Comment Juru et Cloudfresh ont transformé Asana en un système d’exploitation unifié pour plus de 180 collaborateurs

Avec le déploiement mondial de Juru et ses 180 spécialistes, les outils fragmentés ont commencé à freiner les opérations internes. La gestion de projets complexes et multi-pays exigeait plus de clarté, de structure et de coordination inter-équipes. Pour soutenir sa croissance continue, l’entreprise devait adopter une gestion opérationnelle plus connectée et évolutive.

En s’associant à Cloudfresh, partenaire Platinum Solutions d’Asana, l’entreprise a bâti un système unifié pour piloter ses opérations quotidiennes.

Le défi : Surabondance d’outils et manque de responsabilité

Avant Asana, les opérations internes de Juru reposaient sur Excel, les chaînes d’e-mails et les messageries instantanées. Sans espace centralisé, il était impossible de suivre les tâches, les échéances ou l’avancement des projets. La croissance de l’entreprise rendait la synchronisation des équipes de plus en plus difficile.

Le véritable problème résidait dans la responsabilisation des équipes, les tâches étant éparpillées entre différents fichiers et outils. Faute de visibilité globale sur le portefeuille de projets, la coordination inter-équipes dépendait de relances informelles. Le cabinet devait standardiser sa gestion opérationnelle pour collaborer efficacement.

Pourquoi Asana : Une plateforme unique pour tout centraliser

Parfois, les meilleures décisions viennent de ceux qui ont déjà vu ce qui est possible. Khabibullo Negmatullaev, directeur de la Business Unit Conseil en ingénierie, avait déjà déployé Asana dans une autre organisation et mesurait la valeur métier qu’elle pouvait apporter à la croissance de Juru.

Accompagné de trois collègues, il a évalué plusieurs plateformes. Après une période d’essai et un comparatif rigoureux, Asana a répondu aux besoins de l’entreprise sur quatre critères clés :

De la gestion des licences au partenariat long terme avec Cloudfresh

Juru a d’abord adopté Asana de manière autonome et en a rapidement perçu les bénéfices. Avec l’expansion de l’équipe, l’entreprise a cherché une gestion des licences plus flexible et un partenaire pour l’accompagner durablement.

Asana a alors mis Juru en relation avec Cloudfresh, partenaire Platinum Solutions d’Asana et EMEA Solutions Partner of the Year.

Une simple discussion commerciale s’est transformée en un partenariat de près de cinq ans. Durant cette période, Cloudfresh a aidé Juru à déployer de nouvelles fonctionnalités, à partager les meilleures pratiques et à maximiser le retour sur investissement d’Asana au rythme de sa croissance.

Asana en action : d’Une équipe pilote au déploiement global

Aujourd’hui, chaque équipe chez Juru utilise Asana, de la gestion de projet au développement commercial, en passant par le marketing, les RH et l’ingénierie. Ce qui a commencé avec un petit groupe est devenu l’espace de travail principal de l’entreprise.

La Business Unit Engineering Design and Management est allée encore plus loin en exploitant la plateforme de manière avancée et structurée. Grâce aux services professionnels d’Asana fournis par Cloudfresh, l’équipe a modélisé ses workflows directement dans Asana pour refléter fidèlement sa méthodologie d’ingénierie.

Asana Script Actions : Une logique personnalisée sans code

Asana Script Actions permet aux équipes d’intégrer une logique personnalisée à leurs workflows sans l’intervention de développeurs. Pour l’équipe d’ingénierie de Juru, cela fluidifie le transfert de responsabilité : à chaque étape de révision d’une tâche, l’attribution change automatiquement pour garantir des responsabilités claires du début à la fin.

Gestion des portefeuilles : Une visibilité complète sur tous les projets

La visibilité constitue le pilier de l’organisation de Juru. Avec des équipes réparties sur plusieurs zones géographiques et des dizaines de projets en cours, la vue Portefeuille offre à la direction une visibilité complète et en temps réel sur l’avancement, les responsabilités et les points de blocage, sans aucun rapport manuel.

Modèles de tâches : De l’adoption à la standardisation

À mesure que les équipes gagnaient en maturité sur Asana, Juru a standardisé ses processus. Les équipes de marketing et de développement commercial utilisent désormais des modèles de tâches pour les projets récurrents (propositions commerciales, lancements de campagnes, onboarding client) afin que chaque livrable suive un parcours documenté.

Intégrations : Asana et Google Workspace

L’environnement Asana de Juru est entièrement connecté aux outils quotidiens des équipes. Google Chat transmet les mises à jour de statut en direct et des résumés basés sur l’IA depuis Asana pour optimiser le suivi des opportunités commerciales. Google Workspace centralise l’écosystème. De plus, l’équipe étudie une intégration avec Google Looker Studio pour générer des tableaux de bord visuels destinés à la direction.

Exploration d’Asana AI : Une phase de test pragmatique

Juru teste activement Asana Intelligence en privilégiant une approche pragmatique, centrée sur les cas d’usage. L’équipe a déjà identifié les domaines où l’IA apporte une valeur métier claire :

• Résumer les descriptions de tâches complexes et les fils de commentaires pour accélérer l’onboarding des collaborateurs sur un sujet.
• Générer des rapports de statut pour les opportunités de développement commercial.
• Associer les règles basées sur l’IA aux déclencheurs d’automatisation standards pour réduire les relances manuelles.

L’équipe avance avec méthode. Chaque cas d’usage doit prouver son efficacité face aux besoins opérationnels réels avant d’être généralisé. Cet état d’esprit dépasse le cadre d’Asana. Les équipes testent également des outils comme Gemini dans Google Workspace et explorent d’autres solutions d’IA, en plaçant toujours la cybersécurité au centre de leurs préoccupations.

La prochaine étape s’annonce plus autonome. Cloudfresh a proposé une preuve de concept pour tester les Asana AI Teammates auprès de plusieurs clients, dont Washmen, une entreprise de référence où les agents IA exécutent déjà des workflows opérationnels réels. L’objectif est de déterminer si les AI Teammates peuvent prendre en charge le suivi du temps et le remplissage des champs chez Juru, remplaçant ainsi les règles d’IA personnalisées initialement développées par l’équipe d’ingénierie pour ce même cas d’usage.

De l’adoption à l’impact mesurable

Après plusieurs années d’utilisation quotidienne à l’échelle de l’organisation, Asana est devenu le cœur de l’infrastructure opérationnelle de Juru. L’impact est visible dans toute l’entreprise :

• Environ 180 collaborateurs pilotent leurs projets dans Asana.
• Tous les départements collaborent au sein d’une plateforme partagée unique.
• L’architecture actuelle est déjà prête à soutenir une montée en charge de 400 à 500 personnes.

Coordination inter-équipes

Avec des équipes réparties sur plusieurs continents et projets, Asana garantit que chacun travaille à partir de la même source de vérité. Les processus qui reposaient autrefois sur des e-mails ad hoc et des tableurs sont désormais centralisés dans un environnement structuré.

Responsabilisation et rigueur d’exécution

L’ownership des tâches, les échéances et l’avancement sont transparents pour tous. Juru a développé une culture de la responsabilité où les engagements sont réellement tenus, un bénéfice que l’équipe attribue directement à la centralisation visuelle des projets.

Asana, pilier de la culture d’entreprise

Preuve de ce succès, les équipes de Juru ne considèrent plus Asana comme un simple outil.

Les prochaines étapes

La feuille de route à court terme de Juru s’articule autour de trois priorités :

1. Connecter Asana à Looker Studio pour générer des tableaux de bord d’analyse en temps réel destinés à la direction.
2. Tester les Asana AI Teammates avec Cloudfresh sur des tâches d’ingénierie automatisables sans intervention manuelle.
3. Faire passer Asana de 180 à 400-500 utilisateurs, en l’adaptant à la croissance de Juru et à sa stack d’outils.

Alors que Juru se déploie sur de nouveaux marchés et s’apprête à accueillir des centaines de collaborateurs, Asana évolue au même rythme : une méthodologie, une plateforme unique et une seule source de vérité pour toute l’entreprise. Cloudfresh reste aux côtés de Juru à chaque étape pour s’assurer que la plateforme s’adapte en permanence à l’évolution de ses besoins métiers.