.

La direction dispose d’une visibilité complète sur :

• Le nombre de transactions par commercial
• La capacité réelle et la charge de travail de l’équipe
• Les étapes des transactions dans l’entonnoir
• La vélocité des ventes et la dynamique de progression

Automatisation et Breeze AI

Les fonctionnalités d’IA de Breeze Intelligence sont activement utilisées par l’équipe UIS pour automatiser la distribution des leads, la création de tâches et la saisie de données.

Le Data Agent de HubSpot enrichit automatiquement les contacts et complète les fiches avec des données stratégiques. Les managers accèdent à des informations détaillées sur les entreprises, ce qui permet de mieux préparer les réunions et de gagner du temps.

Intégration HubSpot et Google Workspace

Chez UIS, HubSpot ne fonctionne pas en silo ; il est pleinement intégré à leur environnement de travail quotidien.

Gmail comme hub de communication

Les équipes de vente continuent de travailler dans Gmail. Grâce à l’intégration HubSpot :

• Tous les e-mails sont automatiquement consignés dans le CRM
• Les taux d’ouverture et de clic sont suivis
• Des notifications mobiles alertent les commerciaux de l’activité des prospects
• Les modèles d’e-mails sont disponibles directement dans la boîte de réception

Calendrier + HubSpot

Les réunions restent synchronisées dans les deux sens :

• Créées dans Google Calendar
• Reflétées automatiquement dans le CRM
• Résultats enregistrés au sein des transactions
• Liens de prise de rendez-vous disponibles

Meet + Historique des échanges

Les réunions en ligne se déroulent dans Google Meet, et le contexte est conservé dans HubSpot — rattaché à la transaction ou au contact concerné — avec les notes et les prochaines étapes. Le contexte n’est jamais perdu et le processus ne dépend plus de la mémoire d’un seul manager.

Le résultat :

Un système qui soutient la croissance

Google Workspace fournit à UIS une base de collaboration stable. HubSpot apporte une visibilité complète sur le pipeline et un pilotage précis des revenus. Ensemble, ils forment un système structuré où :

• Les équipes de différents pays travaillent dans un seul environnement
• Le Marketing et les Ventes partagent les mêmes données
• La direction prend des décisions basées sur des chiffres concrets
• La croissance ne crée plus de lacunes dans les rapports ou d’accès incontrôlés.

Pour une entreprise qui ouvre de nouveaux sites de production et pénètre de nouveaux marchés, ce n’est pas une question de confort. C’est ainsi que la croissance reste gérable.

Partenariat avec Cloudfresh

Depuis plus de 10 ans, UIS collabore avec Cloudfresh pour construire et perfectionner son infrastructure numérique — de la structuration des processus internes à l’intégration de Google Workspace et HubSpot dans un système unifié, favorisant le passage à l’échelle des opérations et la gestion des revenus. Pour l’équipe d’UIS, Cloudfresh n’est pas un simple fournisseur d’outils, mais un partenaire technologique de long terme, impliqué dans le façonnement et l’évolution de l’écosystème interne de l’entreprise.

Nous avons conseillé l’équipe lors de la phase de sélection, soutenu l’implémentation et aidé à adapter les outils aux processus métiers réels.

Dans le cadre de cette collaboration, l’équipe Cloudfresh a :

1. Structuré l’environnement Google Workspace
2. Implémenté HubSpot Sales & Marketing Hub
3. Intégré le CRM au site web et à Google Workspace
4. Accompagné le lancement et l’adoption par les équipes

Et après ?

UIS poursuit activement son expansion : nouvelles capacités de production, nouveaux marchés et équipe en croissance continue. Les projets futurs incluent :

• Une automatisation plus poussée des processus dans HubSpot
• L’extension de l’usage des outils d’IA (Gemini et Breeze AI)
• Le renforcement des analyses pour la prise de décision stratégique

Ensemble, Google Workspace et HubSpot forment un écosystème qui permet de croître sans perdre de vue l’essentiel. C’est là la véritable valeur d’une infrastructure numérique bien construite.