Jak IntellectEU zunifikowało współpracę i bezpieczeństwo dzięki Google Workspace

💬 „Co zrobić, gdy zespół rośnie szybciej niż narzędzia, których używa?”

IntellectEU zdecydowało się rozwiązać ten problem u źródła i wspólnie z Cloudfresh stworzyło przestrzeń pracy, w której wszystko po prostu działa. Połączone, bezpieczne i gotowe na przyszłe wyzwania.

Dynamiczny wzrost i rozproszona współpraca

Od skromnych początków jako fintechowy startup, IntellectEU błyskawicznie się rozwinęło — w ciągu zaledwie kilku miesięcy zespół przekroczył 250 pracowników rozsianych po wielu strefach czasowych i działach. Ambicje firmy były jasne: budowa solidnej automatyzacji rynków kapitałowych, narzędzi płatniczych opartych na blockchainu oraz rozwiązań regulacyjnych dla instytucji finansowych.

Jednak wewnętrznie współpraca była rozproszona. Pracownicy mierzyli się z tzw. silosami:

• E-maile i kalendarze funkcjonowały na różnych platformach
• Pliki były przechowywane w wielu miejscach przy ograniczonej widoczności
• Nowi pracownicy musieli samodzielnie kompletować swój zestaw narzędzi
• Administratorzy nie mieli jasności co do tego, kto ma dostęp do jakich danych
• Polityki bezpieczeństwa istniały, ale nie były spójne we wszystkich zespołach

Aby wspierać dalszy rozwój, IntellectEU potrzebowało skonsolidować swoje narzędzia w jedną, bezpieczną i dobrze ustrukturyzowaną przestrzeń pracy. Nie chodziło o więcej oprogramowania, ale o odpowiednie komponenty współpracujące ze sobą. Właśnie wtedy wkroczyła firma Cloudfresh.

Workspace dopasowany do realnej pracy zespołów

Od samego początku skupialiśmy się na budowie czegoś, co faktycznie pasuje — nie tylko technicznie, ale i funkcjonalnie. Cloudfresh ściśle współpracowało z IntellectEU, aby zaprojektować transformację, która szanuje dotychczasowy rytm pracy zespołów, jednocześnie robiąc miejsce na to, co nadejdzie.

Dopasowanie strategiczne i precyzyjne licencjonowanie

Zamiast wdrażać standardowy pakiet Google Workspace, Cloudfresh przypisało odpowiednie edycje usługi do konkretnych ról, procesów i wymogów regulacyjnych. Dzięki temu IntellectEU płaci tylko za potrzebne funkcje, zachowując przestrzeń na przyszłą rozbudowę.

Zunifikowany ekosystem

Wspólnie wprowadziliśmy Gmaila, Drive, Dokumenty, Arkusze i Meet do codziennego użytku — we wszystkich działach i strefach czasowych. Zespoły mogły w końcu współdzielić pliki, edytować je w czasie rzeczywistym i spotykać się w jednej, znajomej przestrzeni. Praca nabrała wspólnego tempa.

Bezpieczeństwo zaprogramowane od podstaw

Cloudfresh rozpoczęło od audytu bezpieczeństwa Google Workspace, aby zidentyfikować luki w kontroli dostępu i zarządzaniu danymi. Na podstawie tych ustaleń:

• Weryfikacja dwuetapowa (2SV) została wdrożona w całej organizacji, a jej status jest monitorowany przez raporty administratora.
• Polityki zapobiegania utracie danych (DLP) zostały skonfigurowane tak, aby wykrywać i ograniczać udostępnianie danych osobowych oraz finansowych w Gmailu i na Dysku.
• Panele administracyjne zostały dopracowane, by wyświetlać logi audytowe — zapewniając pełny nadzór nad przepływem wrażliwych informacji.

Sprawna migracja bez ryzyka

E-maile, kalendarze i zawartość Dysku były przenoszone etapami. Każdy krok był weryfikowany, bez przerw w pracy i niespodzianek. Struktura domen, aliasy i przyzwyczajenia zespołów pozostały nienaruszone.

Zarządzanie wpisane w strukturę

Uprawnienia odzwierciedlają teraz realną strukturę IntellectEU: według zespołu, lokalizacji i poziomu poufności danych. Dyski współdzielone, prawa administratora i reguły DLP ewoluują wraz z firmą.

Efekty wdrożenia

Krok po kroku wszystko zaczęło do siebie pasować, a konfiguracja dotrzymała kroku tempu rozwoju IntellectEU.

Zespoły są bliżej, nawet pracując zdalnie

Praca odbywa się teraz „na żywo”. Jeden dokument, jedna wersja, wiele osób — wspólne tworzenie, myślenie i podejmowanie decyzji. Narzędzia stały się naturalnym tłem wspierającym kreatywność.

Mniejszy stos technologiczny, większa moc

Rezygnacja ze zbędnych narzędzi i konsolidacja wszystkiego w Google Workspace oznaczała uwolnienie budżetu i optymalizację operacji IT. Te oszczędności napędzają teraz innowacyjne projekty, takie jak pilotaże AI czy nowe moduły płatnicze.

Bezpieczeństwo, które wspiera, a nie ogranicza

Weryfikacja dwuetapowa i DLP nie są uciążliwymi dodatkami — są integralną częścią systemu. Administratorzy widzą co i gdzie jest udostępniane, użytkownicy współpracują bez obaw, a zgodność z przepisami staje się standardem.

Lepszy start dla każdego nowego pracownika

Nowi członkowie zespołu nie muszą błądzić. Dokumenty, szablony i dostęp do narzędzi czekają na nich od pierwszego dnia, prowadząc ich prosto do celu.

AI obecne w codziennych zadaniach

Gemini AI już działa — sugeruje treści, podsumowuje rozmowy i pomaga porządkować Dokumenty. IntellectEU planuje teraz głębszą integrację AI w Arkuszach, na Dysku oraz w procesach przygotowywania ofert.

Dlaczego IntellectEU wybrało Cloudfresh?

Cloudfresh dostarczyło znacznie więcej niż tylko techniczne wdrożenie:

• Słuchanie to podstawa: doradzamy w oparciu o Twój proces pracy, a nie nasz.
• Tempo ma znaczenie: przyspieszamy lub stabilizujemy działania zgodnie z rytmem IntellectEU.
• Zostajemy na długo po wdrożeniu: wspieramy systemy, zespoły i administratorów, rosnąc razem z klientem.

O Cloudfresh

Współpraca z globalnym partnerem Google Cloud Premier Partner, takim jak Cloudfresh, sprawia, że Google Workspace dostarcza wartość tam, gdzie liczy się ona najbardziej — w codziennej pracy.

Dzięki konsultingowi i wdrożeniom Google Workspace nasi eksperci dopasowują narzędzia do realnego stylu pracy zespołów. Onboarding trwa krócej, a codzienne zadania przebiegają bez zbędnych tarć.

Usługi migracji Google Workspace od Cloudfresh pozwalają na przeniesienie danych bez ich utraty i przerw w działaniu firmy. Poczta, pliki i kalendarze są migrowane bezpiecznie w tle, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na swoich celach.

Poprzez konsulting i szkolenia z Gemini dla Google Workspace nasi specjaliści zamieniają AI w praktyczne narzędzie oszczędzające czas. Skracamy proces tworzenia szkiców, researchu i przygotowań, pomagając zespołom działać szybciej i pewniej.

Audyt bezpieczeństwa Google Workspace przeprowadzany przez naszych ekspertów precyzyjnie wskazuje ryzyka i luki w dostępie. Zyskujesz jasny wgląd w to, co wymaga uwagi, silniejszą ochronę danych firmowych i łatwiejsze zarządzanie zgodnością.

Razem usługi profesjonalne Cloudfresh zapewniają pełne doświadczenie Google Workspace — takie, w którym zespoły pracują w skupieniu, dane są chronione, a współpraca nadąża za wzrostem Twojego biznesu.