Як IntellectEU об’єднали спільну роботу та безпеку у Google Workspace

💬 Що робити, коли команда росте швидше, ніж інструменти, які вони використовують в роботі?

IntellectEU вирішили розв’язати цю проблему кардинально  і разом із Cloudfresh побудували робочий простір, де все працює злагоджено. Єдина екосистема, надійний захист і готовність до нових викликів.

Виклики стрімкого зростання

Зі статусу фінтех-стартапу IntellectEU швидко перетворилися на великого гравця. За лічені місяці штат перевищив 250 співробітників у різних часових поясах і департаментах. Амбіції компанії були чіткими: розробка потужної автоматизації ринків капіталу, платіжних інструментів на базі блокчейну та рішень регуляторного рівня для фінансових установ.

Проте всередині компанії взаємодія була розрізненою. Співробітники стикалися з низкою перешкод:

• Електронна пошта та календарі працювали на різних платформах.
• Файли зберігалися в багатьох місцях, що обмежувало видимість даних.
• Новим співробітникам часто доводилося самостійно складати свій робочий стек по частинах.  
• Адміністратори не мали чіткого розуміння того, хто і до чого має доступ.
• Політики безпеки існували, але не були уніфікованими для всіх команд.

Щоб підтримувати подальший розвиток, IntellectEU потребували об’єднати інструменти в єдиний безпечний і структурований простір. Компанії було потрібне не просто нове ПЗ, а правильне поєднання компонентів. Саме тут до справи долучилися Cloudfresh.

Робочий простір, адаптований під реальні процеси

Від самого початку пріоритетом було створення системи, яка б ідеально відповідала не лише технічним вимогам, а й ритму роботи. Cloudfresh тісно співпрацювали з IntellectEU, щоб розробити трансформацію, яка враховує звички команд і водночас відкриває можливості для впровадження інновацій..

Стратегічна відповідність та точність ліцензування

Замість впровадження стандартного пакета Google Workspace, екперти Cloudfresh підібрали відповідні тарифні плани згідно з ролями, робочими процесами та регуляторними вимогами. Це гарантувало, що IntellectEU платитимуть лише за необхідні функції, зберігаючи потенціал для масштабування.

Єдина екосистема

Разом ми впровадили Gmail, Drive, Docs, Sheets та Meet у щоденну роботу всіх департаментів. Команди нарешті отримали можливість спільно редагувати документи, проводити зустрічі та організовувати процеси у знайомому та зручному середовищі. 

Безпека, закладена у фундамент

Команда Cloudfresh розпочала з аудиту безпеки Google Workspace, щоб виявити прогалини в управлінні доступом і роботі з даними. На основі результатів було впроваджено:

• Двоетапну перевірку (2SV), яку зробили обов’язковою для всієї організації з моніторингом через адміністративні звіти.
• Політики запобігання витоку даних (DLP) для виявлення та обмеження поширення конфіденційної фінансової та регуляторної інформації в Gmail і Drive.
• Налаштування панелей адміністратора для відстеження логів аудиту та активності спільного доступу, що забезпечило контроль над потоками даних.

Безперебійна міграція без ризиків

Пошту, календарі та контент із Drive переносили поетапно. Кожна хвиля міграції проходила перевірку, що дозволило уникнути збоїв чи несподіванок. Структура домену, аліаси та робочі процеси залишилися незмінними.

Управління як частина дизайну

Тепер дозволи чітко відображають структуру IntellectEU: за командами, локаціями та рівнями конфіденційності. Спільні диски, доступи адміністраторів і правила DLP оновлюються разом із розвитком компанії.

Що змінилося після впровадження

Крок за кроком процеси ставали чіткішими, а налаштування почали повністю відповідати темпам зростання IntellectEU.

Команди стали ближчими, попри відстань

Тепер робота відбувається в реальному часі. Один документ, одна версія, спільні обговорення та рішення. Інструменти стали непомітними помічниками, що стимулюють креативність і командний дух.

Легший ІТ-стек – більше можливостей

Відмова від зайвих інструментів та консолідація в Google Workspace допомогли оптимізувати бюджет та ІТ-операції. Ці заощадження тепер спрямовуються на інноваційні проєкти – IntellectEU інвестує в пілотні AI-рішення, нові платіжні модулі та ініціативи з розвитку бізнесу.

Безпека, що допомагає, а не заважає

Двоетапна перевірка та DLP – це не просто додатки, а вбудовані елементи системи. Адміністратори бачать усі процеси, користувачі працюють упевнено, а відповідність стандартам стала нормою.

Кращий старт для кожного новачка

Новим співробітникам більше не потрібно самотуж шукати інформацію . Документи, шаблони та доступи готові з першого дня, що допомагає швидше влитися в роботу.

Штучний інтелект у дії

Gemini AI уже активно працює – пропонує чернетки текстів, підсумовує розмови та допомагає автоматично впорядковувати документи в Docs. Тепер IntellectEU планує глибше інтегрувати ШІ в роботу з Sheets, Drive і процеси підготовки пропозицій.

Чому IntellectEU обрали Cloudfresh

Cloudfresh надали підтримку, що виходить за межі звичайного впровадження:

• Ми вміємо слухати: адаптуємо рішення під ваші процеси, а не навпаки.
• Тримаємо темп: ми прискорюємося або тримаємо ритм у синхроні з IntellectEU.
• Залишаємося поруч: підтримуємо системи, команди та адміністраторів довгий час після запуску.

Про Cloudfresh

Співпраця з глобальним Premier-партнером Google Cloud, таким як Cloudfresh, гарантує, що Google Workspace приноситиме максимальну користь у щоденній роботі.

Завдяки консалтингу та впровадженню Google Workspace наші експерти налаштують інструменти відповідно до реальних потреб ваших команд. Це скорочує час на адаптацію та спрощує виконання щоденних завдань.

Послуги Cloudfresh із міграції в Google Workspace дозволяють перенести дані без втрат, простоїв чи зупинки бізнес-процесів. Пошта, файли та календарі переміщуються у фоновому режимі, щоб ваші фахівці не відволікалися від роботи.

Через консалтинг і навчання з Gemini для Google Workspace ми перетворюємо ШІ на реальний інструмент для економії часу. Це допомагає швидше готувати тексти, проводити дослідження та працювати впевненіше.

Аудит безпеки Google Workspace від наших спеціалістів допоможе виявити ризики та прогалини в управлінні доступом. Ви отримаєте чітке розуміння ситуації, надійний захист корпоративних даних і зручну систему контролю за відповідністю стандартам.

Разом професійні сервіси Cloudfresh забезпечують повноцінний досвід використання Google Workspace, де команди зосереджені на важливому, дані захищені, а інструменти для співпраці встигають за розвитком вашого бізнесу.