Що таке Asana project management — як спростити ваш робочий процес

Що таке Асана? Це універсальний інструмент для роботи та оптимізації компаній, а також це можливість використовувати Asana для управління проектами.

Яка найбільша проблема при виконанні великих завдань чи розподілі обов’язків у проектах? Порушення дедлайнів, упущення багатьох деталей прямо під час робочого процесу. Багато компаній звикли використовувати Excel таблиці для того, щоб вести облік своєї роботи та таким чином менеджерити свою команду. Але проблема полягає в тому, що таблиці не справляються з цим. Стовпці постійно зміщуються і таблиця втрачає свій первісний вигляд, що своєю чергою, веде до втрати інформації. У результаті, коли настає день Х і час здавати проект, виявляється, що багато деталей втрачено, і в реалії, проект зовсім не готовий до здачі.

Для вирішення таких, здавалося б, незначних нюансів, пропонуємо ознайомитись із управлінням завдань Asana, який може повністю змінити ваше бачення роботи в колективі.

Як використовувати Asana для управління проектами

Для початку ознайоммося з основними функціями Asana task manager і відповімо на просте запитання “що робить Asana?”.

Одним реченням відповісти на це питання неможливо. Для цього потрібно поставити собі питання “а що мені заважає бути продуктивним?”. Пропонуємо спочатку згадати як проходить ваш звичайний робочий день. Ви приходите на роботу і що ви робите в першу чергу? Відповідаєте на листи, призначаєте відповідальних за нові задачі, розподіляєте навантаження, шукаєте пошти своїх колег? Всі ці завдання забирають у вас більшу частину часу, замість того, щоб витратити його на справді важливі справи.

Aсана вирішує питання з такими рутинними завданнями та звільняє вам місце для роботи. Ви можете довести процес призначення обов’язків або розподілу завдань до автоматизму, що заощадить час у три рази. Для полегшення робочого процесу використовуйте інструменти управління проектами Asana, а саме 6 різних рішень для роботи над проектом.

Щоб зрозуміти, як використовувати Asana для доведення проекту з точки А (ідея) до точки Б (втілення в реальність), розберемо процес поетапно. Крім того, читайте у нашій статті інформацію про матрицю прийняття рішень, яка допомагає проаналізувати переваги та недоліки різних варіантів, дозволяючи швидко прийняти найкраще рішення.

1. Поставити задачу

Перше, з чого починається виконання будь-якого завдання – це формування технічного завдання та призначення відповідального. Скористайтеся функцією Boards для поділу великого проекту на завдання. Створіть завдання у стовпчику “To do” і завершіть його, перенісши у стовпчик “Done”. Ви можете самостійно розкреслювати етапи життя того чи іншого завдання та оновлювати інформацію одразу на місці. Тепер жодна деталь не вислизне від вас з Asana для управління проектами.

2. Створіть форму

Для того, щоб щоразу не витрачати купу часу на повторне створення завдання, налаштуйте форму, за якою буде зручно просто заповнювати інформацію залежно від завдання. Використовуючи Asana для управління проектами, ви зможете створити форму таким чином, щоб було зрозуміло, до якого відділу її віднести, яка пріоритетність тощо.

3. Встановіть дедлайн

Ви створили пул завдань і розподілили його за дашбордами. Ви навіть встановили форму, за якою можна легко надавати деталі для наступних завдань. Ваш третій крок — це встановлення дедлайнів. Для цього скористайтеся інструментом Timeline, де ви зможете встановити дату закінчення роботи та визначити дату початку наступного завдання. Не можете приступити до завдання, поки ваш колега не закінчить свою? Timeline відобразить це на графіку та допоможе вам встановити чіткі дедлайни.

4. Слідкуйте за процесом

Скористайтеся Calendar, щоб глобально подивитися на те, що відбувається днями. Це також допоможе вам розрахувати, скільки часу знадобиться, щоб досягти результату або побачити завантаженість команди.

5. Розподіляйте навантаження

Скористайтеся інструментом Workload, який покаже вам, наскільки завантажений кожен із співробітників. Це допоможе вам більш коректно розподіляти навантаження і стежити за тим, щоб колеги залишалися у фокусі та не переробляли. Також ви зможете побачити вільних фахівців і точно знати, кому призначати роботу над проектом.

6. Слідкуйте за всім прогресом в одному вікні

Ще одна унікальна функція платформи для управління проектами Asana – це можливість стежити за робочим процесом під різним кутом. За допомогою інструменту Universal Reporting ви можете побачити на якому ви етапі роботи, скільки ще потрібно часу на виконання проекту або що перешкоджає його завершенню. Тепер ви не будете губитись при питанні “Як ми просуваємось?” на загальних зборах.

Щоб отримати всебічне розуміння стадій розробки продукту, ви можете прочитати більше про його етапи, техніки та кращі практики в нашій статті.

Платформа для управління проектами Asana для підприємців

Тепер ви знаєте, що робить Asana і як використовувати її для підвищення своєї продуктивності. Але це не всі переваги для управління проектами Asana, які допоможуть вам при роботі.

Ще одна можливість Asana полягає в тому, що ви можете підключати до неї будь-які інші платформи. Наприклад, якщо ви працюєте з пакетом інструментів Google Workspace, можна легко підключити будь-які інструменти до Asana task manager. Ви також можете підключити такі месенджери як Slack або Teams та легко ділитися завданнями при спілкуванні.

Як інтегрувати Asana

Ви все ще задаєтеся питанням використання Asana сервісів для управління проектами? Тоді вам варто звернутися за допомогою  до компанії Cloudfresh — єдиний центр експертизи Google Cloud, Zendesk і Asana. За цими продуктам ми можемо надати вам:

• Налаштування;
• Розробку;
• Iнтеграцію;
• Навчання;
• Ліцензію;
• Підтримку.

Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід! 

Зв'яжіться з Сloudfresh