Cloud Блог – Все, що ви хотіли дізнатися про новий Google Hangouts

Все, що ви хотіли дізнатися про новий Google Hangouts

Google – це місце, де починається робота. Це і перше, що ви відкриваєте при пошуку нової ідеї, і наступне, у чому ви реалізовуєте решту стадій вашого проекту, використовуючи програми Google Workspace (ex. G Suite).

Ваші “email – партнери”, підрядники, колеги – всі вони користуються Gmail. Ви ведете розрахунки в Google Таблицях, записуєте звіти в Google Документи та запускаєте відеодзвінки в Hangouts для того, щоб усі знаходилися “на одній хвилі” проєкту. Начебто все добре, але чого не вистачало до сьогодні — так це зв’язки між цими сервісами. Поглинений купою листів, історіями пошуку, нотатками та таблицями проект стає зрозумілим лише вам одному. І це перша причина для використання нового Google Hangouts Chat.

Інструмент, який став найкрутішим додаванням до відеодзвінків Google Hangouts Meet та чату Hangouts Chat повністю сфокусований на бізнес-завданнях. Подібно до класичного текстового чату Google Talk та відеоконференцій Hangouts, новий Hangouts Chat це найпростіший шлях до обговорення ідей з колегами. На цей раз вся команда працює в одному сервісі.

Нижче кілька порад та підказок про те, як правильно використовувати Hangouts Chat, щоб робота в проекті була максимально продуктивною.

 

Діалоги у Google Hangouts Chat

Почати hangouts chat дуже просто – все що вам потрібно це обліковий запис Google Workspace (ex. G Suite), адже всі з команди вже запрошені в чат. Hangouts Chat входить до будь-якого з пакетів (Google Workspace (наприклад, G Suite) Basic, Google Workspace (наприклад, G Suite) Business, Google Workspace (наприклад, G Suite) Enterprise). Так що, якщо ваша компанія використовує Gmail, ви вже можете починати користуватися Hangouts Chat.

Коли ви вперше відкриєте Google Hangouts Chat на chat.google.com, увійдете за допомогою корпоративного облікового запису Google Workspace (ex. G Suite) — ви миттєво побачите кімнати, в які ви були запрошені. Ви можете відповідати на повідомлення, почати новий діалог або написати кому-небудь тет-а-тет у команді (якщо вони ще не увійшли до системи, вони отримають запрошення електронною поштою, або якщо вони вже використовують Hangouts — вони отримають пряме повідомлення там або Gmail).

Перше, що ви помітите у Google Hangouts Chat – це фокус на діалогах. Slack і більш старі програми чату, такі як AOL Instant Messenger і Google Talk, зосереджені на повідомленнях, окремих речах, про які ми говоримо в чаті. Ви думаєте щось сказати, відкриваєте потрібний чат. Можливо, повідомлення пов’язане з тим, що ви вже обговорювали зі своїми колегами вчора — в чаті воно, як і раніше, буде новим повідомленням, оскільки воно було опубліковане сьогодні, тоді як усі інші повідомлення, в яких ваша група регулярно спілкувалася раніше, будуть після нього.

А у діалогах Google Hangouts Chat тільки нові ідеї відображатимуться у нових діалогах. Решта відповідей потрапляє у старі повідомлення. У вас завжди буде цілий ланцюжок розмов в одному місці.

Деякі речі в Hangouts Chat організовані так само, як у старих чат-додатках або каналах типу Slack. Чати організовані в кімнати, а коли ви хочете поговорити з кимось конкретним, ви відправляєте їм пряме повідомлення до привату, сфокусованого на діалогах.

У чат кімнатах, однак, фокус на діалогах трохи відрізняється від того, як ми зазвичай розмовляємо.

Якщо ви хочете поділитися чимось новим — думкою про яку ви думали, документ, який ви щойно закінчили, відео, яке ви знайшли сьогодні вранці — ви відкриваєте кімнату для чату, натискаєте кнопку «Новий діалог» внизу в центрі та пишете нове повідомлення. Але якщо ви, навпаки, — тільки вигадали рішення проблеми, яке ваша команда обговорювала вчора, або подумали про дотепну відповідь на жарт вашого друга з минулого тижня — ви підтягуєте ранні розмови і безпосередньо відповідаєте на старе повідомлення.

Насправді, це набагато простіше, ніж звучить. Google Hangouts Chat автоматично виводить розмови з останніми відповідями в кінець списку чатів. Щоразу, коли ви відкриваєте кімнату, в першу чергу ви бачите розмови з останніми відповідями. Тобто, якщо хтось почав нову розмову 10 хвилин тому, а хтось відповів на тижневу розмову 5 хвилин тому, ви побачите їх двох, коли відкриєте чат.

Якщо вам потрібно щось старіше – пошук вам у допомогу! І у Hangouts Chat він теж сфокусований на діалогах.

Натисніть піктограму пошуку вгорі Hangouts Chat або натисніть комбінацію клавіш “Alt+/” на ПК або “Option+/” на Mac для пошуку у ваших діалогах. Спочатку пошук перевірить поточну кімнату; виберіть Усі чат-кімнати та прямі листування зліва на бічній панелі для пошуку крізь усі діалоги. Потім шукайте те, що вам потрібно, і Hangouts Chat покаже повний діалог з контекстом і кнопкою ПЕРЕЙТИ ДО ЧАТУ, щоб ви могли повернутися в той діалог і відновити обговорення.

Чи відповідаєте ви на стару розмову або починаєте нову, іноді одного тексту недостатньо. Можливо, вам відразу ж потрібно зв’язатися з колегою голосом або створити відеозустріч. Відеоконференції Hangouts Meet також вбудовані у Hangouts Chat. Щоб розпочати дзвінок з усіма в кімнаті, натисніть кнопку Meet (значок з чатом та відеокамерою) у будь-якому полі ПЕРЕЙТИ ДО ЧАТУ або НОВИЙ ДІАЛОГ або наберіть лише одну людину, відкривши пряме повідомлення з нею та натиснувши кнопку “Meet” у його діалозі.

 

Діліться Google Docs (документами), Sheets (таблицями), Slides (презентаціями) та файлами з Google Диску

Google Hangouts Chat призначений для роботи, тому не дивно, що найкраще він працює у використанні інших програм Google Workspace (наприклад, G Suite). Тепер при натисканні Перейти до чату або новий діалог є постійний значок Google диска. Клацніть по ньому, щоб побачити вікно вибору документів, яке ви раніше використовували в Google Диску та таблицях. Ви можете вибрати останній файл або здійснити пошук по всьому обліковому запису Google Диску, щоб знайти потрібний файл. Або, якщо ви вже маєте посилання на файл Документів Google, Таблиць, Слайдів або Диск, який ви хочете надати, просто вставте його у вікно відповіді, щоб миттєво побачити його перегляд.

Найцікавіше, що це все, що потрібно зробити, щоб поділитися файлами Документів Google або Диска з іншими користувачами в чаті Hangouts. Щоразу, коли ви ділитеся файлом, Google автоматично додає всіх учасників кімнати, надаючи їм дозвіл на перегляд та коментування, щоб вони могли бачити матеріал, який ви надали. Більше вам не доведеться чекати на можливість подивитися документ через те, що хтось знову забув включити спільний доступ у Документах Google.

Також тепер легко знайти будь-які документи, над якими працює ваша команда. Пошук у Hangouts Chat дозволяє вам шукати будь-який діалог, після чого ви можете зробити фільтр за документами, таблицями, слайдами, PDF або іншими файлами. Пошук показує файл, про який йдеться, а також розмову в якій знаходиться цей файл, тому ви можете відразу включитися в роботу.

Командні чати – один з найкращих способів для спілкування з усією вашою командою, але це також одні з найбільш відволікаючих програм, які ви можете використовувати. Оскільки розмови йдуть завжди і про все, легко потрапити в забагато дискусій одночасно і відволіктися від виконання самої роботи.

Hangouts Chat вирішує цей момент відразу кількома способами. По-перше, “дзвіночок”. Швидше за все, коли ви починаєте нову розмову, вам потрібно отримати повідомлення про це. Отже, чат Hangouts показує дзвіночок у верхньому кутку кожної розмови – і він буде червоним за замовчуванням у кожній розмові, яку ви починаєте. Натисніть на дзвінок, щоб вимкнути повідомлення з цієї розмови (або натисніть сірий дзвіночок у будь-якій іншій розмові, щоб отримати повідомлення про його відповіді, якщо хочете). І, якщо хтось згадує Вас або надсилає вам пряме повідомлення, ви також отримаєте повідомлення.

Ці повідомлення з’являться у верхньому правому куті чату Google Hangouts та інших нових програм Google Workspace (наприклад, G Suite), включаючи Google Фото. Натисніть на повідомлення, щоб побачити повідомлення, і перейдіть прямо в розмову або натисніть стрілку назад, щоб видалити повідомлення.

За умовчанням Hangouts Chat повідомить Вас по мережі та мобільному телефону, а також надішле вам листа, якщо ви не відкрили програму за 12 годин. Якщо ви не бажаєте отримувати сповіщення про повідомлення або вимкнути всі повідомлення, клацніть значок шестерні у верхньому правому куті Hangouts Chat і виберіть Установки сповіщень для налаштувань ваших повідомлень через мережу, електронну пошту та на мобільному телефоні.

Або, якщо одна кімната особливо “балакуча”, клацніть на її меню і виберіть Вимкнути повідомлення. Це дозволить вам отримувати сповіщення, а також повідомлення з інших кімнат, але не дозволить цій кімнаті відволікти вас. Це спокійніший підхід до чату.

 

Робіть більше завдяки прихованим функціям Hangouts Chat

Після того, як ви звикнете розмовляти з вашою командою в чаті, ділитися файлами Документів Google, щоб покращити процес роботи і контролювати ваші повідомлення – використання Hangouts Chat стане невід’ємною частиною кожного проєкту. Але, приділивши ще кілька хвилин, ви зможете отримати кілька додаткових навичок, які допоможуть вам отримати максимум від Hangouts Chat:

Форматування повідомлень у Hangouts Chat

Якщо ви коли-небудь користувалися Google Talk та Slack, ви помітите, що найкраще з цих сервісів реалізовано у Google Hangouts Chat. По-перше, форматування. Ви можете додати курсив та інше форматування так само, як у Google Talk та Google Docs.

Щоб додати курсив до Hangouts Chat, додайте символи підкреслення навколо слова або фрази, наприклад “_слово_”.

Додайте жирний шрифт, додавши зірочки довкола слова чи фрази, наприклад “*це”.

Чи потрібно щось виправити або закреслити слово? Додайте тільди навколо слова або фрази, як “~слово”.

А якщо ви використовуєте код, додайте зворотні галочки навколо коду, наприклад “слово”.

Потім, щоб додати emoji у ваші повідомлення Hangouts Chat, введіть : (двокрапка), потім почніть вводити ім’я свого emoji (як ви б це робили в Slack). Hangouts почне фільтрувати через опції emoji і коли ви знайдете смайл, який вам потрібен, натисніть Enter, щоб додати його у ваше повідомлення, або просто введіть його повне ім’я та додайте двокрапку на іншому кінці.

Згадка людей у ​​вашому повідомленні працює як і коментарі Документів Google та Slack: введіть @, а потім ім’я людини, яку ви хочете згадати. У чаті Hangouts розпочнеться фільтрація за іменами людей у ​​вашій компанії, з тими, хто знаходиться в цій кімнаті та іншими, яких ви можете запросити внизу. Натисніть Enter, щоб вибрати людину.

Розшарувати контент так само просто. Ви можете вставити посилання в новому вікні розмови або відповіді і Hangouts Chat автоматично покаже перегляд зображення або опис статті, яку ви відправили. Найкраще використовувати посилання Google — вставте відео на YouTube або додайте посилання на Google Maps, і ви отримаєте перегляд зображення по всьому маршруту. Посилання на GIF-файли поки не підтримуються, але ви можете завантажувати свої GIF-файли, щоб відтворювати їх у Hangouts Chat або завантажувати будь-який інший файл, яким хочете поділитися.

Бажаєте відредагувати повідомлення? Натисніть стрілку ↑ під час введення в поле ПЕРЕЙТИ ДО ЧАТА або НОВИЙ ДІАЛОГ, щоб відкрити останнє, що ви опублікували та відредагувати його.

Додайте ботів до кімнат Hangouts Chat

Hangouts Chat це не просто місце, щоб написати повідомлення колегам – це також місце для чату з вашими програмами! Бот може допомогти вам забронювати переговорну кімнату, знайти авіаквитки, опитати вашу команду, перевірити ваш календар і багато іншого.

У чатах Hangouts ви можете додати ботів у певну кімнату або можете спілкуватися з ними безпосередньо самостійно. Є кілька ботів, які вже створені для чату Hangouts сьогодні, у тому числі для Giphy, MeisterTask, Wrike, Zenefits, Dialpad, Kayak та інші. Щоб знайти ботів, натисніть кнопку ВІДПРАВИТИ ПОВІДОМЛЕННЯ БОТУ у верхньому лівому кутку, потім у вікні ВВЕДІТЬ ПОВІДОМЛЕННЯ БОТУ вам покажуть безліч популярних ботів. виберіть одного, щоб надіслати повідомлення приватно.

Спілкування в чаті з ботом – чудовий спосіб покращити роботу в інших програмах, коли ви використовуєте чат Hangouts. Скажіть, що ви плануєте подорож. Kayak дозволяє поставити питання про польоти для майбутньої поїздки. Ви можете переглянути пропозиції, потім клацнути на політ, який вам підходить і замовити його з сайту Kayak.

Власний бот Google Meet робить щось подібне до зборів. Ви можете попросити його перевірити свій Календар Google або забронювати зустріч з кимось у вашій команді.

Інші боти, такі як Giphy для GIF-ок або бот-опитувач Polly, ефективніше працюють у кімнатах. Щоб додати бот в кімнату, введіть @, а потім ім’я бот в новій розмові або відповіді. Потім бот зазвичай дає вам короткий опис, як його використовувати, після чого буде готовий, коли ваша команда захоче це згадати.

Скажіть, що ви хочете опитати свою команду, що поїсти на обід. Додати бота Polly в свою кімнату, а потім вкажіть його в розмові, і він перетворить ваше повідомлення на опитування. Або введіть @giphy fireworks щоб привітати колег салютом.

Ви також можете створювати свої власні боти для Hangouts Chat, або, для більш простого варіанту, ви можете додати інтеграцію webhooks в будь-яку кімнату. Webhooks – це спосіб отримувати повідомлення від багатьох веб-додатків, тому ви можете використовувати їх для оновлення своєї кімнати, наприклад, коли ви отримуєте новий лід, закриваєте угоду, починаєте новий проект або щось інше. Для цього клацніть меню кімнати та виберіть «Налаштувати веб-хуки», потім додайте ім’я та, за потреби, значок для свого веб-хостингу.

Після цього Hangouts Chat дасть вам унікальну URL-адресу веб-хука для вашого чату. Скопіюйте це і додайте посилання на іншу програму, типу Zapier, щоб відправляти повідомлення в свій Hangouts Chat. І, говорячи про Zapier, найближчим часом з’явиться повна інтеграція з Hangouts Chat Zapier.

 

Управління кімнатами Hangouts Chat

Ймовірно, ви почнете використовувати Google Hangouts Chat, коли колега або менеджер запросить Вас у новий чат Hangouts, чи для нового проекту, чи для відстеження роботи вашої команди.

Чат Hangouts відрізняється від більшості програм для командних чатів тим, що його кімнати є приватними – ви повинні бути запрошені до них, щоб чатуватися. Це допомагає тримати речі у фокусі, і також може означати, що вам потрібно попросити інших додати вас до кімнат, коли ви приєднуєтеся до проекту.

Або якщо ви починаєте проект, ви можете створити свою кімнату. Натисніть кнопку + у верхньому лівому куті Hangouts, виберіть «Створити чат-кімнату», потім введіть ім’я своєї нової кімнати.

Потім, Hangouts Chat попросить Вас додати людей до своєї нової кімнати. Виберіть будь-кого, кого хочете, або введіть своє ім’я або адресу електронної пошти для пошуку за списком. ви можете одночасно додавати ботів, щоб вносити ваші улюблені програми у діалог.

Потрібно додати більше людей? Просто вкажіть їх у повідомленні чату, і Hangouts Chat запропонує їх запросити до кімнати.

Або клацніть ім’я кімнати в меню чату Hangouts і виберіть ПОКАЗАТИ УЧАСНИКІВ, щоб побачити всіх, хто знаходиться в кімнаті, включаючи ботів. Це простий спосіб прямого повідомлення комусь видалити ботів, яких ваша команда більше не використовує, або видалити когось із кімнати, якщо це необхідно.

Згодом ви, мабуть, потрапите в дуже багато кімнат. Ви зможете піти у будь-який час. З цього ж меню в заголовку виберіть ВИЙТИ, щоб залишити кімнату. Якщо ви коли-небудь захочете повернутись, ви знайдете її в меню “Огляд кімнат”, де зможете приєднатися до неї, не вимагаючи нового запрошення.

Інша опція: натисніть кнопку ЗІРКА у меню чату Hangouts, і вона з’явиться у верхній частині списку кімнат на бічній панелі. Ця дія буде тримати ваші найважливіші кімнати у верхній частині, незалежно від того, у скільки кімнатах ви знаходитесь.

 

Швидкі клавіші у Hangouts Chat

Одна з кращих можливостей Google Hangouts Chat – це широкий набір клавіш. Подібно до того, як ви можете переміщатися поштовою скринькою Gmail і організовувати електронну пошту, навіть не торкаючись миші, ви можете робити те саме з чатами в Google Hangouts Chat.

Припустимо, ви шукаєте чат кімнату і ще не встигли нічого натиснути. Скористайтеся стрілками вниз та вгору для навігації за діалогами. Знайшли потрібний тоді просто натисніть стрілку вправо або Enter.

Hangouts Chat об’єднує повідомлення, надіслані в той же час, щоб заощадити місце, але якщо ви хочете їх побачити, просто натисніть вниз, поки не прийдете до пронумерованого повідомлення, і натисніть Enter, щоб розгорнути всі повідомлення.

Відповідати також просто. Якщо ви вибрали розмову або повідомлення у розмові, натисніть клавішу R і почніть вводити текст, щоб додати нову відповідь, а потім натисніть Enter, щоб надіслати її. Зробили помилку? Натисніть стрілку ↑ в будь-який час, щоб змінити останнє повідомлення в розмові. Або, щоб розпочати нову розмову, виберіть нещодавню розмову та кілька разів натисніть «Tab», доки не буде обрано кнопку НОВИЙ ДІАЛОГ.

Закінчили в цій розмові і хочете переключити кімнати? Натисніть стрілку вліво ←, щоб перейти на бічну панель, натисніть стрілки вгору ↑ і вниз ↓, щоб переключатися між чатами та прямими повідомленнями, а стрілкою вправо → або клавішею Enter, щоб вибрати кімнату. Досить швидко ви звикнете використовувати стрілки, щоб пересуватися чатами і розмовами в Hangouts, не вимагаючи миші.

Або для швидкого способу перемикання кімнат: натисніть Ctrl+K на ПК або CMD+K на Mac, щоб відкрити меню «Знайти людей», «кімнати», «Боти» та введіть людину, з якою ви хочете поспілкуватися. Це найшвидший спосіб розпочати розмову.

Чи потрібно знайти якийсь елемент? Alt + / на ПК або Option + / на Mac відкриває пошук у чаті Hangouts, де можна переглядати чати, документи, файли тощо.

 

Більше швидких клавіш для Hangouts Chat у документації Google Workspace (наприклад, G Suite).

Отже, ми освоїли найновіший додаток Google Workspace (ex. G Suite) і знайшли нові способи спілкування з командою і при цьому не дозволяти командному чату бути сильно відволікаючим. Hangouts Chat – це захоплюючий новий спосіб утримати увагу на діалогах, поділитися своєю роботою більш просто і швидше взаємодіяти з інтерфейсом, що повністю сфокусований на клавіатурі. І в найближчі місяці буде цікаво побачити нові потужні боти, які виходять, інструменти, які дозволяють вам робити ще більше прямо з чату.

Google Hangouts Chat доступний у таких пакетах Google Workspace (наприклад, G Suite): Google Workspace (наприклад, G Suite) Basic, Google Workspace (наприклад, G Suite) Business, Google Workspace (наприклад, G Suite) Enterprise. Також доступні Десктопні версії для Mac і PC.

Крім сервісу Hangouts Chat у пакет додатків Google Workspace (ex. G Suite) також входить Gmail, Google Drive (Диск), Google Docs (Документи), Google Sheets (Таблиці), Google Slides (Презентації), Google Sites (Сайти), Google Admin (Адміністрування), Google Vault (Сейф), Google Calendar (Календар), Google Meet (Відеоконференції), Google Hangouts (Корпоративний чат).