Google Workspace + HubSpot: Jak UIS połączyło zespoły, procesy i przychody wspólnie z Cloudfresh

Gdy firma wykracza poza granice jednego kraju, otwiera nowe zakłady produkcyjne i dynamicznie powiększa zespół w modelu hybrydowym, same narzędzia już nie wystarczą. Potrzebny jest ekosystem, który dotrzyma kroku tempu biznesu.

Dla zespołu Ukrainian Intelligent Systems (UIS) stało się jasne: dalsze skalowanie nie jest możliwe bez solidnego cyfrowego fundamentu — zarówno w sferze operacyjnej, jak i w zarządzaniu przychodami.

Google Workspace jako baza operacyjna

Współpraca z Cloudfresh rozpoczęła się od wdrożenia Google Workspace. Cel był prosty: stworzenie stabilnego środowiska pracy dla międzynarodowych zespołów oraz scentralizowane zarządzanie dostępami, dokumentacją i komunikacją.

Jak pracują dziś zespoły UIS?

Firma wykorzystuje pełny stos narzędzi Google Workspace:

• Gmail do codziennej komunikacji
• Dysk jako centrum całej dokumentacji
• Dokumenty, Arkusze i Prezentacje do pracy zespołowej
• Kalendarz do koordynacji działań międzynarodowych
• Google Meet do spotkań online
• Google Chat do szybkiej wymiany informacji

Dysk Google ma klarowną strukturę: dedykowane dyski współdzielone, kontrolowane uprawnienia i przejrzystą hierarchię. Pozwala to zachować porządek nawet przy gwałtownym wzroście zatrudnienia i otwieraniu nowych kierunków rozwoju.

Kalendarz znacznie uprościł synchronizację i planowanie spotkań.

Google Chat stał się głównym kanałem bieżących dyskusji, oferując natywne integracje z pozostałymi narzędziami.

Wykorzystanie Gemini

Gemini stał się nieodłącznym elementem codzienności. W Google Meet automatycznie generuje podsumowania spotkań, a na Dysku pozwala błyskawicznie odnaleźć dokumenty za pomocą prostych zapytań.

• 100% spotkań posiada teraz utrwalone notatki i wnioski
• Czas wyszukiwania dokumentów skrócił się z kilku minut do kilku sekund

Zespół IT wykorzystuje AI do automatyzacji powtarzalnych zadań.

Prawie 100% zespołów w mniejszym lub większym stopniu korzysta z funkcji AI. Eliminuje to rutynowe czynności, przyspiesza podejmowanie decyzji i pomaga utrzymać kontekst pracy.

Co UIS zyskało dzięki Google Workspace?

Google Workspace wspierał ekspansję UIS: umożliwił płynną pracę hybrydową, zaoferował intuicyjny interfejs, szybki onboarding i uporządkowaną strukturę danych — wszystko w jednym miejscu.

Poza wygodą i szybkością, UIS zyskało kluczowy element — pełną kontrolę. System pozwolił na:

• Scentralizowane zarządzanie kontami pracowników
• Błyskawiczne nadawanie uprawnień nowym osobom i równie sprawne ich odbieranie (offboarding)
• Elastyczną konfigurację dostępów do dysków, folderów i plików
• Rozdzielenie zasobów między oddziałami i krajami
• Monitorowanie bezpieczeństwa danych bez skomplikowanej infrastruktury IT

Dla firmy z wieloma przedstawicielstwami jest to kwestia krytyczna. Przy otwieraniu nowego zakładu lub tworzeniu nowego zespołu systemu nie trzeba budować od zera — wystarczy go po prostu wyskalować.

Google Workspace stał się operacyjnym kręgosłupem firmy. Wtedy nadszedł czas na kolejny logiczny krok.

HubSpot jako centrum zarządzania przychodami

Gdy sferę operacyjną udało się uporządkować, stało się jasne, że sprzedaż i marketing potrzebują podobnej systematyki.

Część procesów prowadzono w Arkuszach Google, komunikacja z klientami była rozproszona w skrzynkach pocztowych, a analitykę zbierano ręcznie.

UIS przeszło do kolejnego etapu — wdrożenia HubSpot Sales & Marketing Hub we współpracy z Cloudfresh.

Poza szeroką funkcjonalnością HubSpot, kluczowym czynnikiem była jego pełna kompatybilność z Google Workspace. Zespołowi zależało na tym, by nie burzyć dotychczasowych nawyków, lecz je wzmocnić.

Jak UIS wykorzystuje HubSpot?

HubSpot wspiera w firmie cały cykl — od pierwszego kontaktu po podpisanie umowy.

1. Generowanie leadów i marketing

• Formularze zintegrowane ze stroną WWW i stronami wydarzeń
• Automatyczny traf leadów do systemu
• Integracje z Google Ads, LinkedIn i YouTube
• Śledzenie ścieżki użytkownika: wyświetlenia, strony, konwersje

Działy marketingu i sprzedaży pracują w jednym systemie. Mają wspólne metryki i przejrzystą analitykę.

2. Sprzedaż: Pełna przejrzystość lejka

HubSpot obejmuje cały proces: zapytanie → kwalifikacja → komunikacja → spotkanie → proces ofertowy → kontrakt.

W systemie prowadzony jest cały lejek sprzedażowy, archiwizowana jest historia maili, połączeń i spotkań, a także tworzone są zadania i notatki.

3. Analityka i widoczność danych

Wszystkie dane są zgromadzone w czytelnych pulpitach nawigacyjnych (dashboards), dostępnych zarówno dla kadry zarządzającej, jak i dla zespołów.

Zarząd ma wgląd w:

• Liczbę transakcji przypadających na każdego handlowca
• Realne obciążenie zespołu pracą
• Etapy procesów w lejku sprzedażowym
• Dynamikę zamykania transakcji

Automatyzacja i Breeze AI

Funkcje AI spod znaku Breeze Intelligence są aktywnie wykorzystywane przez UIS do automatycznego przydzielania leadów, delegowania zadań i uzupełniania brakujących danych w polach CRM.

HubSpot Data Agent wzbogaca profile kontaktów o dodatkowe informacje. Handlowiec widzi rozszerzone dane o firmie bez konieczności robienia własnego researchu.

Przekłada się to na lepsze przygotowanie do rozmów, lepszy kontekst biznesowy i oszczędność czasu.

Integracja HubSpot i Google Workspace

W UIS HubSpot nie jest osobną wyspą — jest wbudowany w codzienne środowisko pracy.

Gmail jako centrum komunikacji

Dział sprzedaży nadal pracuje w Gmailu, ale dzięki HubSpot:

• Wszystkie e-maile są automatycznie logowane w CRM
• Śledzone są otwarcia wiadomości i kliknięcia w linki
• Powiadomienia trafiają prosto na telefon
• Szablony wiadomości są dostępne bezpośrednio w oknie poczty

Kalendarz + HubSpot

Dwustronna synchronizacja spotkań:

• Spotkanie utworzone w Kalendarzu Google pojawia się w CRM
• Wyniki rozmów są zapisywane w konkretnej transakcji
• Dostępny jest link do rezerwacji czasu dla klientów

Meet + historia komunikacji

Po wideokonferencjach na Google Meet wszystkie informacje — wraz z notatkami i dalszymi krokami — zostają w HubSpot. Kontekst nigdy nie ginie, a proces nie zależy od pamięci konkretnego pracownika.

W rezultacie:

System, który dotrzymuje tempa

Google Workspace zapewnia UIS stabilne fundamenty współpracy, a HubSpot — przejrzysty lejek i kontrolę nad przychodami. Razem tworzą system, w którym:

• Zespoły w różnych krajach pracują w jednym środowisku
• Marketing i sprzedaż bazują na tych samych danych
• Zarząd podejmuje decyzje w oparciu o liczby
• Skalowanie biznesu nie wprowadza chaosu

Dla firmy otwierającej nowe zakłady i rozszerzającej geografię działań, to nie tylko wygoda — to sposób na zachowanie sterowności w fazie dynamicznego wzrostu.

Współpraca z Cloudfresh

Od ponad 10 lat UIS współpracuje z Cloudfresh, rozwijając i udoskonalając swoją infrastrukturę cyfrową — od strukturyzacji procesów wewnętrznych po integrację Google Workspace i HubSpot w jeden spójny system, wspierający skalowanie operacji i zarządzanie przychodami. Dla zespołu UIS Cloudfresh to nie tylko dostawca narzędzi, ale długofalowy partner technologiczny, zaangażowany w kształtowanie i rozwój wewnętrznego ekosystemu firmy.

Doradzaliśmy na etapie wyboru, wspieraliśmy wdrożenie i pomogliśmy dopasować narzędzia do realnych procesów biznesowych UIS.

W ramach współpracy zespół Cloudfresh:

1. Pomógł ustrukturyzować środowisko Google Workspace
2. Wdrożył HubSpot Sales & Marketing Hub
3. Zintegrował CRM ze stroną WWW oraz Google Workspace
4. Zapewnił wsparcie na etapie startu i adaptacji zespołu

Co dalej?

UIS kontynuuje ekspansję. W planach są:

• Głębsza automatyzacja procesów w HubSpot
• Szersze wykorzystanie narzędzi AI (Gemini i Breeze AI)
• Dalsze wzmacnianie analityki wspierającej decyzje zarządcze

Duet Google Workspace i HubSpot to ekosystem pozwalający na skalowanie bez utraty kontroli. To właśnie w tym tkwi prawdziwa wartość dobrze zaprojektowanej infrastruktury cyfrowej.