Google — это место, где начинается работа. Это и первое, что вы открываете при поиске новой идеи, и следующее, в чем вы реализовываете остальные стадии вашего проекта, используя приложения Google Workspace (ex. G Suite).
Ваши “email — партнеры”, подрядчики, коллеги — все они пользуются Gmail. Вы ведете расчеты в Google Таблицах, записываете отчеты в Google Документы и запускаете видеозвонки в Hangouts для того, чтобы все находились “на одной волне” проекта. Вроде бы все отлично, но чего не хватало до сегодня — так это связи между этими сервисами. Поглощенный кучей писем, историями поиска, заметками и таблицами проект становится понятен только вам одному. И это первая причина для использования нового Google Hangouts Chat.
Инструмент, который стал крутейшим добавлением к видеозвонкам Google Hangouts Meet и чату Hangouts Chat полностью сфокусирован на бизнес задачах. Подобно классическому текстовому чату Google Talk и видеоконференциям Hangouts, новый Hangouts Chat это простейший путь к обсуждению идей с коллегами. На этот раз вся команда работает в одном сервисе.
Ниже несколько советов и подсказок о том как правильно использовать Hangouts Chat, чтобы работа в проекте была максимально продуктивной.
Диалоги в Google Hangouts Chat
Начать hangouts chat очень просто — все что вам нужно это аккаунт Google Workspace (ex. G Suite), ведь все из команды уже приглашены в чат. Hangouts Chat входит в любой из пакетов (Google Workspace (ex. G Suite) Basic, Google Workspace (ex. G Suite) Business, Google Workspace (ex. G Suite) Enterprise). Так что, если ваша компания использует Gmail вы уже можете начинать пользоваться Hangouts Chat.
Когда вы впервые откроете Google Hangouts Chat на chat.google.com, войдете используя корпоративный аккаунт Google Workspace (ex. G Suite) — вы мгновенно увидите комнаты, в которые вы были приглашены. Вы можете отвечать на сообщения, начать новый диалог или написать кому-нибудь тет-а-тет в команде (если они еще не вошли в систему, они получат приглашение по электронной почте, или, если они уже используют Hangouts — они получат прямое сообщение там или в Gmail).
Первое, что вы заметите в Google Hangouts Chat — это фокус на диалогах. Slack и более старые чат-приложения, такие как AOL Instant Messenger и Google Talk, сосредоточены на сообщениях, отдельных вещах, о которых мы говорим в чате. Вы думаете что-то сказать, открываете необходимый чат. Возможно, сообщение связано с тем, что вы уже обсуждали со своими коллегами вчера — в чате оно по-прежнему будет новым сообщением так как оно было опубликовано сегодня, тогда как все остальные сообщения, в которых ваша группа регулярно общалась ранее, будут после него.
А в диалогах Google Hangouts Chat только новые идеи будут отображаться в новых диалогах. Все остальные ответы попадают в старые сообщения. У вас всегда будет целая цепочка разговоров в одном месте.
Некоторые вещи в Hangouts Chat организованы так же, как и в старых чат-приложениях или каналах типа Slack. Чаты организованы в комнаты, а когда вы хотите поговорить с кем-то конкретным, вы отправляете им прямое сообщение в приват,сфокусированный на диалогах.
В чат комнатах, однако, фокус на диалогах немного отличается от того, как мы обычно чатимся.
Если вы хотите поделиться чем-то новым — мыслью, о которой вы думали, документ, который вы только что закончили, видео, которое вы нашли сегодня утром — вы открываете комнату для чата, которую хотите, нажимаете кнопку «Новый диалог» внизу в центре и пишите новое сообщение. Но если вы наоборот — только придумали решение проблемы, которое ваша команда обсуждала вчера, или подумали об остроумном ответе на шутку вашего друга с прошлой недели — вы подтягиваете ранние разговоры и отвечаете непосредственно на старое сообщение.
На деле это гораздо проще чем звучит. Google Hangouts Chat автоматически выводит разговоры с самыми последними ответами в конец списка чатов. Всякий раз, когда вы открываете комнату, в первую очередь вы видите беседы с самыми последними ответами То есть, если кто-то начал новый разговор 10 минут назад, а кто-то ответил на недельный разговор 5 минут назад, вы увидите их двоих, когда откроете чат.
Если вам нужно что-то более старое — поиск вам в помощь! И в Hangouts Chat он тоже сфокусирован на диалогах.
Нажмите на значок поиска вверху Hangouts Chat или нажмите комбинацию клавиш “Alt + /” на ПК или “Option + /” на Mac для поиска в ваших диалогах. Вначале поиск проверит текущую комнату; выберите Все чат-комнаты и прямые переписки слева на боковой панели для поиска сквозь все диалоги. Затем ищите то, что вам нужно — и Hangouts Chat покажет полный диалог с контекстом и кнопкой ПЕРЕЙТИ К ЧАТУ, чтобы вы могли вернуться в тот диалог и возобновить обсуждение.
Отвечаете ли вы на старый разговор или начинаете новый, иногда одного текста недостаточно. Возможно вам сразу же нужно связаться с коллегой голосом или создать видеовстречу. Видеоконференции Hangouts Meet также встроены в Hangouts Chat. Чтобы начать звонок со всеми в комнате, нажмите кнопку Meet (значок с чатом и видеокамерой) в любом поле ПЕРЕЙТИ К ЧАТУ или НОВЫЙ ДИАЛОГ или наберите только одного человека, открыв прямое сообщение с ним и нажав кнопку “Meet” в его диалоге.
Делитесь Google Docs (документами), Sheets (таблицами), Slides (презентациями), и файлами из Google Диска
Google Hangouts Chat предназначен для работы, поэтому неудивительно, что лучше всего он работает в использовании других приложений Google Workspace (ex. G Suite). Теперь при нажатии ПЕРЕЙТИ К ЧАТУ или НОВЫЙ ДИАЛОГ есть постоянный значок Google Диска. Кликните по нему, чтобы увидеть окно выбора документов, которое вы ранее использовали в Google Диске и таблицах. Вы можете выбрать последний файл или выполнить поиск по всей учетной записи Google Диска, чтобы найти нужный файл. Или, если у вас уже есть ссылка на файл Документов Google, Таблиц, Слайдов или Диска, который вы хотите предоставить, просто вставьте его в окно ответа, чтобы мгновенно увидеть его предпросмотр.
Самое интересное, что это все, что вам нужно сделать, чтобы поделиться файлами Документов Google или Диска с другими пользователями в чате Hangouts. Всякий раз, когда вы делитесь файлом, Google автоматически добавляет всех участников комнаты, предоставляя им разрешение на просмотр и комментирование, чтобы они могли видеть материал, который вы предоставили. Больше вам не придется ждать возможности посмотреть документ из-за того, что кто-то опять забыл включить совместный доступ в Документах Google.
Также теперь очень легко найти любые документы, над которыми работает ваша команда. Поиск в Hangouts Chat позволяет вам искать любой диалог, после чего вы можете сделать фильтр по документам, таблицам, слайдам, PDF или другим файлам . Поиск показывает файл, о котором идет речь, а также беседу в которой находится этот файл, поэтому вы сразу можете включиться в работу.
Оставайтесь сфокусированными на работе с уведомлениями Hangouts Chat
Командные чаты — один из лучших способов для общения со всей вашей командой, но это также одни из самых отвлекающих приложений, которое вы можете использовать. Поскольку разговоры идут всегда и обо всем, легко попасть в слишком много дискуссий одновременно и отвлечься от выполнения самой работы.
Hangouts Chat решает этот момент сразу несколькими способами. Во-первых, “колокольчик”. Скорее всего, когда вы начинаете новый разговор, вам нужно получить уведомление об этом. Итак, чат Hangouts показывает колокольчик в верхнем углу каждого разговора — и он будет красным по умолчанию в каждом разговоре, который вы начинаете. Нажмите на колокольчик, чтобы отключить уведомления из этого разговора (или нажмите серый колокольчик в любом другом разговоре, чтобы получить уведомление о его ответах, если хотите). И, если кто-либо упоминает Вас или отправляет вам прямое сообщение, вы также получите об этом уведомление.
Эти уведомления появятся в правом верхнем углу чата Google Hangouts и других новых приложений Google Workspace (ex. G Suite), включая Google Фото. Нажмите на уведомление, чтобы увидеть сообщение, и перейдите прямо в разговор — или нажмите стрелку назад, чтобы удалить уведомление.
По умолчанию Hangouts Chat уведомит Вас по сети и мобильному телефону, а также отправит вам письмо, если вы не открыли приложение за 12 часов. Если вы не хотите получать уведомления о сообщениях или хотите отключить все уведомления, щелкните на значок шестеренки в правом верхнем углу Hangouts Chat и выберите Настройки уведомлений для параметров ваших уведомлений по сети, электронной почте и на мобильном телефоне.
Или, если одна комната особенно “разговорчива”, щелкните на ее меню и выберите Отключить уведомления. Это позволит вам получать уведомления, а также сообщения из других комнат, но не позволит этой комнате отвлечь вас. Это более спокойный подход к чату.
Делайте больше благодаря скрытым функциям Hangouts Chat
После того, как вы привыкнете беседовать с вашей командой в чате, делится файлами Документов Google, чтобы улучшить процесс работы и контролировать ваши уведомления — использование Hangouts Chat станет неотъемлемой частью каждого проекта. Но уделив еще несколько минут, вы сможете получить несколько дополнительных навыков, которые помогут вам получить максимум от Hangouts Chat:
Форматирование сообщений в Hangouts Chat
Если вы когда-либо пользовались Google Talk и Slack, вы заметите, что лучшее из этих сервисов реализовано в Google Hangouts Chat. Во-первых, форматирование. Вы можете добавить курсив и другое форматирование так же, как в Google Talk и Google Docs.
Чтобы добавить курсив в Hangouts Chat, добавьте символы подчеркивания вокруг слова или фразы, например “_слово_”.
Добавьте жирный шрифт, добавив звездочки вокруг слова или фразы, например “*это*”.
Нужно что-то исправить или зачеркнуть слово? Добавьте тильды вокруг слова или фразы, как “~слово~”.
А если вы используете код, добавьте обратные галочки вокруг кода, например “`слово`”.
Затем, чтобы добавить emoji в ваши сообщения Hangouts Chat, введите : (двоеточие), затем начните вводить имя своего emoji (как вы бы это делали в Slack). Hangouts начнет фильтровать через опции emoji и когда вы найдете смайл, который вам нужен, нажмите Enter, чтобы добавить его в ваше сообщение, или просто введите его полное имя и добавьте двоеточие на другом конце.
Упоминание людей в вашем сообщении работает как и комментарии Документов Google и Slack: введите @, а затем имя человека, которого вы хотите упомянуть. В чате Hangouts начнется фильтрация по именам людей в вашей компании, с теми, кто находится в этой комнате, и другими, которых вы можете пригласить внизу. Нажмите Enter, чтобы выбрать человека.
Расшаривать контент настолько же просто. Вы можете вставить ссылки в новом окне беседы или ответа и Hangouts Chat автоматически покажет предварительный просмотр изображения или описание статьи, которую вы отправили. Лучше всего использовать ссылки Google — вставьте видео на YouTube или добавьте ссылку на Google Maps, и вы получите предварительный просмотр изображения по всему маршруту. Ссылки на GIF-файлы пока не поддерживаются, но вы можете загружать свои GIF-файлы, чтобы воспроизводить их в Hangouts Chat или загружать любой другой файл, которым хотите поделится.
Желаете отредактировать сообщение? Нажмите стрелку ↑ во время ввода в поле ПЕРЕЙТИ К ЧАТУ или НОВЫЙ ДИАЛОГ, чтобы открыть последнее, что вы опубликовали и отредактировать его.
Добавляйте ботов в комнаты Hangouts Chat
Hangouts Chat это не просто место, чтобы написать сообщение коллегам — это также место для чата с вашими приложениями! Бот может помочь вам забронировать переговорную комнату, найти авиабилеты, опросить вашу команду, проверить ваш календарь и многое другое.А еще, здешние боты гораздо интерактивнее и мощнее ботов в похожих приложениях для чата.
В чатах Hangouts вы можете добавить ботов в определенную комнату, или можете общаться с ними напрямую самостоятельно. Есть несколько ботов, которые уже созданы для чата Hangouts сегодня, в том числе для Giphy, MeisterTask, Wrike, Zenefits, Dialpad, Kayak и другие. Чтобы найти ботов, нажмите кнопку ОТПРАВИТЬ СООБЩЕНИЕ БОТУ в верхнем левом углу, затем в окне ВВЕДИТЕ СООБЩЕНИЕ БОТУ вам покажут множество популярных ботов. выберите одного, чтобы отправить сообщение в частном порядке.
Общение в чате с ботом — отличный способ улучшить работу в других приложениях, когда вы используете чат Hangouts. Скажите, что вы планируете поездку. Kayak позволяет задать вопрос о полетах для предстоящей поездки. Вы можете посмотреть предложения, затем щелкнуть на полет, который вам подходит и заказать его с сайта Kayak.
Собственный бот Google Meet делает что-то подобное для собраний. Вы можете попросить его проверить свой Календарь Google или забронировать встречу с кем-то еще в вашей команде.
Другие боты, такие как Giphy для GIF-ок или бот-опросник Polly эффективнее работают в комнатах. Чтобы добавить бота в комнату, введите @, а затем имя бота в новом разговоре или ответе. Затем бот обычно дает вам краткое описание того, как его использовать, после чего будет готов, когда ваша команда захочет это упомянуть.
Скажите, что вы хотите опросить свою команду о том, что поесть на обед. Добавьте бота Polly в свою комнату, а затем укажите его в разговоре, и он превратит ваше сообщение в опрос. Или введите @giphy fireworks чтобы поздравить коллег салютом.
Вы также можете создавать своих собственных ботов для Hangouts Chat, или, для более простого варианта, вы можете добавить интеграцию webhooks в любую комнату. Webhooks — это способ получать уведомления от многих веб-приложений, поэтому вы можете использовать их для обновления своей комнаты, к примеру когда вы получаете новый лид, закрываете сделку, начинаете новый проект или что-нибудь другое. Для этого кликните меню комнаты и выберите «Настроить вебхуки», затем добавьте имя и, при необходимости, значок для своего веб-хостинга.
После этого Hangouts Chat даст вам уникальный URL-адрес вебхука для вашего чата. Скопируйте это и добавьте ссылку на другое приложение, типа Zapier, чтобы отправлять уведомления в свой Hangouts Chat. И, говоря о Zapier, в ближайшее время появится полная интеграция с Hangouts Chat Zapier.
Управление комнатами Hangouts Chat
Вероятно, вы начнете использовать Google Hangouts Chat, когда коллега или менеджер пригласит Вас в новый чат Hangouts, то ли для нового проекта либо для отслеживания работы вашей команды.
Чат Hangouts отличается от большинства приложений для командных чатов тем, что его комнаты являются приватными — вы должны быть приглашены в них, для того чтобы чатиться. Это помогает держать вещи в фокусе , и также может означать, что вам нужно попросить других добавить вас в комнаты, когда вы присоединяетесь к проекту.
Или, если вы начинаете проект, вы можете создать свою комнату. Нажмите кнопку + в верхнем левом углу чата Hangouts, выберите «Создать чат-комнату», затем введите имя своей новой комнаты.
Затем, Hangouts Chat попросит Вас добавить людей в свою новую комнату. Выберите любого, кого хотите, или введите свое имя или адрес электронной почты для поиска по списку. вы можете одновременно добавлять ботов, чтобы вносить ваши любимые приложения в диалог.
Нужно добавить больше людей? Просто укажите их в сообщении чата, и Hangouts Chat предложит пригласить их в комнату.
Или щелкните имя комнаты в меню чата Hangouts и выберите ПОКАЗАТЬ УЧАСТНИКОВ, чтобы увидеть всех, кто находится в комнате, включая ботов. Это простой способ прямого сообщения кому-то, удалить ботов, которых ваша команда больше не использует, или удалить кого-либо из комнаты, если это необходимо.
Со временем вы, вероятно, попадете в слишком много комнат. Вы сможете уйти в любое время. Из этого же меню в заголовке выберите ВЫЙТИ, чтобы покинуть комнату. Если вы когда-нибудь захотите вернуться, вы найдете ее в меню “Обзор комнат”, где сможете присоединиться к ней, не требуя нового приглашения.
Другая опция: нажмите кнопку ЗВЕЗДА в меню чата Hangouts, и она появится в верхней части вашего списка комнат на боковой панели. Это действие будет держать ваши самые важные комнаты в верхней части, независимо от того, в скольких комнатах вы находитесь.
Быстрые клавиши в Hangouts Chat
Одна из лучших возможностей Google Hangouts Chat — это широкий набор сочетаний клавиш. Подобно тому, как вы можете перемещаться по почтовому ящику Gmail и организовывать электронную почту, даже не касаясь мыши, вы можете делать то же самое с чатами в Google Hangouts Chat.
Допустим, вы ищите чат комнату и еще не успели ничего нажать. Воспользуйтесь стрелками вниз и вверх для навигации по диалогам. Нашли нужный — тогда просто нажмите стрелку вправо или Enter.
Hangouts Chat объединяет сообщения, отправленные в одно и то же время, чтобы сэкономить место, но если вы хотите их увидеть, просто нажмите вниз, пока не придете к пронумерованному сообщению, и нажмите Enter, чтобы развернуть все сообщения.
Отвечать тоже просто. Если вы выбрали разговор или сообщение в разговоре, нажмите клавишу R и начните вводить текст, чтобы добавить новый ответ, затем нажмите Enter, чтобы отправить его. Сделали ошибку? Нажмите стрелку вверх ↑ в любое время, чтобы изменить последнее сообщение в разговоре. Или, чтобы начать новый разговор, выберите недавний разговор и несколько раз нажмите «Tab», пока не будет выбрана кнопка НОВЫЙ ДИАЛОГ.
Закончили в этом разговоре и хотите переключить комнаты? Нажмите стрелку влево ←, чтобы переключиться на боковую панель, нажмите стрелки вверх ↑ и вниз ↓, чтобы переключаться между чатами и прямыми сообщениями, а стрелкой вправо → или клавишей Enter, чтобы выбрать комнату. Довольно быстро вы привыкнете использовать стрелки, чтобы передвигаться по чатам и беседам в Hangouts, не требуя при этом мыши.
Или, для более быстрого способа переключения комнат: нажмите Ctrl + K на ПК или CMD + K на Mac, чтобы открыть меню «Найти людей», «комнаты», «Боты» и введите человека, с которым вы хотите пообщаться. Это самый быстрый способ вступить в разговор.
Нужно найти какой-то элемент? Alt + / на ПК или Option + / на Mac открывает поиск в чате Hangouts, где вы можете просматривать чаты, документы, файлы и т. д.
Больше быстрых клавиш для Hangouts Chat в документации Google Workspace (ex. G Suite).
Итак, мы освоили новейшее приложение Google Workspace (ex. G Suite) и нашли новые способы общения с командой и при этом,не позволять командному чату быть сильно отвлекающим. Hangouts Chat — это захватывающий новый способ удержать внимание на диалогах, поделиться своей работой более просто и быстрее взаимодействовать с полностью сфокусированным на клавиатуре интерфейсом. И в ближайшие месяцы будет интересно увидеть новых мощных ботов, которые выходят, инструменты, которые позволяют вам делать еще больше прямо из чата.
Google Hangouts Chat доступен в таких пакетах Google Workspace (ex. G Suite) : Google Workspace (ex. G Suite) Basic, Google Workspace (ex. G Suite) Business, Google Workspace (ex. G Suite) Enterprise. Также, доступны Десктопные версии для Mac и PC.
Помимо сервиса Hangouts Chat в пакет приложений Google Workspace (ex. G Suite) так же входит Gmail, Google Drive (Диск), Google Docs (Документы), Google Sheets (Таблицы), Google Slides (Презентации), Google Sites (Сайты), Google Admin (Администрирование), Google Vault (Сейф), Google Calendar (Календарь), Google Meet (Видеоконференции), Google Hangouts (Корпоративный чат).
Заказать консультацию