Как IntellectEU объединили совместную работу и безопасность с помощью Google Workspace

💬 Что делать, если команда растет быстрее, чем возможности ваших инструментов?

IntellectEU решили устранить проблему в корне — и вместе с Cloudfresh создали рабочее пространство, где все работает как часы. Единая среда, защита данных и готовность к вызовам будущего.

Стремительный рост и фрагментация процессов

Начав как финтех-стартап, IntellectEU быстро масштабировались — всего за несколько месяцев штат превысил 250 сотрудников, работающих в разных часовых поясах и отделах. Цели компании были амбициозны: создание надежных систем автоматизации рынков капитала, платежных инструментов на базе блокчейна и решений регуляторного уровня для финансовых организаций.

Однако внутри компании взаимодействие было разрозненным. Сотрудники столкнулись с рядом барьеров:

• Почта и календари находились на разных платформах
• Файлы хранились в разных местах с ограниченным доступом
• Новичкам приходилось самостоятельно собирать рабочий инструментарий по частям
• У администраторов не было четкого понимания, кто и к чему имеет доступ
• Политики безопасности существовали, но не применялись единообразно во всех командах

Для дальнейшего развития IntellectEU требовалось объединить инструменты в единую, защищенную и структурированную среду. Нужно было не «больше софта», а правильные компоненты, работающие в связке. Именно здесь на помощь пришли Cloudfresh.

Рабочее пространство, адаптированное под реальные процессы

С самого начала фокус был на создании системы, которая бы органично вписалась в ритм компании. Cloudfresh тесно сотрудничали с IntellectEU, чтобы разработать план трансформации, который учитывал текущие привычки команд и создавал базу для будущего масштабирования.

Стратегическое соответствие и точность лицензирования

Вместо внедрения стандартного пакета Google Workspace, Cloudfresh сопоставили роли, рабочие процессы и регуляторные требования с подходящими редакциями Workspace. Это позволило IntellectEU платить только за нужные функции, сохраняя потенциал для расширения.

Единая экосистема

Совместными усилиями мы внедрили Gmail, Диск, Документы, Таблицы и Meet в ежедневную работу всех отделов. Команды наконец-то смогли обмениваться данными, совместно редактировать файлы и проводить встречи в едином пространстве. Процессы ускорились.

Безопасность как фундамент

Cloudfresh начали с аудита безопасности Google Workspace, чтобы выявить пробелы в контроле доступа и управлении данными. По результатам аудита:

• Двухэтапная аутентификация (2SV) стала обязательной для всей организации, а её соблюдение теперь отслеживается через админ-панель.
• Политики предотвращения утечки данных (DLP) были настроены для обнаружения и ограничения передачи персональных и финансовых данных в Gmail и на Диске.
• Панели мониторинга были детально настроены для отображения логов аудита и активности совместного доступа, обеспечивая контроль над потоками конфиденциальной информации.

Бесшовная миграция без рисков

Почта, календари и контент с Диска переносились поэтапно. Каждый шаг проверялся, что исключило простои и неприятные сюрпризы. Структура доменов, алиасы и привычки команд остались прежними.

Управление на уровне дизайна

Права доступа теперь отражают реальную структуру IntellectEU: по командам, локациям и уровням конфиденциальности. Общие диски, права администраторов и правила DLP обновляются по мере развития компании.

Результаты внедрения

Шаг за шагом все встало на свои места, и новая ИТ-инфраструктура полностью синхронизировалась с темпами роста IntellectEU.

Команды стали ближе, несмотря на расстояния

Работа теперь идет в режиме реального времени. Один документ, одна версия и совместное творчество нескольких человек. Инструменты стали «невидимыми», просто поддерживая командный дух и креативность.

Меньше инструментов — больше возможностей

Отказ от лишнего ПО и консолидация в Google Workspace высвободили бюджет и оптимизировали работу ИТ-отдела. Сэкономленные ресурсы теперь направляются на инновации: IntellectEU инвестируют в пилотные проекты ИИ и новые платежные модули.

Безопасность, которая помогает, а не мешает

Двухэтапная аутентификация и DLP — это не надстройки, а часть экосистемы. Администраторы видят, кто и чем делится, пользователи работают уверенно, а соблюдение комплаенса стало стандартом.

Легкий старт для новых сотрудников

Новичкам больше не нужно гадать, где искать информацию. Документы, шаблоны и доступы готовы с первого дня, помогая быстрее включиться в работу.

ИИ уже в деле

Gemini AI уже помогает составлять черновики текстов, резюмировать обсуждения и структурировать документы. Теперь IntellectEU планируют глубже внедрить ИИ в Таблицы, Диск и процессы подготовки коммерческих предложений.

Почему IntellectEU выбрали Cloudfresh

Сотрудничество с Cloudfresh вышло за рамки обычного внедрения:

• Сначала слушаем: мы адаптируем инструменты под ваш рабочий процесс, а не наоборот.
• Соблюдаем темп: мы ускоряемся или замедляемся в зависимости от ритма вашего бизнеса.
• Остаемся рядом: мы продолжаем поддерживать системы и команды долгое время после запуска.

О Cloudfresh

Работа с глобальным партнером Google Cloud Premier Partner, таким как Cloudfresh, гарантирует, что Google Workspace будет приносить пользу в каждой задаче.

С услугами по консалтингу и внедрению Google Workspace наши эксперты настроят инструменты так, как это нужно именно вашим командам. Адаптация пройдет быстрее, а повседневная работа станет проще.

Сервисы Cloudfresh по миграции в Google Workspace позволяют перенести данные без потерь и простоев. Почта, файлы и календари перемещаются в фоновом режиме, не отвлекая сотрудников от дел.

Благодаря консалтингу и обучению Gemini для Google Workspace наши специалисты превратят ИИ в практичный инструмент для экономии времени — от написания текстов до глубоких исследований.

Аудит безопасности Google Workspace поможет выявить риски и пробелы в защите. Вы получите четкую картину того, что требует внимания, и обеспечите надежную защиту корпоративных данных.

Вместе профессиональные услуги Cloudfresh обеспечивают полноценный опыт работы в Google Workspace, где команды сфокусированы на главном, данные защищены, а технологии растут вместе с вашим бизнесом.