Google je místo, kde začíná práce. Je to první věc, kterou otevřete, když pátráte po novém nápadu, a zároveň další věc, kterou provádíte se zbytkem projektu pomocí Google Workspace.
Vaši e-mailoví partneři, dodavatelé a kolegové používají Gmail. Výpočty provádíte v Google Sheets, zprávy píšete v Google Docs a videohovory zahajujete na Hangouts, aby byli všichni na stejné vlně projektu. Všechno se zdá být v pořádku, ale co až do dnešního dne chybělo, bylo propojení mezi těmito službami. Zahlcen dopisy, historií vyhledávání, poznámkami a tabulkami se projekt stává srozumitelným pouze vám samotným. A to je první důvod, proč používat nový Google Hangouts Chat.
Stejně jako klasický textový chat Google Talk a videokonference Hangouts je nový Hangouts Chat nejjednodušším způsobem, jak předávat nápady svému týmu. Nástroj, který se stal nejdokonalejším doplňkem videohovorů Google Hangouts Meet a chatu Hangouts Chat, je zcela zaměřen na pracovní úkoly. Tentokrát celý tým pracuje v rámci jedné služby.
Zde je několik tipů a triků, jak používat Hangouts Chat, abyste ze svého projektu vytěžili maximum.
Konverzace v Google Hangouts Chat
Spuštění chatu Hangouts je velmi snadné – potřebujete pouze účet Google Workspace, jelikož všichni členové týmu jsou již do chatu pozváni. Hangouts Chat je součástí každého z balíčků (Google Workspace Basic, Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise). Pokud tedy vaše společnost používá Gmail, můžete již začít Hangouts Chat používat.
Když poprvé otevřete Google Hangouts Chat na adrese chat.google.com, přihlaste se pomocí svého firemního účtu Google Workspace – okamžitě uvidíte místnosti, do kterých jste byli pozváni. Můžete odpovídat na zprávy, zahájit novou konverzaci nebo napsat někomu z týmu tête-à-tête (pokud ještě není přihlášen, obdrží e-mailovou pozvánku, nebo pokud již Hangouts používá, obdrží přímou zprávu tam nebo na Gmail).
První, čeho si na Google Hangouts Chat všimnete, je zaměření na konverzace. Slack a starší chatovací aplikace jako AOL Instant Messenger a Google Talk se zaměřují na zprávy, tedy na jednotlivé věci, o kterých se v chatu bavíme. Pokud vás napadne něco říct, otevřete potřebný Chat. Možná se zpráva týká něčeho, co jste již včera probírali s kolegy. V Chatu to bude stále nová zpráva, protože byla odeslána dnes, zatímco všechny ostatní zprávy, které vaše skupina předtím pravidelně komunikovala, budou až za ní.
Celý řetězec konverzací tak budete mít vždy na jednom místě. A v dialozích Google Hangouts Chat se budou v nových dialozích zobrazovat pouze nové myšlenky. Všechny ostatní odpovědi skončí ve starých příspěvcích.
Některé věci jsou v Hangouts Chat uspořádány stejně jako ve starých chatovacích aplikacích nebo kanálech, jako je Slack. Chaty jsou rozděleny do místností; když chcete s někým mluvit, pošlete mu přímou zprávu do soukromé konverzace.
V chatovacích místnostech se však zaměření na dialog liší od toho, jak obvykle chatujeme.
Pokud se chcete podělit o něco nového – myšlenku, o které jste přemýšleli, dokument, který jste právě dokončili, video, které jste našli dnes ráno – otevřete požadovanou chatovací místnost, stisknete tlačítko “Nová konverzace” dole uprostřed a napíšete novou zprávu. Pokud jste však na tom opačně – právě vás napadá řešení problému, který váš tým včera probíral, nebo vás napadá vtipná reakce na vtip vašeho kamaráda z minulého týdne – vytáhnete dřívější konverzace a reagujete přímo na starý příspěvek.
Chat Google Hangouts automaticky zobrazuje konverzace s nejnovějšími odpověďmi na konci seznamu konverzací. Ve skutečnosti je to mnohem jednodušší, než se zdá. Kdykoli otevřete místnost, zobrazí se nejprve konverzace s nejnovějšími odpověďmi. Pokud někdo před 10 minutami zahájil novou konverzaci a před 5 minutami odpověděl na týdenní konverzaci, uvidíte po otevření Chatu obě.
Pokud potřebujete něco staršího – pomůže vám vyhledávání. I Hangouts Chat se zaměřuje na dialog.
Klepnutím na ikonu vyhledávání v horní části aplikace Hangouts Chat nebo stisknutím kláves Alt + / v počítači PC nebo Option + / v počítači Mac můžete vyhledávat ve svých chatech. Vyhledávání nejprve zkontroluje aktuální místnost; chcete-li prohledat všechny konverzace, vyberte v levém postranním panelu možnost Všechny chatovací místnosti a přímé zprávy. Poté vyhledejte to, co hledáte, a Hangouts Chat zobrazí celý dialog s kontextem a tlačítkem GO TO CHAT, abyste se mohli vrátit do tohoto dialogu a pokračovat v diskusi.
Ať už odpovídáte na starou konverzaci, nebo začínáte novou, někdy samotný text nestačí. Možná potřebujete kontaktovat kolegu hlasem nebo vytvořit videokonferenci. Videokonference Hangouts Meet je také integrována do Hangouts Chat. Chcete-li zahájit hovor se všemi v místnosti, stiskněte tlačítko Meet (ikona chatu a videokamery) v libovolném poli GO TO CHAT nebo NEW DIALOGUE, nebo vytočte pouze jednu osobu tak, že s ní otevřete přímou zprávu a stisknete tlačítko “Meet” v jejím dialogovém okně.
Sdílení souborů Google Docs (dokumenty), Sheets (tabulky), Slides (prezentace) a Google Drive.
Chat Google Hangouts je navržen pro práci, takže není překvapením, že nejlépe funguje při používání dalších aplikací Google Workspace. Po kliknutí na tlačítko Přejít na chat nebo NOVÝ DIALOG je nyní k dispozici stálá ikona Google Drive. Po kliknutí na ni se zobrazí okno pro výběr dokumentů, které jste používali v aplikaci Google Drive a Sheets. Můžete vybrat nejnovější soubor nebo prohledat celý účet Google Drive a najít požadovaný soubor. Nebo pokud již máte odkaz na soubor Google Docs, Sheets, Slides nebo Drive, který chcete sdílet, jednoduše jej vložte do pole pro odpověď a okamžitě se zobrazí jeho náhled.
Skvělé je, že toto je vše, co musíte udělat, abyste mohli sdílet soubory Google Docs nebo Drive s ostatními uživateli v chatu Hangouts. Kdykoli sdílíte soubor, Google automaticky přidá všechny v místnosti a udělí jim oprávnění k prohlížení a komentování, aby mohli vidět obsah, který jste sdíleli. Už nemusíte čekat na zobrazení dokumentu, protože někdo jiný zapomněl zapnout sdílení v Google Docs.
Vyhledávání v chatu Hangouts umožňuje vyhledat jakoukoli konverzaci, po jejímž skončení můžete filtrovat podle dokumentů, tabulek, diapozitivů, souborů PDF nebo jiných souborů. Vyhledávání odhalí příslušný soubor a konverzaci, ve které se tento soubor nachází, takže můžete okamžitě začít hledat. Rovněž lze jednoduše vyhledat všechny dokumenty, na kterých váš tým pracuje.
Zůstaňte soustředění díky upozorněním z chatu Hangouts
Týmové chaty jsou jedním z nejlepších způsobů, jak komunikovat s celým týmem, ale jsou také jednou z nejvíce rozptylujících aplikací, které můžete používat. Vzhledem k tomu, že se konverzace týkají prakticky čehokoli, je snadné zapojit se do příliš mnoha diskusí najednou a odvádět pozornost od skutečné práce.
Hangouts Chat tento problém řeší několika způsoby. Zaprvé je to zvonek. Když zahájíte novou konverzaci, musíte na ni být upozorněni. Hangouts Chat proto v horním rohu každé konverzace zobrazuje zvonek, který bude ve výchozím nastavení v každé zahájené konverzaci červený. Klepnutím na zvonek vypnete upozornění z této konverzace (nebo naopak klepnete na šedý zvonek v jakékoli jiné konverzaci, abyste byli upozorněni). A pokud se o vás někdo zmíní nebo vám pošle přímou zprávu, též obdržíte oznámení.
Tato oznámení se budou zobrazovat v pravém horním rohu aplikace Google Hangouts a dalších nových aplikací Google Workspace, včetně Google Photos. Klepnutím na oznámení zobrazíte zprávu a přejdete přímo ke konverzaci – nebo klepnutím na šipku zpět oznámení odstraníte.
Hangouts Chat vás ve výchozím nastavení upozorní prostřednictvím webu a mobilního telefonu a pošle vám e-mail, pokud aplikaci neotevřete po dobu 12 hodin. Pokud nechcete dostávat oznámení o zprávách nebo chcete vypnout všechna oznámení, klepněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu aplikace Hangouts Chat a vyberte možnost Nastavení oznámení pro webové, e-mailové a mobilní oznámení.
Nebo pokud je některá místnost obzvláště “upovídaná”, klikněte na její nabídku a vyberte možnost Vypnout oznámení. To vám umožní přijímat oznámení a zprávy z ostatních místností, ale zabrání to tomu, aby vás tato místnost rozptylovala. Jedná se o klidnější přístup k funkci Chat.
Udělejte více práce díky skrytým funkcím Hangouts Chat
Jakmile si zvyknete na chatování s týmem, sdílení souborů Google Docs pro zlepšení pracovních postupů a ovládání oznámení, stane se používání Hangouts Chat nedílnou součástí každého projektu. Stačí však pár minut a můžete se naučit několik dalších dovedností, které vám pomohou Hangouts Chat využít na maximum:
Formátování zpráv v Hangouts Chat
Nejprve k formátování. Pokud jste používali služby Google Talk a Slack, jistě jste si všimli, že to nejlepší z těchto služeb je implementováno v Google Hangouts Chat. V Google Talk a Google Docs můžete přidat kurzívu a další formátování.
Chcete-li v Hangouts Chat přidat kurzívu, přidejte podtržítko kolem slova nebo fráze, například “_slovo_”.
Tučnost dodáte přidáním hvězdiček kolem slova nebo slovního spojení, například “*takto*”.
Potřebujete něco opravit nebo přeškrtnout slovo? Přidejte “vlnky” kolem slova nebo slovního spojení, například “~slovo~”.
A pokud používáte kód, přidejte kolem kódu tzv. backticks, například “`takhle`”.
Chcete-li pak do zpráv v chatu Hangouts přidat emoji, napište : (dvojtečka) a pak začněte psát název emoji (stejně jako ve Slacku). Hangouts začne filtrovat možnosti, a když najdete požadovaný emoji, stisknutím klávesy Enter jej přidáte do zprávy, nebo stačí napsat jeho celý název a na druhý konec přidat dvojtečku.
Zmínění osob ve zprávě funguje stejně jako komentáře v Google Docs a Slack: napište @ a za ním jméno osoby, kterou chcete zmínit. Stisknutím klávesy Enter osobu vyberete. Hangouts chat začne filtrovat podle jmen lidí ve vaší společnosti, přičemž dole budou ti, kteří jsou v dané místnosti, a další, které můžete pozvat.
Sdílení obsahu je stejně snadné. Do nové konverzace nebo okna odpovědi můžete vložit odkazy a Hangouts Chat automaticky zobrazí náhled obrázku nebo popisu článku, který jste odeslali. Nejlepší je používat odkazy Google – vložte video na YouTube nebo přidejte odkaz na Google Maps a zobrazí se vám náhled celé trasy. Odkazy GIF zatím nejsou podporovány, ale můžete nahrát vlastní GIFy, které se budou přehrávat v chatu Hangouts, nebo nahrát jakýkoli jiný soubor, který chcete sdílet.
Chcete upravit příspěvek? Stisknutím šipky ↑ při psaní v poli Přejít na chat nebo Nový dialog otevřete poslední zveřejněný příspěvek a upravte jej.
Přidávání botů do chatovacích místností Hangouts.
Hangouts Chat není jen místem, kde si můžete psát se spolupracovníky, ale také místem, kde můžete chatovat se svými aplikacemi! Bot vám může pomoci rezervovat zasedací místnost, najít letenky, provést anketu v týmu, zkontrolovat kalendář a další. Navíc jsou zdejší boti mnohem interaktivnější a výkonnější než boti v podobných chatovacích aplikacích.
V chatech Hangouts můžete boty přidat do konkrétní místnosti nebo s nimi chatovat samostatně. Pro chat Hangouts je již dnes vytvořeno několik botů, včetně těch pro Giphy, MeisterTask, Wrike, Zenefits, Dialpad, Kayak a další. Chcete-li vyhledat boty, klikněte na tlačítko ODESLAT ZPRÁVU DO CHATU v levém horním rohu a poté se vám v okně VLOŽIT ZPRÁVU DO CHATU zobrazí mnoho populárních botů. Vyberte si jednoho z nich a pošlete mu zprávu soukromě.
Chatování s botem je skvělým způsobem, jak zlepšit své zkušenosti v jiných aplikacích pomocí Hangouts Chat. Řekněme, že plánujete výlet. Služba Kayak vám umožní položit otázku týkající se letů pro nadcházející cestu. Můžete se podívat na nabídky, kliknout na let, který vám vyhovuje, a rezervovat si ho na webu Kayak.
Vlastní bot Google Meet dělá něco podobného pro schůzky. Můžete ho požádat, aby zkontroloval váš kalendář Google nebo si zarezervoval schůzku s někým jiným z vašeho týmu.
Jiní boti fungují lépe v místnostech, například Giphy pro GIFy nebo bot Polly. Chcete-li přidat bota do místnosti, zadejte v nové konverzaci nebo odpovědi @ následovaný jménem bota. Bot vám obvykle poskytne stručný popis, jak ho používat, a bude připraven, až ho váš tým bude chtít zmínit.
Řekněme, že se chcete svého týmu zeptat, co si dáte k obědu. Přidejte bota Polly do místnosti a pak ho nasměrujte na konverzaci, čímž se vaše zpráva změní v anketu. Nebo zadejte ohňostroj @giphy a poblahopřejte kolegům pozdravem.
Webhooks jsou způsob, jak přijímat oznámení z mnoha webových aplikací, takže je můžete použít k aktualizaci místnosti, například když získáte nového leadera, uzavřete obchod, zahájíte nový projekt nebo cokoli jiného. Můžete si také vytvořit vlastní Hangouts Chat boty, nebo pro jednodušší variantu můžete přidat integraci webhooků do libovolné místnosti. To provedete tak, že kliknete na nabídku místnosti a vyberete možnost “Nastavit webhooky” a poté přidáte název a případně ikonu webhooků.
Hangouts Chat vám poté poskytne jedinečnou adresu URL webhooku pro váš chat. Tu zkopírujte a propojte s jinou aplikací, jako je Zapier, abyste mohli posílat oznámení do svého chatu Hangouts Chat. A když už mluvíme o Zapieru, plná integrace se Zapierem Hangouts Chat se chystá již brzy.
Správa chatovacích místností Hangouts
Chat Google Hangouts pravděpodobně začnete používat, když vás kolega nebo nadřízený pozve do nového chatu Hangouts, ať už kvůli novému projektu, nebo abyste měli přehled o práci svého týmu.
Hangouts chat se od většiny týmových chatovacích aplikací liší tím, že jeho místnosti jsou soukromé – abyste do nich mohli psát, musíte být pozváni. To pomáhá udržet pozornost a zároveň to pro vás znamená, že když se připojíte k nějakému projektu, musíte ostatní požádat, aby vás do místností přidali.
Nebo pokud projekt začínáte, můžete si vytvořit vlastní místnost. Klepněte na tlačítko + v levém horním rohu chatu Hangouts, vyberte možnost Vytvořit chatovací místnost a poté zadejte název svého nového prostoru.
Poté vás Hangouts Chat vyzve k přidání lidí do nové místnosti. Vyberte kohokoli, koho chcete, nebo zadejte své jméno či e-mailovou adresu a vyhledejte v seznamu. Současně můžete přidat boty a zapojit tak do konverzace své oblíbené aplikace.
Potřebujete přidat více lidí? Uveďte je ve zprávě chatu a Hangouts Chat je do místnosti pozve.
Nebo klikněte na název místnosti v nabídce chatu Hangouts a výběrem možnosti ZOBRAZIT ČLENY zobrazte všechny účastníky místnosti, včetně botů. Tímto způsobem můžete snadno někomu přímo poslat zprávu, odstranit boty, které váš tým již nepoužívá, nebo v případě potřeby někoho z místnosti odebrat.
Časem pravděpodobně skončíte v příliš mnoha místnostech. Místnost můžete kdykoli opustit. Ve stejné nabídce v záhlaví vyberte možnost EXIT a místnost opustíte. Pokud se do ní budete chtít někdy vrátit, najdete ji v nabídce Procházet místnosti, kde se k ní můžete připojit, aniž byste potřebovali nové pozvání.
Další možností je kliknout na tlačítko STAR v nabídce chatu Hangouts, které se zobrazí v horní části seznamu místností v postranním panelu. Díky této akci zůstanou vaše nejdůležitější místnosti nahoře bez ohledu na to, v kolika místnostech se nacházíte.
Klávesové zkratky v chatu Hangouts
Jednou z nejlepších funkcí služby Google Hangouts Chat je široká nabídka klávesových zkratek. Stejně jako se můžete pohybovat ve schránce Gmail a organizovat e-maily, aniž byste se dotkli myši, můžete totéž dělat s chaty v aplikaci Google Hangouts Chat.
Řekněme, že hledáte chatovací místnost a zatím jste na nic neklikli. Pomocí šipek nahoru a dolů se můžete pohybovat v dialogových oknech. Najděte ten, který potřebujete, a stiskněte šipku doprava nebo Enter.
Hangouts Chat spojuje současně odeslané zprávy, aby se ušetřilo místo, ale pokud je chcete zobrazit, stačí stisknout tlačítko dolů, dokud se nedostanete k očíslované zprávě, a stisknutím klávesy Enter rozbalte všechny zprávy.
Odpověď je také snadná. Pokud jste vybrali konverzaci nebo zprávu v konverzaci, stiskněte klávesu R a začněte psát, abyste přidali novou odpověď, a poté ji stisknutím klávesy Enter odešlete. Udělali jste chybu? Stisknutím šipky nahoru ↑ můžete kdykoli změnit poslední zprávu v konverzaci. Nebo chcete-li zahájit novou konverzaci, vyberte poslední konverzaci a opakovaně stiskněte klávesu Tab, dokud se nezvolí tlačítko NEW DIALOGUE.
Skončili jste s touto konverzací a chcete přepnout do jiné místnosti? Stisknutím šipky vlevo ← přejdete na postranní panel, šipkami nahoru ↑ a dolů ↓ přepínáte mezi chaty a přímými zprávami a šipkou vpravo → nebo stisknutím klávesy Enter vyberete místnost. Na používání šipek si snadno zvyknete a budete se jimi moci pohybovat v chatech a konverzacích Hangouts, aniž byste k tomu potřebovali myš.
A pokud chcete přepínat místnosti rychleji, máme pro vás tip: Stisknutím klávesové zkratky Ctrl+K na PC nebo CMD+K na Macu otevřete nabídku Najít lidi, místnosti, boty a zadejte osobu, se kterou chcete chatovat. To je nejrychlejší způsob, jak zahájit konverzaci.
Potřebujete najít nějakou položku? Alt + / na PC nebo Option + / na Macu otevře vyhledávání v chatu Hangouts, kde můžete procházet chaty, dokumenty, soubory a další položky.
Další klávesové zkratky pro Hangouts Chat najdete v dokumentaci k aplikaci Google Workspace.
Hangouts Chat je nový úžasný způsob, jak udržovat konverzace soustředěné, efektivněji sdílet práci a rychleji komunikovat díky rozhraní plně zaměřenému na klávesnici. Zvládli jsme tedy nejnovější aplikaci Google Workspace a našli jsme nové způsoby, jak komunikovat s týmem a zároveň se nenechat příliš rozptylovat týmovým chatem. A bude jistě fascinující sledovat, jak se v příštích měsících objeví noví výkonní boti a nástroje, které vám umožní dělat ještě více přímo z chatu.
Google Hangouts Chat je k dispozici v následujících balíčcích Google Workspace: Google Workspace Basic, Google Workspace Business a Google Workspace Enterprise. K dispozici jsou také verze pro počítače Mac a PC.
Balíček aplikací Google Workspace obsahuje kromě služby Hangouts Chat také Gmail, Google Drive (Disk), Google Docs (Dokumenty), Google Sheets (Tabulky), Google Slides (Prezentace), Google Sites (Weby), Google Admin (Administrace), Google Vault (Trezor), Google Calendar (Kalendář), Google Meet (Videokonference), Google Hangouts (Firemní chat).
Přečtěte si několik tipů a triků, jak správně používat Hangouts Chat, abyste ze svého projektu vytěžili co nejvíce.
Objednejte konzultaci