Як Master of Code Global і Cloudfresh перетворили Asana на інтелектуальний центр управління проєктами

Історія використання Asana в Master of Code Global розпочалася понад 7 років тому. Тоді компанія одночасно розвивала два масштабні напрями: сервісний IT-аутсорс та власну продуктову розробку. Проте керування робочими процесами ускладнював фрагментований набір інструментів, що створював бар’єри для прозорого контролю завдань і координації:

• Jira слугувала інструментом для технічних команд розробки.
• Confluence виконував роль корпоративної бази знань.
• Google Docs та Spreadsheets закривали потреби функціональних підрозділів.

У 2025 році Master of Code Global зробили стратегічний крок. Компанія розпочала трансформацію операційної моделі і звернулася за підтримкою до Cloudfresh — партнера Asana рівня Platinum Solutions.

Стратегічні виклики на етапі масштабування

Під час активної експансії на глобальні ринки компанія потребувала модернізації процесів. На той момент у Master of Code Global ще не було централізованого PMO (Project Management Office). Проєктні менеджери працювали автономно, використовуючи власні методології та розрізнені інструменти.

Внутрішній аудит показав: у 95% випадків потенціал Jira використовувався лише на базовому рівні. Водночас Confluence залишався статичним архівом документів, які часто дублювалися в Google Docs.

Ці фактори сформували три головні виклики:

1. Технологічна розрізненість: наявний стек інструментів ускладнював керування, особливо зі зростанням кількості комплексних проєктів.
2. Інформаційна ізоляція: фрагментація даних не показувала менеджменту компанії цілісну картину для прийняття стратегічних рішень.
3. Відсутність стандартів: брак єдиної методології та гнучкого середовища гальмував онбординг нових колег і злагоджену роботу команд.

Цей етап став основою для подальшого масштабування процесів. У 2025 році Master of Code Global за підтримки Cloudfresh перейшли до наступної фази стратегії — повної консолідації процесів та повного переходу на Asana.

Рішення: Єдина платформа на заміну фрагментованих рішень

Із приходом Delivery Director, який мав досвід побудови системних процесів, і завдяки тісній співпраці з PMO, компанія розпочала пошуки.
Команда на чолі з операційною менеджеркою протестувала шість провідних інструментів. Попри вищу вартість, Asana стала беззаперечним фаворитом — завдяки унікальній на той момент функціональності Asana Portfolios. Жоден інший конкурент, включно з ClickUp та Monday.com, не забезпечував такого рівня прозорості та контролю над портфелем проєктів.

Детальніше про те, чому перевага залишилася на стороні Asana, у наших експертних порівняннях Asana vs Monday.com та Asana vs ClickUp.

Етап 1. Пілотний запуск

Пілотне впровадження Asana розпочалося з команди PMO у 2019 році. Усього за один місяць було розроблено та впроваджено архітектуру, що містила:

• Стандартизовані шаблони ведення проєктів.
• Систему превентивного управління ризиками.
• Високорівневу звітність на базі Asana Portfolios із нативними індикаторами статусів («світлофорами»).

Етап 2. Розширення на всі функціональні команди

Успіх пілоту призвів до швидкого поширення інструменту всередині компанії. Asana стала операційним центром не лише для менеджерів, а й для підрозділів HR, Recruiting, Marketing та Pre-Sales. Завдяки внутрішній експертизі, персоналізованим демонстраціям і глибокому зануренню адміністратора в потреби кожної команди, повноцінне розгортання платформи по всій компанії завершилося за рекордні 2 місяці.

Етап 3. Міграція з Jira

Рішення про перехід команд розробки ґрунтувалося на трьох факторах: оптимізація витрат, недовикористання Jira, нативний тайм-трекінг в Asana, якого бракувало у функціональності раніше. Повне порівняння можливостей рішень — у нашому детальному огляді Asana vs Jira.

Технічна міграція була реалізована за чотири дні влітку 2025 року. Команди отримали доступи, проєкти перенесли за допомогою нативного функціоналу Asana Links for Jira, після чого кожна команда самостійно перевірила коректність міграції. Жодних проблем виявлено не було.

Наразі в Jira залишається лише інфраструктурна команда. Їхня операційна дошка має складну ієрархію та унікальні технічні надбудови. Повне перенесення цього сегмента поки визнали недоцільним. Проте внутрішні експерти вже оцінюють можливі рішення, і Asana — серед головних претендентів на впровадження.

Asana AI в дії

Як лідер у сфері AI-розробки, Master of Code Global підійшли до впровадження внутрішніх ШІ-інструментів максимально зважено. Пріоритетом став баланс між швидкістю процесів і суворими стандартами безпеки. Сьогодні Asana AI — це невід’ємна частина операційної системи компанії, що трансформує роботу в трьох напрямах:

• Smart Risk Management: Delivery directors and C-level managers use AI chat for proactive monitoring. Instead of manually processing hundreds of messages, they receive instant answers to queries regarding specific risks (for example, in Conversational AI or recruiting), allowing them to make preemptive decisions.
• Інтелектуальне управління ризиками (Smart Risk Management).Delivery-директори та C-level-менеджери використовують ШІ-чат для проактивного моніторингу. Замість ручної обробки сотень повідомлень вони отримують миттєві відповіді на запити щодо конкретних ризиків  (наприклад, у Conversational AI або рекрутингу), що дозволяє ухвалювати рішення на випередження.
• Автоматизовані звіти на базі ШІ (AI-Driven Status Updates). Процес підготовки звітності, який раніше займав години, тепер автоматизований. ШІ самостійно генерує підсумки, збираючи дані з десятків підзадач. Це виявилося особливо критичним для динамічних процесів у пресейлі та рекрутингу. Тут варто зазначити, що на даному етапі Master of Code Global використовує ШІ виважено і обов’язково проводить експертну валідацію.
• Оптимізація алокації (Master Request Pipeline). Управління людськими ресурсами та формування команд під нові проєкти тепер супроводжуються інтелектуальними звітами. ШІ автоматично фіксує всі кадрові ротації та миттєво сповіщає HR-департамент про зміни в пайплайні, забезпечуючи безперервність процесів.

Безпека та конфіденційність понад усе

Ключовою перевагою Asana AI для компанії стала можливість аналізувати дані без виходу в сторонні сервіси. На відміну від публічних LLM-моделей, де дані потребують ручної анонімізації, інтелектуальний асистент Asana працює в межах закритого та безпечного контуру користувача. Це дозволяє команді миттєво отримувати зведення по проєктах та аналізувати ризики, зберігаючи повну конфіденційність комерційної інформації.

Результати повного переходу на Asana: Прозорість, стандартизація та операційна ефективність

Серед ключових здобутків команди:

Плани на майбутнє

Master of Code Global розглядає Asana як платформу, що розвивається разом із компанією. Особлива увага прикута до розвитку нативного тайм-трекінгу, необхідного для автоматизації місячної звітності та клієнтського інвойсингу. Також у планах — посилення кроспроєктної автоматизації через інструменти AI Studio. Такі кроки дозволять іще глибше синхронізувати операційні процеси з бізнес-цілями.

Для масштабування подібних ініціатив Cloudfresh розробили комплекс професійних сервісів Asana, які допомагають повністю розкрити потенціал платформи та побудувати ефективну операційну екосистему компанії.