Asana pro státní správu

• Úkoly: Rozdělte si práci na malé kousky s jasnými vlastníky a termíny plnění.
• Projekty: Uspořádejte úkoly a řešte práci společně ve sdíleném centru.
• Vlastní pole: Přidejte k úkolům štítky, abyste mohli práci třídit, filtrovat a automaticky o ní informovat.
• Aktualizace stavu: Vytvářejte aktualizace projektů během několika minut pomocí časově úsporných automatizací.

• Tabule: Sledujte práci v jednotlivých fázích pomocí tabule Kanban.
• Seznam: Zachyťte každý krok projektu od začátku do konce pomocí seznamů úkolů.
• Časová osa: Vytvořte si časovou osu projektu během několika sekund, abyste viděli, kde práce začíná, končí a kde se překrývá.
• Kalendář: Naplánujte si úkoly v kalendáři a odhalte díry a překryvy v harmonogramu.
• Gantt: Nastavte si cílový harmonogram a sledujte jeho plnění.

• Cíle: Propojte práci každého týmu s celopodnikovými cíli.
• Přehledy pro reportování: Vizualizujte stav práce svého týmu pomocí grafů a přehledů v reálném čase.
• Portfolia: Sledujte propojené projekty a spolupracujte napříč týmy.

• Pravidla: Automatizujte rutinní úkoly, abyste toho zvládli více a rychleji.
• Šablony: Standardizujte osvědčené postupy svého týmu pomocí hotových průvodců pro projekty a úkoly.
• Balíčky: Snadno vytvářejte, aplikujte a aktualizujte procesy napříč projekty na jednom místě.
• Formuláře: Umožněte ostatním uživatelům žádat o práci a získejte podrobné informace, které váš tým potřebuje předem.

• Pracovní zátěž: Zjistěte, jak je váš tým vytížen, abyste mohli rychle změnit rovnováhu práce.
• Sledování času: Měření času, který trávíte prací, abyste si mohli naplánovat potřebný čas.

• Chytrá pole: Uspořádejte projekty tak, aby podporovaly mezioborovou spolupráci pomocí automaticky generovaných vlastních polí.
• Chytré souhrny: Získejte akční body a nejdůležitější informace z konverzací, úkolů a komentářů bez další schůzky.
• Chytrý editor: Vyzkoušejte si, jak se vám líb: Pište jasnější a přesvědčivější odpovědi, které mají správný tón.

• Administrátorská konzole: Spravujte nastavení pro celou organizaci na jednom místě.
• Audit Suite: Získejte přístup k rozhraním API, která podporují integrace, aby byla vaše organizace zabezpečená a v souladu s předpisy.
• Zabezpečení dat: Mějte plnou kontrolu nad exportem nebo smazáním dat Asana.

Městská rada Manchesteru je klasickým příkladem “práce na práci”. Mluvíme zde o přípravě každoročních přehlídek, vánočních trzích, masové oslavě nazvané Manchester Day a dalších místních akcích. Oddělení komunikace městské rady Manchesteru a M-Four, její interní designové a reklamní studio, které bylo zodpovědné za přípravu těchto akcí a celoměstských komunikačních kampaní, byly zvyklé dělat vše na papíře. Vzhledem k potřebě přejít na digitální podobu, aby se proces změnil rychleji a hospodárněji, integrovali do systému Asana.

Vliv systému Asana

• Úspora 2-3 dnů na administrativní práci na jednu událost nebo kampaň
• Přechod na bezpapírový systém, méně nepořádku, chaosu a ztracené práce.
• Zlepšení morálky a angažovanosti zaměstnanců díky nové možnosti pracovat na dálku.

“Čas, který ušetříme na administrativě, nyní věnujeme práci na designu nebo marketingové strategii.”

– Shawn Bahlmann, vedoucí studia ve společnosti M-Four.

Řídit město se 180 000 obyvateli, udržet všechny na stejné vlně, sledovat termíny pro mnoho lidí a projektů a spolupracovat, protože budovy oddělení byly fyzicky rozptýleny po celém městě, bylo náročné. Zásadní e-maily se navíc skrývaly na dně schránky, takže bylo těžké stanovit priority zpráv. Přenesení 40 oddělení radnice do systému Asana pomohlo efektivněji a lépe organizovat práci a spolupráci mezi týmy.

Vliv systému Asana

• Odhaduje se, že díky přechodu z e-mailu na komentáře v Asaně ušetříme ročně 295 pracovních dnů u 400 zaměstnanců.
• Zrychlení procesu jmenování členů městských, státních a místních rad o 30 %, což ušetřilo 15 dní na jedno jmenování.
• Vytvořil centrální archiv interakcí obyvateli, aby bylo možné rychle poskytovat služby a rozpoznat trendy v komunitě.

“Jakmile jsme nastoupili do úřadu, bylo jasné, že se toho v obecní samosprávě děje hodně. Na chodbách probíhalo mnoho schůzek a projektů napříč odbory. Asana nám umožňuje vzájemně se informovat a zůstat efektivní.”                                                       – Theresa Agonia, vedoucí oddělení vnějších vztahů

Státní podnik “Lékařské zásobování Ukrajiny” je národní agentura, která zajišťuje centralizovaný nákup kvalitních léčiv a zdravotnických prostředků na náklady státního rozpočtu. Po zvolení projektového přístupu k práci se společnost potýkala s problémem nedostatečně efektivního řízení. Všechny údaje o aktuálních projektech byly rozptýleny na různých místech a proces řízení nebyl centralizovaný. Postupem času přibývalo projektů a úkolů a tým potřeboval pro efektivní práci platformu pro řízení pracovních postupů. Výběr Asany ovlivnil koordinaci práce mezi různými odděleními, rychlost přípravy analýz sledování zakázek, kvalitu řízení úkolů IT oddělení a schopnost používat pro ně metodiku Scrum a porozumění milníkům úkolů.

Vliv systému Asana

• 80 z 90 zaměstnanců používá projektový nástroj;
• Doba sběru analytických dat se zkracuje z 1 dne na 1 hodinu;
• Na procesech zadávání veřejných zakázek pracují v Asaně současně 4 oddělení podniku.

“Transparentní zadávání zakázek vždy znamená transparentní procesy a Asana je jedním z nástrojů, které nám s tím pomáhají. ”