search
  1. Cloudfresh
  2. Produkty Asana
  3. Asana pro státní správu

Asana pro státní správu

Asana — це платформа для керування роботою, яка дозволяє урядовим установам ефективно співпрацювати над різними проектами та процесами в командах будь-якого розміру. За допомогою Asana ви можете налаштувати всі процеси та автоматизувати ручні завдання, одночасно зменшуючи помилки та ручну роботу, яка зазвичай затримує своєчасне завершення проекту. Ви можете віддалено керувати своєю роботою та ефективно співпрацювати з будь-якого місця. За допомогою цього інструменту ви можете планувати, організовувати та керувати роботою вашої команди від початку до кінця. Ви також можете координувати командні завдання, щоб кожен знав, хто що робить, обмінюватися відгуками, файлами та оновленнями статусу та отримувати повний огляд роботи.

Asana pro státní správu

Proč používat Asanu?

Asana je platforma pro správu práce, která umožňuje vládním agenturám efektivně spolupracovat na různých projektech a procesech mezi týmy všech velikostí. Všechna data jsou zabezpečena v cloudu a shromážděna na jednom místě. Asana umožňuje nejproduktivnější způsob spolupráce a řízení projektů, stejně jak koordinaci, škálování a reportování.

Pomocí služby Asana můžete nastavit všechny procesy a automatizovat manuální úkoly a zároveň omezit chyby a ruční práci, která obvykle zpožďuje včasné provedení projektu. Monitorování a sledování postupu práce ze všech úhlů pohledu umožní vaší organizaci udržet práci na správné cestě a okamžitě řešit problémy.

Jak používat Asanu?

Asana je robustní volbou pro jakýkoli pracovní postup a nabízí vše, co potřebujete k plnění pracovních plánů. Představujeme řešení pracovních postupů Asana, která by mohla být relevantní pro vaší organizaci.

 

Práce na dálku

S aplikací Asana můžete spravovat svou práci na dálku a efektivně spolupracovat odkudkoli.

  • Udržujte svou práci na dálku organizovanou pomocí služby Inbox
  • Zvýšení viditelnosti týmu přidáním úkolů do více projektů
  • Zlepšení komunikace v týmu na dálku pomocí aktualizací stavu
  • Nastavení jasných priorit pro váš tým pomocí vlastních polí
  • Centralizace práce v aplikaci Moje úkoly

Práci na dálku můžete také rychle zahájit pomocí některé z předpřipravených šablon aplikace Asana nebo pomocí importu CSV, který umožňuje snadný import dat do jakéhokoli projektu. Můžete také použít vzdálené integrace pro připojení služeb, které převážně používáte, k aplikaci Asana.

 

Řízení projektů

Pomocí tohoto nástroje můžete plánovat, organizovat a řídit práci svého týmu od začátku do konce. Můžete také koordinovat týmové úkoly, aby každý věděl, kdo co dělá, sdílet zpětnou vazbu, soubory a aktualizace stavu a získat kompletní přehled o práci.

 

Sledujte svůj pokrok. Získávejte aktualizace stavu v reálném čase, spouštějte přehledy a další informace.

 Zlepšete spolupráci. Snadno najdete všechny důležité věci, jako jsou plány a podrobnosti projektu a další.

 Dodržujte plán. Stanovte si cíle a priority úkolů.

Zjednodušte komunikaci. Udržujte konverzaci s kolegy z týmu, klienty a dodavateli na jednom místě, aby všichni měli o projektu stejný přehled.

 

Řízení projektů v aplikaci Excel

V dnešní době mnoho vládních organizací, a nejen jich, pokračuje v práci v Excelu, který často vyžaduje pokročilé znalosti této aplikace. K úspěšnému řízení týmů a plnění projektových úkolů by vám však pomohlo, kdybyste ovládali více než jen tabulkový procesor Excel.

Se správou projektů Asana můžete používat předpřipravené šablony, abyste trávili méně času promýšlením plánu, mapovat časové plány projektů, plánovat úkoly, získat jasný přehled o tom, kdo co dělá, používat časovou osu a přestat ručně sestavovat kalendář. Kromě toho můžete v Asaně sledovat úkoly a dostávat upozornění na jejich průběh nebo dokončení, přímo je komentovat, přidávat termíny plnění, pověřené osoby atd.

 

Nejlepší organizace

Pomocí organizačních nástrojů Asana můžete zvýšit produktivitu svého týmu vytvořením prostředí pro spolupráci, které je snadno ovladatelné. Vytváření úkolů s termíny plnění a připomenutími, nejvyšší úroveň týmové komunikace a spolupráce, týmové a projektové kalendáře jsou možné díky aplikaci Asana.

Ujasněte plány pro všechny.

 Sledujte své priority a získejte jasný přehled o své práci.

 Uspořádejte si práci podle svých představ: od seznamů po nástěnky.

Zjednodušte své pracovní postupy vytvořením vlastních šablon a ušetřete čas pro budoucí projekty.

 

K přehlednému uspořádání práce můžete využít také seznamy úkolů, automatizaci úkolů, požadavky na práci, cíle a milníky organizace a agendy schůzek v aplikaci Asana.

 

Agilní řízení a tabule Kanban

Asana je dokonalý nástroj pro agilní správu agilních projektů a scrumových sprintů. Pomocí softwaru pro agilní správu vytvořeného pro váš tým můžete spolupracovat od vlastních nástěnek až po časové plány, abyste se mohli rychle pohybovat a dosahovat výsledků.

 

  • Sledování spuštění a iterací. Pomocí nástroje Asana můžete plánovat spuštění, sdílet aktualizace týmu, poskytovat zpětnou vazbu k maketám a včas spustit finální projekt.
  • Zjednodušte agilní projektové procesy a plány sprintů. Pro vizualizaci celého projektu od začátku do konce můžete použít tabule Kanban. Jedná se o formu vizuálního řízení projektů, která umožňuje zakreslit projekty a pracovní postupy pomocí sloupců a karet. Pomocí tabulí Kanban můžete snadno plánovat pracovní postupy, zjistit, jak si práce vede v reálném čase a řešit některé nedodělky.
  • Efektivní komunikace s týmem. V týmových konverzacích můžete klást otázky nebo psát komentáře. Asanu navíc můžete integrovat do svých stávajících komunikačních nástrojů.

 

 

Klíčové vlastnosti a výhody

Asana nabízí různé virtuální nástroje pro vytváření propojených procesů, dodržování termínů, nastavování cílů a pokročilé reportování.

Tvůrce pracovních postupů

Pomocí nástroje Workflow Builder můžete propojit všechny a všechno na jednom místě. Teno nástroj umožňuje více členům týmu nastavovat procesy, vykazovat jejich průběh sdílet je napříč týmy. Dokáže také přizpůsobit pracovní postupy tak, aby se vyvíjely spolu s vaším týmem, takže můžete rychle zlepšovat postup práce.

Časová osa

Pomocí nástroje Timeline neboli Časové osy můžete vytvářet plány projektů, které vás udrží v souladu s harmonogramem, a sdílet je se svým týmem, aby byli všichni se vším seznámeni. Pomocí časové osy můžete identifikovat možné problémy a odstranit je dříve, než nastanou. Vidíte také souvislosti mezi všemi úkoly a termíny.

Hlášení

Pomocí různých ovládacích panelů, grafů a tabulek můžete vizualizovat a měřit svůj pokrok napříč týmy a projekty a co nejrychleji řešit případné nedostatky.

Formuláře

Pomocí Forms můžete odesílat a spravovat své požadavky z jednoho místa. Standardní proces přijímání žádostí se zjednoduší, když jsou vaše požadavky automatizovány a odeslány správným lidem a projektům bez další manuální práce a ztráty času.

Cíle

Asana pro státní správu vám pomůže rozumně propojit všechny cíle vaší agentury s pracovním procesem, abyste mohli dělat správné věci a určovat priority práce podle vaší strategie. Nastavení cílů v aplikaci Asana sníží konflikty vašich týmů a umožní jim pohybovat se jedním směrem.

Automatizace

S tímto nástrojem nemusíte trávit čas ruční prací, protože všechny tyto úkoly lze automatizovat. Asana vám navrhuje vytvořit spolehlivé procesy odolné proti chybám, takže ušetříte čas na důležitější problémy a budete mít jistotu, že všichni dodržují správné kroky.

Kalendář

Pomocí sdíleného týmového kalendáře mohou týmy snadno plánovat, řídit a vizualizovat svou práci. S kalendářem Asana můžete přepínat mezi kalendáři a seznamy, vidět, na čem týmy pracují a integrovat Asanu s dalšími plánovacími nástroji, například s kalendáři Google, iCal a Outlook.

Pracovní zátěž

Asana Workload vám umožní zajistit, aby žádný z vašich pracovníků nebyl přetížen. Pomocí této funkce můžete řídit pracovní zátěž svého týmu v reálném čase a získat kompletní přehled o kapacitě všech pracovníků na první pohled. Úkolům můžete přiřadit hodnotu, například hodiny nebo body, abyste odhadli úsilí, které vyžadují a efektivně tak vyvažovali práci své agentury.

Důvěra a bezpečnost

Milion týmů důvěřuje Asaně ve 190 zemích světa. Je známá především svou ochranou dat, spolehlivostí, ochranou soukromí prostřednictvím infrastruktury a správy dat a dodržováním globálních a regionálních standardů.

 

Zabezpečení

Společnost Asana používá k ochraně vašich dat přístup “security-by-design”, protože vytvořila platformu podle nejlepších postupů pro vysoce dostupné, škálovatelné a bezpečné cloudové aplikace.

 

  • Bezpečnostní infrastruktura

Přístup společnosti Asana k zabezpečení zahrnuje protokoly, jako je hashování hesel, rutinní hodnocení zabezpečení, přístup s nejmenšími právy, vývoj softwaru zaměřený na bezpečnost a veřejný program odměn za chyby.

 

  • Provozní bezpečnost

Tým zabezpečení informací společnosti Asana průběžně zavádí nové bezpečnostní kontroly a monitoruje platformu, zda nedochází ke škodlivým aktivitám ve fyzických datových centrech, sítích a IT zařízeních.

 

Spolehlivost

Asana nabízí úplnou transparentnost stavu a výkonu systému.

  • Doba provozu a dostupnost

Asana nabízí nepřetržitou prioritní podporu a poskytuje transparentní informace o stavu platformy v reálném čase i v minulosti.

 

  • Kontinuita

Investice společnosti Asana do infrastruktury zajištují denní a regionální zálohování a postup obnovy pro obnovení služeb v případě nevyhnutelných poruch.

 

Ochrana soukromí

 

  • Ochrana soukromí

Asana poskytuje ovládací prvky pro správce přímo v produktu a možnost definovat, které aplikace třetích stran jsou vašemu týmu přístupné.

 

  • Správa dat

Asana umožňuje exportovat a odstraňovat data na úrovni organizace a automatizovat export celé domény prostřednictvím rozhraní API.

 

  • Pobytová data

Asana nabízí globální možnosti rezidentury dat, abyste měli větší kontrolu nad tím, kde jsou data uložena.

 

Certifikace a osvědčení

Kritéria důvěryhodných služeb SOC 2 (typ 2) Bezpečnost, dostupnost a důvěrnost

Přehled kontrol organizace služeb SOC 3

ISO/IEC 27001:2013 Globální norma pro systémy řízení bezpečnosti informací

GDPR Ochrana údajů a práva subjektů údajů pro obyvatele EU

CCPA Práva na ochranu soukromí a ochrana spotřebitele pro obyvatele Kalifornie

Pravidlo o ochraně soukromí GLBA a pravidlo o ochranných opatřeních pro finanční instituce

FERPA Práva na ochranu osobních údajů a záznamů o vzdělávání

Integrace aplikací

S aplikací Asana můžete mít všechny své oblíbené nástroje na jednom místě a mít vše propojené v jednom sdíleném pracovním prostoru. Nemusíte se tedy vzdávat svých stávajících aplikací. Integrací s aplikací Asana byste z nich měli získat více a zvýšit tak svou pracovní produktivitu.

Rozhraní Asana API

Spolupráce mezi týmy a nástroji funguje nejlépe, když jsou všichni synchronizovaní a procesy probíhají snadno a bez tření. Proto máme API Asana: je to platforma, která zajišťuje, že všechny vaše informace jsou aktuální a že vaše týmy jsou efektivní a v obraze.

Rozhraní Asana API je rozhraní poskytující programový přístup k velké části dat v systému. Umožňuje snadnou komunikaci z různých prostředí: nástrojů příkazového řádku, miniaplikací, a dokonce i samotného panelu URL prohlížeče. Rozhraní API systému Asana tedy poskytuje softwaru a skriptům možnost číst informace ze systému Asana, zadávat informace z prostředí mimo systém Asana a automaticky reagovat na změny.

Приклади та кейси

Městská rada Manchesteru
Město Providence
Medical Procurement of Ukraine

Návrhářské studio Manchesteru City ušetří díky aplikaci Asana více než 2 pracovní dny na kampaň

Městská rada Manchesteru je klasickým příkladem “práce na práci”. Mluvíme zde o přípravě každoročních přehlídek, vánočních trzích, masové oslavě nazvané Manchester Day a dalších místních akcích. Oddělení komunikace městské rady Manchesteru a M-Four, její interní designové a reklamní studio, které bylo zodpovědné za přípravu těchto akcí a celoměstských komunikačních kampaní, byly zvyklé dělat vše na papíře. Vzhledem k potřebě přejít na digitální podobu, aby se proces změnil rychleji a hospodárněji, integrovali do systému Asana.

Vliv systému Asana

  • Úspora 2-3 dnů na administrativní práci na jednu událost nebo kampaň
  • Přechod na bezpapírový systém, méně nepořádku, chaosu a ztracené práce.
  • Zlepšení morálky a angažovanosti zaměstnanců díky nové možnosti pracovat na dálku.

“Čas, který ušetříme na administrativě, nyní věnujeme práci na designu nebo marketingové strategii.”

– Shawn Bahlmann, vedoucí studia ve společnosti M-Four.

Сторінка доступна українською мовою: Перейти