Як Juru та Cloudfresh перетворили Asana на єдину операційну систему для понад 180 людей

Коли Juru масштабувалася на міжнародному рівні до понад 180 спеціалістів, розрізнені інструменти почали обмежувати внутрішні процеси. Управління складними проєктами в кількох країнах вимагало чіткості, структури й координації між командами. Аби підтримувати стабільне зростання, компанії був потрібен більш зв’язний і масштабований підхід до управління операціями.

Разом із Cloudfresh, партнером Asana рівня Platinum Solutions, компанія побудувала уніфіковану систему для повсякденної роботи.

Виклик: Забагато інструментів, замало відповідальності

До впровадження Asana внутрішні операції Juru велися в Excel-файлах, імейл-переписках і чатах. Єдиного простору, де можна було б відстежувати завдання, дедлайни чи прогрес проєктів, просто не існувало. Що більше зростала компанія, то важче було синхронізувати команди.

Головною проблемою стала прозорість і відповідальність, оскільки завдання розпорошувалися між різними інструментами та файлами. Керівництво не мало цілісного бачення портфоліо проєктів, а крос-командна координація трималася на неформальних нагадуваннях. Компанії було необхідно знайти спільне рішення для ефективного управління процесами та командної колаборації.

Чому Asana: Єдиний інструмент для повного контролю

Інколи найкращі рішення ухвалюють люди, які вже бачили технологію в дії. Хабібулло Негматуллаєв, Head of Engineering Consulting BU, раніше вже розгортав Asana в іншій організації та чітко розумів, які переваги вона дасть операційним процесам Juru, що стрімко розвивалися.

Разом із трьома колегами він оцінив кілька платформ. Після тестового періоду та порівняння різних варіантів Asana ідеально задовольнила потреби компанії за чотирма критеріями:

Від ліцензування до довготривалого партнерства з Cloudfresh

Juru впровадила Asana самостійно й швидко відчула перші результати. Проте зі зростанням команди компанії знадобилися гнучкіші умови ліцензування та надійний партнер для довгострокової підтримки.

Asana познайомила Juru з Cloudfresh — партнером Asana рівня Platinum Solutions та переможцями в номінації EMEA Solutions Partner of the Year.

Звичайна розмова про ліцензії переросла в партнерство, яке триває вже майже п’ять років. Протягом цього часу Cloudfresh допомагали Juru налаштовувати нові функції, ділилися найкращими практиками та допомагали отримувати максимум від Asana в міру зростання бізнесу.

Asana в дії: Від однієї команди до масштабів усієї компанії

Сьогодні кожна команда в Juru працює в Asana — від проєктного менеджменту та розвитку бізнесу до маркетингу, HR й інжинірингу. Те, що починалося з кількох людей, тепер стало головним робочим простором компанії.

Підрозділ Engineering Design and Management пішов іще далі, використовуючи платформу у більш просунутий та структурований спосіб. Завдяки професійним послугам Asana, які надали Cloudfresh, команда налаштувала свої процеси в Asana відповідно до унікальної інжинірингової методології Juru.

Asana Script Actions: Кастомна логіка без залучення розробників

Інструмент Asana Script Actions дозволяє командам прописувати кастомну логіку в робочі процеси без допомоги розробників.

Для інженерної команди Juru це означає повністю прозорий процес передачі відповідальності. Коли завдання переходить на етап рев’ю, право власності на нього автоматично перенаправляється між колегами, тож відповідальний за кожен крок завжди відомий.

Керування портфоліо: Повна видимість усіх проєктів

Прозорість стала основою підходу Juru до роботи. Оскільки команди розкидані по різних країнах і реалізують десятки поточних проєктів, режим портфоліо дає керівництву повний огляд прогресу, відповідальних осіб та блокерів у реальному часі без необхідності збирати звіти вручну.

Шаблони завдань: Від впровадження до стандартизації

Коли команда повністю освоїлася в Asana, Juru перейшла до стандартизації процесів. Команди з розвитку бізнесу та маркетингу тепер використовують шаблони завдань для повторюваних типів проєктів: підготовки комерційних пропозицій, запусків кампаній та онбордингу клієнтів. Завдяки цьому кожен процес іде чітко задокументованим шляхом.

Інтеграції: Asana та Google Workspace

Екосистема Asana в Juru повністю інтегрована з інструментами, які команда використовує щодня. Google Chat забезпечує оновлення статусів у реальному часі, а згенеровані ШІ підсумки з Asana допомагають відстежувати нові можливості для розвитку бізнесу. Google Workspace об’єднує всю систему в єдине ціле. Крім того, команда вивчає можливість інтеграції з Google Looker Studio для створення наочних аналітичних дашбордів для керівництва.

Опанування Asana AI: Прагматичний підхід та перші тести

Juru активно тестує інструменти штучного інтелекту Asana Intelligence, обираючи прагматичний підхід, орієнтований на конкретні сценарії використання.

Команда вже визначила напрями, де ШІ приносить реальну користь:

• Створення коротких підсумків для довгих описів завдань і гілок коментарів, аби швидко вводити колег у курс справи;
• Генерація оновлень статусів проєктів для напряму розвитку бізнесу;
• Поєднання ШІ-правил зі стандартними тригерами автоматизації задля зменшення кількості ручних нагадувань.

Команда діє зважено. Кожен сценарій має довести свою ефективність для реальних операційних потреб, перш ніж його масштабують на всю компанію.

Такий підхід стосується не лише Asana. Команда також тестує інструменти на кшталт Gemini у Google Workspace і досліджує інші ШІ-рішення, завжди тримаючи у фокусі кібербезпеку.

Наступний крок — перехід до автономності. Cloudfresh запропонували практичний пілотний проєкт (proof-of-concept) для тестування Asana AI Teammates, які здатні перебирати на себе багатокрокові операційні завдання та доводити їх до кінця.

Наступний етап, який зараз обговорюється, є більш автономним. Cloudfresh запропонували концепцію тестування Asana AI Teammates серед кількох клієнтів, включно з Washmen — компанією, що вже успішно використовує ШІ-агентів у реальних операційних процесах і здобула за це нагороди.

Мета пілоту — зрозуміти, чи зможуть ШІ-агенти перебрати на себе відстеження часу та заповнення полів у Juru, замінивши кастомні ШІ-правила, які інженерна команда раніше створила для цього ж сценарію.

Від впровадження до вимірюваного впливу

Після кількох років щоденного використання Asana стала основою операційної діяльності Juru. Вплив платформи помітний у всьому бізнесі — від кількості користувачів у системі до методів управління процесами та планів на майбутнє:

• Близько 180 фахівців тепер керують проєктами в Asana;
• Усі департаменти працюють у межах єдиної спільної платформи;
• Система вже розгортається з розрахунком на майбутнє масштабування до 400–500 людей.

Крос-командна координація

Завдяки Asana команди, розкидані по різних країнах і проєктах, працюють із єдиним джерелом правди. Процеси, які раніше трималися на хаотичних імейлах та електронних таблицях, тепер відбуваються в єдиному структурованому середовищі.

Відповідальність та дисципліна виконання

Власники завдань, дедлайни та прогрес тепер прозорі для кожного. Juru побудувала культуру відповідальності, де зобов’язання виконуються вчасно. Команда пов’язує це безпосередньо з наявністю спільного бачення всіх проєктів.

Asana як частина корпоративної культури

Мабуть, найбільш показовим є те, що команда Juru більше не сприймає Asana просто як інструмент.

Що далі

Найближчий план розвитку Asana в Juru зосереджений на трьох пріоритетах:

1. Підключення Asana до Google Looker Studio для створення аналітичних дашбордів для керівництва в реальному часі;
2. Тестування інструменту Asana AI Teammates разом із Cloudfresh для автоматизації інжинірингових завдань без ручних дій;
3. Масштабування Asana зі 180 до 400–500 користувачів відповідно до процесів Juru та інструментів, які вона використовує.

Коли Juru виходить на нові ринки та залучає сотні нових співробітників, інфраструктура Asana адаптується до цього темпу: одна методологія, одна платформа та одне джерело правди для всього бізнесу.

Cloudfresh залишаються поруч на кожному етапі, аби платформа завжди відповідала реальним потребам Juru в майбутньому.