Asana для державних організацій

• Завдання: Розбивайте комплексні проєкти на невеликі частинки з чіткими термінами виконання.
• Проекти: Організовуйте завдання та виконуйте роботу разом у спільному хабі.
• Кастомні поля: Додавайте мітки до завдань, щоб сортувати, фільтрувати та автоматично створювати звіти про роботу.
• Оновлення статусів: Генеруйте оновлення проєктів за лічені хвилини за допомогою автоматизації.

• Дошка: Відстежуйте роботу по етапах за допомогою дошки Kanban.
• Список: Фіксуйте кожен крок у проєкті від початку до кінця за допомогою списків справ.
• Хронологія: Створюйте часову шкалу проекту за лічені секунди, щоб візуалізувати, де робота починається, закінчується і перетинається.
• Календар: Плануйте завдання в календарі, щоб виявити прогалини та накладки у вашому графіку.
• Gantt: встановіть цільовий графік і відстежуйте, як ваш прогрес узгоджується з ним.

• Цілі: Зв’яжіть роботу кожної команди з цілями всієї компанії.
• Дашборди звітності: Візуалізуйте стан роботи вашої команди за допомогою графіків та інсайтів у реальному часі.
• Портфоліо: Відстежуйте пов’язані проекти та співпрацю між командами.

• Правила: Автоматизуйте рутинні завдання, щоб виконувати більше, швидше.
• Шаблони: Стандартизуйте найкращі методи роботи вашої команди за допомогою готових посібників для проектів і завдань.
• Пакети: Легко створюйте, застосовуйте та оновлюйте процеси в проектах в одному місці.
• Форми: Зробіть так, щоб інші користувачі могли запросити роботу, та заздалегідь отримайте детальну інформацію, що потрібна вашій команді.

• Робоче навантаження: Дізнавайтеся, наскільки зайнята ваша команда, щоб швидко перерозподілити роботу.
• Відстеження часу: Вимірюйте, скільки часу ви витрачаєте на роботу, щоб планувати необхідний час.

• Розумні поля: Організовуйте проекти для підтримки міжфункціональної співпраці за допомогою автоматично згенерованих кастомних полів.
• Розумні підсумки: Отримуйте плани дій та основні моменти з розмов, завдань і коментарів без додаткових зустрічей.
• Розумний редактор: Пишіть чіткіші, переконливіші відповіді, які задають правильний тон.

• Консоль адміністратора: керуйте налаштуваннями для всієї організації в одному місці.
• Пакет аудиту: отримуйте доступ до API, які підтримують інтеграцію, щоб забезпечити безпеку та відповідність вашій організації.
• Безпека даних: повністю контролюйте експорт або видалення своїх даних Asana.

Міська рада Манчестера була класичним прикладом «роботи заради роботи». Тут ми говоримо про підготовку щорічних парадів, різдвяних ярмарків, масового святкування Дня Манчестера та інших місцевих подій. Департамент комунікацій міської ради Манчестера та M-Four, їхня власна студія дизайну та реклами, які відповідали за організацію цих заходів та загальноміських комунікаційних кампаній, робили все це на папері. Через необхідність перейти на цифрові технології, щоб зробити процес швидшим і з меншими витратами, вони інтегрували Asana.

Вплив Asana

• Економія 2–3 дні на роботі адміністратора для кожної події чи кампанії.
• Перехід на безпаперову систему з меншою кількістю безладу, хаосу та втраченої роботи
• Підвищення морального духу та залучення співробітників завдяки новій можливості працювати віддалено

«Час, який ми заощаджуємо на роботі адміністратора, тепер витрачається на роботу над дизайном чи маркетингову стратегію» – Шон Балман, менеджер студії M-Four.

Управляти містом із населенням 180 000 осіб, тримати всіх у курсі подій, відстежувати терміни роботи багатьох людей та проектів і при цьому працювати разом, враховуючи, що офісні будівлі фізично розкидані по всьому місту було дуже непросто. Крім того, важливі листи були приховані в нижній частині папки «Вхідні», тому було складно розставити пріоритети повідомлень. Інтегрування 40 відділів мерії з Asana допомогло більш ефективно та організовано керувати роботою та кооперацією між командами.

Вплив Asana

• Заощаджено близько 295 робочих днів на рік для 400 співробітників, які використовують Asana, в основному завдяки переходу з електронної пошти на використання коментарів Asana.
• Прискорений процес призначення членів міських, державних та місцевих рад на 30%, що дозволило заощадити 15 днів на кожному призначенні.
• Створено центральний архів взаємодій із жителями, щоб забезпечити швидке обслуговування та відстежувати тенденції у спільноті.

«Щойно я вступив на посаду, стало ясно, що в муніципальному управлінні відбувається так багато всього. Було багато зустрічей та проектів у різних відділах. Asana дозволяє нам тримати один одного в курсі та залишатися ефективними». – Тереза ​​Агонія, начальник відділу зовнішніх зв’язків.

Державне підприємство «Медичні закупівлі України» є національним агентством, яке забезпечує централізовану закупівлю якісних лікарських препаратів та виробів медичного призначення за рахунок коштів державного бюджету. Вибравши проектний підхід до роботи, компанія зіткнулася із проблемою відсутності ефективного управління. Всі дані про реальні проекти були розкидані по різних місцях, а процес управління не був централізованим. Згодом проектів і завдань ставало дедалі більше й у ефективної роботи команді була потрібна платформа управління робочими процесами. Вибір Asana вплинув на координацію роботи між різними відділами, швидкість підготовки аналітики з відстеження закупівель, якість управління завданнями ІТ-відділу та вміння використовувати для них методологію Scrum для розуміння етапів завдань.

Вплив Asana

• 80 із 90 співробітників використовують проектний інструмент;
• Час збору аналітики скорочується з 1 дня до 1 години;
• 4 відділи на підприємстві одночасно працюють у Asana над процесами закупівель.

“Прозорі закупівлі завжди означають прозорі процеси, і Asana – один з тих інструментів, які допомагають нам у цьому”.