Як Washmen перетворили Asana на операційний хаб на базі ШІ разом із Cloudfresh

Коли Cloudfresh долучилися до проєкту на початку 2025 року, Washmen вже були досвідченими користувачами Asana. Компанія активно впроваджувала платформу з 2022 року, і вона стала невід’ємною частиною щоденної роботи багатьох команд.

Спочатку Asana обрали за гнучкість робочих процесів та потужні можливості API, що дозволило інтегрувати її з внутрішньою панеллю моніторингу операцій (OPS Dashboard). Це допомогло централізувати роботу, структурувати процеси та забезпечити повну прозорість проєктів і внутрішніх перевірок, не змінюючи звичний стиль роботи команд.

Виклики

Разом із розвитком Washmen зростала і складність операційних процесів. Збільшення обсягу робочих потоків і претензій поставило нове завдання: як масштабувати процеси без залучення додаткових ручних зусиль чи операційних витрат. На цьому етапі фокус змістився з адаптації на оптимізацію — надання командам інструментів для розумнішої та більш стабільної роботи у великих масштабах.

Питання вже не полягало у впровадженні інструменту управління проєктами, а в отриманні більшої цінності від Asana при зростанні бізнесу. Саме тоді Cloudfresh, офіційний партнер Asana в GCC, долучилися до співпраці. Не для того, щоб замінити наявну систему, а щоб вивести її на новий рівень.

Перехід на Asana Enterprise

Сьогодні Asana — основний операційний інструмент у Washmen. Платформу щодня використовують відділ розгляду претензій (випадки пошкоджень або втрат), команда догляду за взуттям і сумками, а також підрозділ чистки килимів. Усі критичні завдання, оновлення та погодження відбуваються в Asana, що гарантує збереження інформації та злагодженість дій.

Washmen прагнули вдосконалити свою інфраструктуру з чіткою метою: мінімізувати ручну працю, пришвидшити виконання завдань і надати командам інтелектуальні інструменти для управління кейсами, чия кількість невпинно зростала. З цього моменту розпочалася активна взаємодія з Cloudfresh.

Cloudfresh тісно співпрацювали з Washmen, щоб оцінити переваги тарифу Enterprise та визначити, де ШІ й розширена автоматизація можуть суттєво покращити поточні процеси. Мета полягала не в ускладненні, а в тому, аби зробити роботу простішою, швидшою та стабільнішою. За підтримки Cloudfresh, Washmen перейшли від звичайного управління завданнями до інтелектуальних операцій на базі ШІ.

Asana Enterprise у дії

Після переходу на Asana Enterprise Washmen отримали доступ до нового рівня автоматизації та можливостей ШІ, зокрема:

• Робочі процеси ШІ, які автоматично створюють структуровані завдання з повідомлень, брифів або листування.
• Створення підсумків завдань за допомогою ШІ для швидкого ознайомлення зі статусом.
• Генерація планів проєктів на основі шаблонів та історичних даних.
• Аналітика на базі ШІ, що допомагає виявляти «вузькі місця» ще до їхнього виникнення.
• Просунута автоматизація з багатоступеневими тригерами, умовною логікою та інтеграціями.

Реальні робочі процеси в дії

Окрім функцій ШІ, Washmen покладаються на тісну інтеграцію між Asana, внутрішніми системами та інструментами для комунікації.

• Slack → створення завдань в Asana

Завдання автоматично створюються в Asana безпосередньо з повідомлень у Slack. Це гарантує, що важливі запити чи проблеми миттєво стають діями, без необхідності копіювати текст вручну.

• Внутрішній дашборд → автоматизація в Asana

Дані з операційної панелі Washmen передаються в Asana через автоматизацію, створюючи та оновлюючи завдання в реальному часі. Це допомагає операційним командам діяти злагоджено під час розгляду скарг та їхньої оцінки.

Ці інтеграції допомагають Washmen усунути розрив між спілкуванням та виконанням, гарантуючи, що жодна деталь не буде втрачена під час масштабування бізнесу.

Asana AI Studio з Cloudfresh

Asana AI Studio стала ключовим елементом в автоматизації розгляду претензій щодо пошкоджень. На цьому етапі ШІ вийшов за межі простої автоматизації та почав приносити реальну операційну цінність.

Найбільший ефект дав автоматизований аналіз претензій. ШІ вивчає контекст завдання, досліджує додані фотографії та формує чітку оцінку з рекомендаціями щодо подальших дій. Це суттєво скоротило час на ручну перевірку та допомогло команді ухвалювати швидші й об’єктивніші рішення.

Іще однією важливою функцією стало «читання» зображень. Під час обробки звернень ШІ інтерпретує фото та підкріплює аналіз точними спостереженнями. Це стало несподіваною перемогою для команди, оскільки функція працює стабільніше, ніж очікувалося, і знімає значний обсяг рутинної роботи.

AI Studio також виявилася корисною для комунікації. ШІ автоматично готує чернетки електронних листів на основі ключових деталей, що забезпечує швидкі та професійні відповіді клієнтам.

Загалом впроваджені процеси працюють злагоджено та значно зменшили обсяг ручної праці. Хоча Washmen повністю задоволені поточною системою, вони визначили один напрям для вдосконалення: можливість налаштовувати правила ШІ так, щоб вони запускалися лише один раз для кожного завдання. Це дозволить уникнути повторних запусків при зміні етапів або додаванні коментарів, роблячи процеси ще чистішими.

Cloudfresh як партнер із впровадження

Протягом цієї фази Cloudfresh, як партнер із впровадження Asana, відіграли вирішальну роль у трансформації операційних потреб Washmen у дієві робочі процеси на базі ШІ. Наш практичний підхід гарантував, що AI Studio не просто налаштовано технічно, а повноцінно інтегровано в роботу команди.

• Чіткий і структурований онбординг: Cloudfresh поетапно провели команду через усі можливості Asana AI Studio, зробивши налаштування зрозумілими для кожного користувача.
• Практичні воркшопи на основі реальних кейсів: Навчання зосереджувалося на реальних операційних сценаріях компанії, а не на загальних прикладах.
• Індивідуальне впровадження AI Studio: Cloudfresh допомогли втілити конкретні бізнес-кейси в автоматизовані процеси, що дало миттєву економію часу.
• Оперативна підтримка під час запуску: Усі запитання та коригування опрацьовувалися швидко, що допомогло команді впевнено опанувати нові функції.

Результати

Після розгортання Asana Enterprise та впровадження Asana AI Studio разом із Cloudfresh, Washmen досягли помітних результатів:

Asana AI Teammates: від автоматизації до повної автономності

У 2026 році компанія Washmen спільно з Cloudfresh розширили свої можливості в сферіштучного інтелекту та впровадили Asana AI Teammates. Завдяки цьому кроку проста автоматизація на рівні завдань залишилася в минулому.

До впровадження, команди вручну збирали історії претензій, ухвалювали рішення про повернення коштів уже після виникнення проблем і покладалися на сторонні сервіси автоматизації, які з часом досягали лімітів обсягу даних.

Після запуску AI Teammates, робочі процеси стали автономними. Завдяки системі «handshake» віртуальні ШІ-асистенти активують один одного та працюють самостійно. У результаті працівники повністю звільнилися від виконання певних операційних задач.

Тепер система заздалегідь попереджає персонал про можливі ризики, зокрема про типи пошкоджень, характерні для певних тканин, — це дозволяє запобігати проблемам ще до їхнього виникнення. Водночас компанія відмовилася від сторонніх інструментів, консолідувавши всі операції в єдиній системі, що працює на основі ШІ.

Результати, які можна виміряти

• Час до отримання цінності: менше ніж 2 тижні
• Час на налаштування: 3–5 хвилин на одного AI-колегу
• Вплив: економія ресурсів в еквіваленті ~1 штатного працівника на кожного активного ШІ-асистента
• Розповсюдження: швидке впровадження серед команд пральні, клієнтського сервісу та менеджменту

Тепер, коли експеримент завершився, він швидко поширився операційними командами. У результаті Washmen перейшли від реактивної автоматизації до проактивних операцій на базі штучного інтелекту.

Постійне партнерство та наступні кроки

Співпраця Washmen та Cloudfresh не обмежується разовим впровадженням. Cloudfresh продовжують бути надійним партнером, допомагаючи компанії максимально використовувати потенціал Asana Enterprise та Asana AI Studio відповідно до розвитку їхнього бізнесу.

Поєднуючи глибоке розуміння операційної діяльності Washmen із практичним досвідом в автоматизації, Cloudfresh гарантують, що платформа вирішує реальні бізнес-завдання. Від вдосконалення наявних процесів до пошуку нових можливостей автоматизації — фокус залишається на ефективності, прозорості та масштабованості.

Поки Washmen продовжують розширюватися, Asana, включно із AI Studio & Teammates, слугують гнучким фундаментом для зростання, а Cloudfresh забезпечують постійну оптимізацію. Разом вони створили систему, яка не лише розв’язує сьогоднішні проблеми, а й стрімко розвивається разом із бізнесом.

У 2026 році Asana також оголосила про запуск свого дата-центру в ОАЕ — важливому кроці для організацій, що працюють у регіоні. Для Washmen це стало додатковим посиленням уже діючої ШІ-орієнтованої операційної системи.