Як ефективно використовувати Asana у різних сферах

Ви, напевно, знаєте про те, як Asana може допомогти вам організувати свій робочий процес або систематизувати управління проектами. Але чи знаєте ви, які можливості відкриває Asana для учнів та викладачів? У цій статті ми розповімо вам про можливості застосування платформи в різних сферах діяльності.

Asana займає провідну позицію як платформа управління проектами не просто так. Програму можна використовувати для абсолютно різних сфер життя, про що ви, можливо, і не замислювалися. Зараз ми розглянемо кілька прикладів того, як можна і потрібно ефективно використовувати Asana і для чого також можна застосовувати можливості цієї платформи управління проектами. Крім того, ви можете ознайомитися з іншими порадами в нашому блозі.

Як використовувати Asana для управління проектами

Перше та пряме призначення Asana – це системне управління проектами у великих та середніх компаніях. За допомогою цієї програми ви можете легко відстежувати процес виконання роботи або проектами в цілому, а також взаємодіяти з колегами.

Про використання Asana в першу чергу варто задуматися тим, хто все ще використовує таблиці Excel для відстеження робочого прогресу. Колонки вічно збиваються, а рядки сповзають і змінюють вигляд усієї таблиці – якщо вам це знайомо, тоді наступна інформація точно буде вам корисна.

Календарі Asana

Пропустимо етап, де ви реєструєтеся, створюєте свій обліковий запис, а потім команду та завдання у проектах. Пропонуємо до вашої уваги функцію, яку точно не варто ігнорувати використовуючи Asana. Це можливість бачити свої завдання на часовій шкалі.

При цьому Asana надає відразу дві можливості, пов’язані з календарем. Перша – це буквально бачити свої дедлайни та завдання за датами. Тут ви можете відмічати завдання колірним маркером і відразу бачити відповідального за виконання.

Ще одна функція – це переглядати завдання на таймлайн. Ця функція відрізняється від попереднього режиму перегляду завдань тим, що ви зможете бачити не тільки дату початку або виконання завдання, а й співзалежність завдань, а також їхній поточний стан. Цей розділ перегляду дуже корисний для керівників, щоб чітко відстежувати робочий процес та його етапи виконання.

Просунуте планування завдань

Головна одиниця роботи в Asana – це завдання. Платформа надає великий функціонал оформлення завдань. Коли потрібно надати більше деталей у задачі, Asana немає рівних. Для початку, створіть картку із завданням та призначте відповідального. Ви можете призначати одного або кількох людей для виконання завдання. Також ви можете прив’язувати завдання до кількох проектів, якщо над ним працюють різні відділи. Не забудьте вказати дату закінчення роботи. Якщо ви не плануєте розпочинати роботу над завданням відразу ж, ви можете вказати дату початку роботи. Вся інформація відображається на календарі.

Після того як ви створили картку, призначили відповідального та встановили дедлайн, ви можете перейти до вказівки інших деталей завдання. Наприклад, встановіть пріоритетність, додайте опис завдання або додайте підзавдання.

Підзавдання – це міні-таски, які залежатимуть від основного завдання, в якому ви їх створили.

Ви також можете створювати співзалежність між завданнями. Співзалежність не дає виконувати інші завдання, доки не буде виконана пріоритетніша. Далі ми з прикладу розповімо, як можна використовувати цю функцію у процесі навчання.

Ще одна важлива перевага завдань Asana – ви зможете залишати свої повідомлення і бачити повідомлення від своїх колег прямо в нижній частині завдання.

Не забувайте про вкладку Inbox

Як активні користувачі Asana, ми також хочемо вам порадити не забувати про вкладку Inbox. Якщо ви часто використовуєте платформу, ведете там всю активну комунікацію і стежите за багатьма проектами та ще більшою кількістю завдань, тоді Inbox може дуже заощадити вам час. У цій вкладці ви можете побачити всі останні оновлення за завданнями, до яких ви маєте відношення. Тут же ви зможете відповідати на повідомлення та переходити до потрібних проектів. Ця зручна вкладка дозволить вам залишатися в курсі останніх оновлень та не дасть загубитися серед великої кількості бордів. Тут же ви можете надсилати повідомлення своїм колегам та перевіряти архівні матеріали.

Щоб дізнатися, як застосувати все це на практиці, ознайомтеся з нашою статтею про техніки управління проєктами.

Як використовувати Asana для особистих потреб

Можливо вас це трохи здивує, але Asana також пропонує можливість користуватися платформою для власних потреб. Під власними потребами ми маємо на увазі внесення до Asana особистих завдань, які не стосуються робітників.

Насправді для цього не потрібно встановлювати Asana окремо для свого особистого облікового запису крім робітника. Ви можете легко створити борд лише для себе. Всі завдання та оновлення в цьому борді будуть видні лише вам. Це зручно, якщо ви, наприклад, звикли вести додатково планер з особистими завданнями. Принцип використання такий самий як у робочому акаунті. Єдина різниця – це те, що завдання доступні винятково вам.

Як ефективно використовувати Asana для навчання

Відкриємо вам ще один секрет – Asana також зручна у використанні з метою навчання. Розгляньмо пару прикладів, у яких ви зможете використовувати платформу управління проектами з метою освіти.

Ви готуєте спільний з вашою командою проект із певного предмета. Так само як і у випадку з керуванням проектами, ви можете додати кілька колабораторів в одне завдання та розподілити обов’язки за допомогою підзавдання. Наприклад, ви працюєте над великою доповіддю з астрофізики. Пара людей з вашої команди будуть працювати над візуальною частиною доповіді і для них ви можете встановити підзавдання з докладними деталями. Інші учасники займуться аналітичною частиною: вони можуть прикріплювати таблиці або інші документи до завдання. На все завдання виділено певний час виконання.

Ви також можете використовувати Asana не тільки для одного конкретного проекту. Перенесіть весь процес навчання на цю платформу. Виділіть окремий борд для кожного предмета та відзначайте щодня свій прогрес навчання чи домашні завдання.

Таким же чином, Asana буде корисною і для вчителів, які можуть готувати презентації для лекцій або навіть цілі плани на семестр. Уявіть, що всі вчителі ведуть записи на даній платформі. Тоді було б дуже зручно та легко узгоджувати розклади, запозичувати матеріали для викладання або просто бути в курсі завантаженості студентів.

Почніть розподіляти свої завдання правильно

Asana створена для того, щоб полегшити ваш робочий процес та полегшити роботу у великих компаніях. Вам буде достатньо тільки один раз спробувати використання платформи, щоб переконатися в цьому. Адже коли час, який ви витратили на розсилку листів, створення планів роботи тощо, ви витрачатимете на справді важливу роботу, ваша ефективність одразу підвищиться. Крім того, ви можете дізнатися про системний підхід, який дає змогу проектним командам приймати обґрунтовані рішення, у нашій статті «Матриця рішень: 7 кроків до прийняття рішення» та ознайомитися з прикладом матриці рішень.

Почати самостійно працювати з платформою складно, тому наші спеціалісти допоможуть вам не лише встановити, а й налаштувати Asana для подальшої роботи по кращим практикам.

Команда Cloudfresh є унікальним центром експертних знань для Google Cloud, Zendesk, Asana, GitLab і Microsoft. Для цих найкращих у своєму класі хмарних рішень ми можемо надати вам послуги впровадження, міграції, інтеграції, аудиту, адміністрування, підтримки та навчання.
Наші експерти допоможуть вам оптимізувати вашу ІТ-інфраструктуру, розробити інтеграцію для кращої сумісності системи та створити абсолютно нові структури та процеси для ваших команд, а наш центр підтримки забезпечить вам найкращий досвід роботи з клієнтами!