Jak Master Of Code Global i Cloudfresh przekształcili Asanę w inteligentne centrum zarządzania projektami

Historia Asany w Master of Code Global rozpoczęła się ponad 7 lat temu. W tym czasie firma równolegle skalowała dwa główne działy: usługi outsourcingu IT oraz rozwój własnych produktów. Jednak zarządzanie przepływem pracy utrudniał rozproszony zestaw narzędzi, który tworzył bariery w przejrzystym nadzorze nad zadaniami i koordynacji:

• Jira służyła jako główne narzędzie dla technicznych zespołów deweloperskich.
• Confluence pełniło funkcję korporacyjnej bazy wiedzy.
• Dokumenty i Arkusze Google zaspokajały potrzeby działów operacyjnych.

W 2025 roku Master of Code Global wykonał strategiczny krok. Firma rozpoczęła doskonalenie swojego modelu operacyjnego i zwróciła się o wsparcie do Cloudfresh, partnera o statusie Asana Platinum Solutions Partner.

Strategiczne wyzwania podczas skalowania

W trakcie aktywnej ekspansji na rynki globalne firma potrzebowała modernizacji procesów. W tamtym czasie Master of Code Global nie posiadał jeszcze scentralizowanego biura zarządzania projektami (PMO). Kierownicy projektów pracowali autonomicznie, korzystając z własnych metodologii i niepowiązanych ze sobą narzędzi.

Audyt wewnętrzny wykazał, że w 95% przypadków Jira była wykorzystywana jedynie na podstawowym poziomie. Z kolei Confluence pozostawało statycznym archiwum dokumentów, które i tak często dublowano w Dokumentach Google.

Czynniki te stworzyły trzy główne wyzwania:

• Fragmentacja technologiczna: Istniejący stos narzędzi komplikował zarządzanie, zwłaszcza wraz ze wzrostem liczby złożonych projektów.
• Silosy informacyjne: Rozproszenie danych uniemożliwiało kadrze zarządzającej uzyskanie pełnego obrazu sytuacji, niezbędnego do podejmowania strategicznych decyzji.
• Brak standardów: Brak jednolitej metodologii i elastycznego środowiska spowalniał wdrażanie nowych pracowników i uniemożliwiał zespołom działanie w pełnej synchronizacji.

Ten etap położył fundamenty pod dalsze skalowanie procesów. W 2025 roku, przy wsparciu Cloudfresh, Master of Code Global przeszedł do kolejnej fazy swojej strategii: pełnej konsolidacji procesów i całkowitego przejścia na Asanę.

Rozwiązanie: Jednolita platforma zamiast rozproszonych systemów

Wraz z pojawieniem się dyrektora ds. dostarczania (Delivery Director) z doświadczeniem w budowaniu procesów systemowych oraz dzięki ścisłej współpracy z PMO, firma rozpoczęła poszukiwania.

Zespół pod przewodnictwem Managera Operacyjnego przetestował sześć czołowych narzędzi. Pomimo wyższych kosztów, Asana stała się zdecydowanym faworytem — głównie dzięki unikalnej wówczas funkcjonalności Portfolio w Asanie. Żaden inny konkurent, w tym ClickUp czy Monday.com, nie zapewniał takiego poziomu przejrzystości i kontroli nad portfelem projektów.

Więcej szczegółów na temat tego, dlaczego Asana pozostała preferowanym wyborem, znajdziesz w naszych eksperckich porównaniach Asana vs. Monday.com oraz Asana vs. ClickUp.

Faza 1: Wdrożenie pilotażowe

Pilotażowe wdrożenie Asany rozpoczęło się w zespole PMO w 2019 roku. W zaledwie jeden miesiąc zespół opracował i wdrożył architekturę, która obejmowała:

• Standardowe szablony do zarządzania projektami.
• System prewencyjnego zarządzania ryzykiem.
• Raportowanie wysokiego szczebla oparte na Portfolio w Asanie z natywnymi wskaźnikami statusu („sygnalizacja świetlna”).

Faza 2: Ekspansja na wszystkie zespoły funkcyjne

Sukces pilotażu doprowadził do szybkiego przyjęcia narzędzia w całej firmie. Asana stała się centrum operacyjnym nie tylko dla managerów, ale także dla działów HR, rekrutacji, marketingu i przedsprzedaży (Pre-Sales). Dzięki wewnętrznej wiedzy eksperckiej, spersonalizowanym pokazom oraz głębokiej analizie potrzeb każdego zespołu przeprowadzonej przez administratora, pełne wdrożenie platformy w całej organizacji zakończono w rekordowe dwa miesiące.

Faza 3: Migracja z systemu Jira

Decyzja o przeniesieniu zespołów deweloperskich opierała się na trzech czynnikach: optymalizacji kosztów, niedostatecznym wykorzystaniu systemu Jira oraz natywnym śledzeniu czasu w Asanie, którego wcześniej brakowało. Pełne porównanie tych rozwiązań znajdziesz w naszej szczegółowej recenzji: Asana vs. Jira.

Techniczna migracja została przeprowadzona w cztery dni latem 2025 roku. Zespoły otrzymały dostęp, a projekty przeniesiono za pomocą natywnej funkcji Asana Links for Jira, po czym każdy zespół niezależnie zweryfikował poprawność danych. Nie odnotowano żadnych problemów.

Obecnie w systemie Jira pozostaje jedynie zespół ds. infrastruktury. Ich tablica operacyjna posiada złożoną hierarchię i unikalne dodatki techniczne. Pełną migrację tego segmentu uznano na razie za niepraktyczną. Jednak wewnętrzni eksperci już oceniają możliwe rozwiązania, a Asana jest jednym z głównych kandydatów do wdrożenia.

Asana AI w akcji

Jako lider w rozwoju AI, Master of Code Global podszedł do wdrażania wewnętrznych narzędzi sztucznej inteligencji w sposób bardzo wyważony. Priorytetem było zachowanie równowagi między szybkością procesów a rygorystycznymi standardami bezpieczeństwa. Dziś Asana AI jest istotną częścią systemu operacyjnego firmy, zmieniając pracę w trzech obszarach:

• Inteligentne zarządzanie ryzykiem: Dyrektorzy ds. dostarczania i managerowie poziomu C-level korzystają z czatu AI do proaktywnego monitorowania. Zamiast ręcznie przetwarzać setki wiadomości, otrzymują natychmiastowe odpowiedzi na zapytania dotyczące konkretnych ryzyk (na przykład w projektach Conversational AI lub rekrutacji), co pozwala na podejmowanie decyzji wyprzedzających.
• Aktualizacje statusu oparte na AI: Proces raportowania, który wcześniej zajmował godziny, jest teraz zautomatyzowany. AI samodzielnie generuje podsumowania, zbierając dane z dziesiątek podzadań. Okazało się to kluczowe dla dynamicznych procesów w przedsprzedaży i rekrutacji. Na tym etapie Master of Code Global korzysta z AI w sposób przemyślany, dbając o weryfikację ekspercką.
• Główny lejek zgłoszeń (Master Request Pipeline): Zarządzanie zasobami ludzkimi i formowanie zespołów do nowych projektów jest teraz wspierane przez inteligentne raporty. AI automatycznie rejestruje wszystkie rotacje personelu i błyskawicznie powiadamia dział HR o zmianach w kolejce projektów, dbając o ciągłość operacji.

Bezpieczeństwo i prywatność ponad wszystko

Kluczową zaletą Asana AI dla firmy była możliwość analizy danych bez korzystania z usług zewnętrznych. W przeciwieństwie do publicznych modeli LLM, gdzie dane wymagają ręcznej anonimizacji, inteligentny asystent Asany pracuje w zamkniętym i bezpiecznym środowisku użytkownika. Pozwala to zespołowi na błyskawiczne otrzymywanie podsumowań projektów i analizowanie ryzyk przy zachowaniu pełnej poufności informacji handlowych.

Wyniki całkowitego przejścia na Asanę: Przejrzystość, standaryzacja i efektywność operacyjna

Kluczowe osiągnięcia zespołu:

Plany na przyszłość

Master of Code Global postrzega Asanę jako platformę, która ewoluuje wraz z firmą. Szczególna uwaga skupiona jest na rozwoju natywnego śledzenia czasu, niezbędnego do automatyzacji miesięcznego raportowania i fakturowania klientów. Plany obejmują również wzmocnienie automatyzacji międzyprojektowej poprzez narzędzia AI Studio. Takie kroki pozwolą na jeszcze głębszą koordynację procesów operacyjnych z celami biznesowymi.

Aby zmaksymalizować efekty podobnych inicjatyw, Cloudfresh opracował pakiet profesjonalnych usług Asana, które pomagają w pełni wykorzystać potencjał platformy i zbudować organiczny ekosystem operacyjny w firmie.