Что такое Asana project management — как упростить ваш рабочий процесс

Что такое Асана? Это универсальный инструмент, который помогает организовывать, отслеживать и управлять работу команды. Но главное преимущество это возможность использовать Asana для управления проектами. 

Какая самая большая проблема при выполнении больших задач или при распределении обязанностей в проектах? Нарушение дедлайнов, упущение многих деталей прямо во время рабочего процесса. Многие компании привыкли использовать Excel таблицы для того, чтобы вести учет своей работы и таким образом, менеджерить свою команду. Но проблема в том, что таблицы не подготовлены для этого. Столбцы постоянно смещается и таблица теряет свой первоначальный вид, что в свою очередь, ведет к потере информации. В итоге, когда наступает день Х и пора сдавать проект, оказывается, что много деталей упущено, потеряно из виду, и по факту, проект вовсе не готов к сдаче. 

Для решения таких, казалось бы, незначительных нюансов, предлагаем ознакомится с инструментов управлением задач Asana, который может полностью изменить ваше видение работы в коллективе. 

Как использовать Asana для управления проектами 

Для начала, давайте ознакомимся с основными функциями Asana task manager и ответим на простой вопрос “что делает Asana?”. 

Одним предложением ответить на этот вопрос невозможно. Для этого нужно задать себе самому вопрос “а что мне мешает быть продуктивным?”. Предлагаем для начала вспомнить как проходит ваш обычный рабочий день. Вы приходите на работу, и что вы делаете в первую очередь? Отвечаете на письма, назначаете ответственных за новые задачи, распределяете нагрузки, ищете почты своих коллег? Все эти задачи отнимают у вас большую часть времени, вместо того, чтобы потратить его на действительно важные дела. 

Asana решает вопрос с такими рутинными задачами и освобождает вам место для работы. Вы можете довести процесс назначения обязанностей или распределения задач до автоматизма, что сэкономит ваше время в три раза. Для облегчения рабочего процесса используйте инструменты управления проектами Asana, а именно 6 разных решений для работы над вашим проектом. 

Чтобы понять, как использовать Аsana для доведения проекта из точки А (идея) до точки Б (воплощение в реальность), давайте разберем процесс поэтапно. Кроме того, вы можете найти информацию о матрице принятия решений в нашей статье, которая помогает проанализировать преимущества и недостатки различных вариантов, что позволит вам быстро принять наилучшее решение.

1. Поставить задачу 

Первое, с чего начинается выполнение любой задачи — это формирование технического задания и назначения ответственного. Воспользуйтесь функцией Boards для разделения большого проекта на задачи. Создайте задачу в столбике “To do” и завершите ее, перенеся в столбик “Done”. Вы можете самостоятельно расчерчивать этапы жизни того или иного задания и обновлять информацию сразу на месте. Теперь ни одна деталь не ускользнет от вас с Asana для управления проектами. 

2. Создайте форму 

Для того чтобы каждый раз не тратить кучу времени на повторное создание задачи, настройте форму, по которой будет удобно просто заполнять информацию в зависимости от задания. Используя Asana для управления проектами, вы сможете создать форму таким образом, чтобы было понятно к какому отделу ее отнести, какая приоритетность и т.д. 

3. Установите дедлайн 

Вы создали пул задач и распределили его по дашбордам. Вы даже установили форму, по которой можно будет легко предоставлять детали для следующих задач. Ваш третий шаг — это установление дедлайнов. Для этого воспользуйтесь инструментом Timeline, где вы сможете установить дату окончания работы и определить дату начала следующего задания. Не можете приступить к задаче пока ваш коллега не закончит свою? Timeline отобразит это на графике и поможет вам установить четкие дедлайны. 

4. Отслеживайте процесс по датам 

Воспользуйтесь Calendar, чтобы глобально посмотреть на происходящее по дням. Это также поможет вас рассчитать, сколько времени понадобиться, чтобы добиться результата или увидеть загруженность команды.

5. Распределяйте нагрузку 

Воспользуйтесь инструментом Workload, который покажет вам насколько загружен каждый из сотрудников. Это поможет вам более корректно распределять нагрузку и следить за тем, чтобы коллеги оставались в фокусе и не перерабатывали. Также вы сможете увидеть свободных специалистов и точно знать кому назначать работу над проектом.

6. Следите за всем прогрессом в одном окне 

Еще одна уникальная функция платформы для управления проектами Asana это возможность следить за рабочим процессом под разным углом. С помощью инструмента Universal Reporting вы можете увидеть на каком вы этапе работы,  сколько еще потребуется времени на выполнение проекта или что препятствует его завершению. Теперь вы не будете теряться при вопросе “Как мы продвигаемся?” на общих собраниях. 

Чтобы получить полное представление о стадиях разработки продукта, вы можете узнать больше о его этапах, методах и лучших практиках в нашей статье.

Платформа для управления проектами Asana для предпринимателей 

Теперь вы знаете, что делает Asana и как использовать ее для повышения своей продуктивности. Но это не все преимущества для управления проектами с Asana, которые помогут вам при работе. 

Еще одна возможность Asana заключается в том, что вы можете подключать к ней любые другие платформы. Например, если вы работаете с пакетом инструментов Google Workspace, вы можете легко подключить любые инструменты к Asana task manager. Вы также можете подключить такие мессенджеры как Slack или Teams и легко делиться задачами при общении.

Как интегрировать Asana 

Вы все еще задаетесь вопросом как использовать Asana сервисы для управления проектами? Тогда вам стоит обратиться за помощью в компанию Cloudfresh — единый центр экспертизы Google Cloud, Zendesk и Asana. По этим продуктам мы можем предоставить вам:

• Настройку;
• Разработку;
• Интеграцию;
• Обучение;
• Лицензию;
• Поддержку. 

Специалисты нашей компании помогут оптимизировать вашу IT инфраструктуру, установить платформу для управления проектами Asana, а также создать полностью новые структуры и процессы для команд, в то время, как наш центр поддержки обеспечит вам лучший клиентский опыт! 

Cвяжитесь с Сloudfresh