Jak IntellectEU sjednotila spolupráci a zabezpečení pomocí Google Workspace

💬 „Co dělat, když váš tým roste rychleji, než s čím dokáží vaše nástroje držet krok?“

Společnost IntellectEU se rozhodla vyřešit tento problém přímo u zdroje. S pomocí Cloudfresh vybudovala pracovní prostředí, kde vše jednoduše funguje — propojeně, bezpečně a s výhledem do budoucna.

Rychlý růst a roztříštěná spolupráce

Od svých začátků jako fintech startup se IntellectEU bleskově rozrostla a během několika měsíců překročila hranici 250 zaměstnanců v mnoha časových pásmech a odděleních. Růstové ambice firmy byly jasné: budovat robustní automatizaci pro kapitálové trhy, platební nástroje založené na blockchainu a řešení splňující přísné regulace pro finanční instituce.

Vnitřní spolupráce však byla roztříštěná a zaměstnanci naráželi na informační sila:

• E-maily a kalendáře fungovaly na různých platformách
• Soubory byly ukládány na více místech s omezeným přehledem
• Noví zaměstnanci si museli své nástroje často pracně skládat dohromady
• Administrátoři neměli jasný přehled o tom, kdo má k čemu přístup
• Bezpečnostní pravidla existovala, ale nebyla napříč týmy konzistentní

Pro podporu dalšího rozvoje potřebovala IntellectEU sjednotit své nástroje do jednoho bezpečného a dobře strukturovaného prostředí. Cílem nebylo pořídit více softwaru, ale zajistit, aby ty správné komponenty spolupracovaly. A v ten moment nastoupil Cloudfresh.

Pracovní prostředí navržené pro skutečné potřeby týmů

Od samého počátku byl kladen důraz na vytvoření něčeho, co bude skutečně vyhovovat — nejen technicky, ale i procesně. Cloudfresh úzce spolupracoval s IntellectEU na návrhu transformace, která respektuje dosavadní způsob práce týmů a zároveň vytváří prostor pro budoucí rozvoj.

Strategické nastavení a přesné licencování

Namísto nasazení standardního balíčku Google Workspace Cloudfresh přiřadil konkrétní edice Workspace jednotlivým rolím, pracovním postupům a regulačním požadavkům. To zajistilo, že IntellectEU platí pouze za potřebné funkce a má prostor pro budoucí rozšíření.

Jednotný ekosystém

Společně jsme do každodenního provozu napříč odděleními a časovými pásmy zavedli Gmail, Disk, Dokumenty, Tabulky a Meet. Týmy mohou konečně sdílet, společně upravovat, scházet se a organizovat vše v jednom známém, propojeném prostoru. Práce začala odsýpat — společně.

Zabezpečení jako priorita od prvního dne

Cloudfresh zahájil spolupráci bezpečnostním auditem Google Workspace, aby identifikoval slabá místa v řízení přístupu, nakládání s daty a viditelnosti pro správce. Na základě těchto zjištění:

• Dvoufázové ověření (2SV) bylo vynuceno v celé organizaci a jeho přijetí bylo sledováno prostřednictvím administrátorských reportů.
• Zásady prevence ztráty dat (DLP) byly nastaveny tak, aby detekovaly a omezovaly sdílení osobních, finančních a regulačních údajů v rámci Gmailu a Disku.
• Administrátorské panely byly vyladěny pro zobrazování protokolů auditu a aktivit sdílení, což zajistilo dohled nad citlivými datovými toky.

Plynulá migrace bez rizik

E-maily, kalendáře a obsah Disku byly přesouvány ve vlnách. Každá fáze byla ověřena, bez přerušení nebo překvapení. Vše zůstalo konzistentní — struktura domény, aliasy i návyky týmů.

Správa zabudovaná v designu

Oprávnění nyní odrážejí skutečnou strukturu IntellectEU: podle týmu, lokality a úrovně citlivosti. Sdílené disky, práva správců a pravidla DLP jsou aktualizována podle toho, jak se firma vyvíjí.

Co se po implementaci změnilo

Všechno do sebe začalo zapadat a nastavení přesně odpovídalo tempu růstu IntellectEU.

Týmy jsou si blíž, i když pracují na dálku

Práce probíhá v reálném čase. Jeden dokument, jedna verze, více lidí — společné psaní, přemýšlení a rozhodování. Nástroje jsou přirozenou součástí práce, podporují týmového ducha a kreativitu.

Efektivnější provoz a vyšší výkon

Vypnutí nadbytečných nástrojů a sjednocení všeho do Google Workspace znamenalo uvolnění rozpočtu a optimalizaci IT operací. Tyto úspory nyní financují inovativní projekty — IntellectEU investuje do pilotních AI projektů, nových platebních modulů a iniciativ pro rozvoj podnikání.

Zabezpečení, které pomáhá, nebrzdí

Dvoufázové ověření a prevence ztráty dat nejsou jen doplňky — jsou pevnou součástí systému. Správci vidí, co se sdílí, uživatelé spolupracují s důvěrou a dodržování předpisů se stalo standardem.

Lepší start pro každého nového kolegu

Nováčci nemusí nic hádat ani se vyptávat. Jejich dokumenty, šablony a přístupy jsou připraveny od prvního dne a pracovní prostředí je vede k úspěchu.

AI jako součást každodenní práce

Gemini AI je již v akci — navrhuje texty, shrnuje konverzace a pomáhá s automatickou organizací dokumentů. Cílem IntellectEU je nyní začlenit AI hlouběji do Tabulek, Disku a procesů tvorby nabídek.

Proč si IntellectEU vybrala Cloudfresh

Cloudfresh dodal mnohem více než jen implementaci:

• Nejdříve nasloucháme: radíme na základě vašich procesů, ne našich.
• Na tempu záleží: zrychlujeme nebo držíme krok podle rytmu IntellectEU.
• Zůstáváme i po spuštění: podporujeme systémy, týmy i správce a rosteme společně.

O společnosti Cloudfresh

Spolupráce s globálním partnerem Google Cloud Premier Partner, jako je Cloudfresh, znamená, že Google Workspace přináší hodnotu tam, kde na tom záleží — v každodenní práci.

Díky konzultacím a implementaci Google Workspace naši odborníci přizpůsobí nástroje tomu, jak vaše týmy skutečně pracují. Onboarding trvá kratší dobu, adopce nástrojů se zlepšuje a každodenní úkoly provází méně překážek.

Služby migrace na Google Workspace od Cloudfresh vám umožní provést přechod bez ztráty dat, výpadků nebo přerušení provozu. E-maily, soubory a kalendáře se bezpečně přesouvají na pozadí, takže se týmy mohou po celou dobu transformace soustředit na svou práci.

Prostřednictvím konzultací a školení Gemini pro Google Workspace naši specialisté proměňují AI v praktického pomocníka. Gemini zkracuje čas strávený psaním konceptů, rešeršemi a přípravou, čímž pomáhá týmům postupovat rychleji a s větší jistotou.

Bezpečnostní audit Google Workspace pod vedením našich expertů odhalí rizika, mezery v přístupech a nedostatky v pravidlech. Získáte jasný přehled o tom, co vyžaduje pozornost, zajistíte lepší ochranu firemních dat a snadněji spravovatelné nastavení shody s předpisy.

Profesionální služby Cloudfresh vám dohromady poskytnou kompletní zkušenost s Google Workspace — prostředí, kde týmy pracují soustředěně, data zůstávají chráněna a vaše spolupráce drží krok s růstem vašeho podnikání.