Jak Washmen zmienił Asanę w centrum operacyjne oparte na AI dzięki Cloudfresh

Kiedy Cloudfresh dołączył do projektu Washmen na początku 2025 roku, firma była już dojrzałym i zadowolonym użytkownikiem Asany. Narzędzie to, wdrożone w 2022 roku, stało się integralną częścią codziennej pracy wielu zespołów.

Asanę wybrano pierwotnie ze względu na elastyczność przepływów pracy i potężne możliwości API, co pozwoliło na integrację z wewnętrznym panelem operacyjnym Washmen. Dzięki temu udało się scentralizować zadania, ustrukturyzować procesy i zachować pełną widoczność projektów bez zmuszania zespołów do zmiany ich sprawdzonych metod pracy.

Wyzwania

Wraz z rozwojem Washmen rosła złożoność operacyjna. Zarządzanie większą liczbą procesów, reklamacji i dochodzeń zrodziło nowe pytanie: jak skalować operacje bez zwiększania nakładu pracy ręcznej i kosztów administracyjnych? Na tym etapie priorytetem przestała być sama adaptacja narzędzia, a stała się nim optymalizacja — umożliwienie zespołom pracy mądrzejszej i bardziej powtarzalnej przy większej skali działania.

Wyzwanie nie polegało już na wdrożeniu systemu do zarządzania projektami, ale uzyskanie większej wartości z Asany na dużą skalę. Właśnie wtedy do akcji wkroczył Cloudfresh, oficjalny partner Asana w regionie GCC. Nie po to, by zastąpić istniejące rozwiązanie, ale by wynieść je na wyższy poziom.

Aktualizacja do Asana Enterprise

Dziś Asana jest kluczowym narzędziem operacyjnym w Washmen. Korzystają z niej codziennie zespoły ds. reklamacji (uszkodzenia i zagubienia), specjaliści od obuwia i galanterii oraz pracownicy zajmujący się czyszczeniem dywanów. Wszystkie krytyczne zadania, aktualizacje i zatwierdzenia odbywają się w Asanie, co daje pewność, że nic nie umknie uwadze, a wszyscy grają do jednej bramki.

Washmen dążył do ewolucji systemu z jasnym celem: ograniczenie pracy ręcznej, przyspieszenie realizacji i dostarczenie zespołom inteligentniejszych narzędzi do obsługi rosnącej liczby zgłoszeń. To był moment rozpoczęcia współpracy z Cloudfresh.

Cloudfresh ściśle współpracował z Washmen, analizując możliwości wersji Enterprise i wskazując miejsca, w których AI oraz zaawansowane automatyzacje mogą realnie usprawnić procesy. Celem nie było komplikowanie systemu, lecz sprawienie, by praca stała się prostsza, szybsza i bardziej spójna. Dzięki wsparciu Cloudfresh, Washmen przeszedł od strukturalnego zarządzania zadaniami do inteligentnych operacji napędzanych przez AI.

Asana Enterprise w praktyce

Po przejściu na wersję Asana Enterprise, Washmen zyskał dostęp do nowego poziomu automatyzacji i możliwości AI, w tym:

• Przepływy pracy AI, które automatycznie tworzą ustrukturyzowane zadania z wiadomości, briefów czy rozmów.
• Podsumowania zadań generowane przez AI dla szybszego obiegu informacji.
• Plany projektów tworzone przez AI na podstawie szablonów i danych historycznych.
• Wnioski oparte na AI pomagające przewidywać wąskie gardła, zanim jeszcze się pojawią.
• Zaawansowane automatyzacje z wieloetapowymi wyzwalaczami, logiką warunkową i integracjami.

Realne przepływy pracy w akcji

Oprócz rozwiązań AI, Washmen polega na ścisłej integracji Asany z wewnętrznymi systemami i narzędziami komunikacji, co zapewnia płynność operacji.

• Slack → tworzenie zadań w Asanie

Zadania są automatycznie tworzone w Asanie bezpośrednio z wiadomości na Slacku. Dzięki temu ważne prośby czy błędy zgłaszane na czacie natychmiast stają się konkretnymi zadaniami, bez potrzeby ręcznego kopiowania danych.

• Panel wewnętrzny → automatyzacje w Asanie

Dane z operacyjnego panelu Washmen trafiają bezpośrednio do Asany, tworząc i aktualizując zadania w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zespoły są zawsze na bieżąco z procesami reklamacyjnymi.

Te integracje eliminują lukę między komunikacją a realizacją, gwarantując, że przy dynamicznym rozwoju firmy żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte.

Asana AI Studio z Cloudfresh

Asana AI Studio stało się kluczowym elementem automatyzacji procesu obsługi szkód w Washmen. To etap, na którym AI przestało być tylko prostym automatem, a zaczęło dostarczać realną wartość biznesową.

Największy wpływ miała dogłębna analiza zgłoszeń reklamacyjnych. AI analizuje pełny kontekst zadania wraz z załączonymi zdjęciami, generując jasną ocenę i sugerując dalsze kroki. Drastycznie skróciło to czas potrzebny na ręczną weryfikację i pomogło zespołowi podejmować szybsze, bardziej spójne decyzje w podobnych przypadkach.

Kolejną przełomową funkcją była analiza obrazu. Podczas przetwarzania reklamacji AI potrafi „odczytać” zdjęcia i wesprzeć analizę trafnymi spostrzeżeniami. Było to nieoczekiwane zwycięstwo dla zespołu, który pracował bardziej niezawodnie niż przewidywano i wyeliminował znaczną część ręcznej pracy.

AI Studio usprawniło również komunikację. Funkcja generowania szkiców e-maili automatycznie wyłapuje kluczowe szczegóły, co pozwala na szybsze i bardziej profesjonalne odpowiedzi, oszczędzając czas w codziennej obsłudze klienta.

Wdrożone procesy działają stabilnie, czyniąc codzienne operacje łatwiejszymi i lepiej ustrukturyzowanymi. Choć Washmen jest bardzo zadowolony z obecnej konfiguracji, zespół wskazał jeden element, który mógłby jeszcze bardziej zwiększyć wydajność: możliwość ustawienia reguł AI tak, aby uruchamiały się tylko raz na zadanie. Zapobiegłoby to powtarzaniu procesów przy każdym nowym komentarzu lub zmianie etapu, czyniąc workflow jeszcze czystszym.

Cloudfresh jako partner wdrożeniowy

Jako partner wdrożeniowy Asana, Cloudfresh odegrał kluczową rolę w przekuciu potrzeb Washmen na działające rozwiązania AI. Praktyczne podejście sprawiło, że AI Studio nie tylko zostało wdrożone technicznie, ale faktycznie zaczęło przynosić zyski zespołowi.

• Jasny i ustrukturyzowany onboarding: Cloudfresh przeprowadził zespół przez Asana AI Studio krok po kroku, czyniąc konfigurację przystępną dla każdego użytkownika.
• Praktyczne warsztaty oparte na konkretnych przypadkach: Skupiono się na realnych scenariuszach operacyjnych, a nie na ogólnych przykładach.
• Wdrożenie AI Studio skrojone pod realne procesy: Cloudfresh pomógł zamienić codzienne wyzwania w automatyzacje przynoszące natychmiastową oszczędność czasu.
• Szybkie wsparcie podczas startu: Wszelkie pytania i poprawki były wprowadzane błyskawicznie, co dało zespołowi pewność w korzystaniu z nowych funkcji.

Wyniki

Po wdrożeniu Asana Enterprise i Asana AI Studio z Cloudfresh, Washmen odnotował wymierne korzyści operacyjne:

Asana AI Teammates: od automatyzacji do pełnej autonomii

W 2026 roku firma Washmen nawiązała współpracę z Cloudfresh, aby rozszerzyć swoje możliwości w zakresie AI i wdrożyć Asana AI Teammates. Dzięki temu prosta automatyzacja na poziomie poszczególnych zadań stała się przeszłością.

Przed wdrożeniem zespoły ręcznie zestawiały historie reklamacji, podejmowały reaktywne decyzje o zwrotach i polegały na zewnętrznych narzędziach do automatyzacji, które z czasem osiągały swoje limity wydajności.

Po wprowadzeniu AI Teammates procesy te stały się w pełni autonomiczne. Dzięki automatyzacji typu „handshake” cyfrowe wsparcie wzajemnie się aktywuje i działa bez ingerencji człowieka. W efekcie pracownicy mogli całkowicie wycofać się z obsługi konkretnych pętli operacyjnych.

System ostrzega teraz pracowników z wyprzedzeniem o ryzyku, w tym o wzorcach uszkodzeń związanych z tkaninami, dzięki czemu nie muszą oni reagować dopiero po eskalacji problemu. Jednocześnie wycofano dotychczasowe zewnętrzne narzędzia, konsolidując wszystkie operacje w samowystarczalną strukturę napędzaną przez AI.

Mierzalne efekty

• Czas zwrotu z inwestycji: poniżej 2 tygodni
• Czas konfiguracji: 3—5 minut na jednego AI Teammate
• Wpływ: ekwiwalent ~1 pełnego etatu (FTE) na każdego aktywnego AI Teammate
• Adopcja: błyskawiczne wdrożenie w działach pralni, obsługi klienta i zarządzania

To, co zaczęło się jako eksperyment, szybko przerodziło się w powszechne zastosowanie w całych operacjach, zmieniając model pracy Washmen z reaktywnej automatyzacji na proaktywne działania sterowane przez AI.

Stałe partnerstwo i dalsze kroki

Współpraca Washmen i Cloudfresh to coś więcej niż jednorazowe wdrożenie. Cloudfresh pozostaje zaufanym partnerem, pomagając firmie w pełni wykorzystywać potencjał Asana Enterprise w miarę jej rozwoju.

Łącząc głębokie zrozumienie specyfiki Washmen z ekspercką wiedzą o AI, Cloudfresh dba o to, by platforma wspierała realne potrzeby biznesowe. Od ulepszania istniejących procesów po szukanie nowych pól do automatyzacji — priorytetem pozostaje wydajność, przejrzystość i skalowalny wzrost.

W miarę rozwoju firmy Washmen, Asana, w tym AI Studio i Teammates, zapewnia elastyczną podstawę, a Cloudfresh wspiera ciągłą optymalizację i wdrażanie. Razem stworzyli system, który nie tylko rozwiązuje dzisiejsze problemy, ale ewoluuje wraz z firmą.

W 2026 roku firma Asana ogłosiła uruchomienie centrum danych w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, co stanowi kamień milowy dla organizacji działających w tym regionie. Dla Washmen to wydarzenie dodatkowo wzmacnia ich i tak już zaawansowaną strukturę operacyjną opartą na sztucznej inteligencji.