Jak se SFORS připravuje na sjednocení 8 prostředí Google Workspace bez zastavení provozu

Ve světě SFORS nejsou rychlá rozhodnutí volbou, ale každodenní nutností. Obchodování s akciemi na New York Stock Exchange a NASDAQ netoleruje chaos v operacích ani v datech.

S růstem společnosti a expanzí do různých jurisdikcí se však digitální struktura zkomplikovala: namísto jednoho prostředí vzniklo 6–8 samostatných instancí Google Workspace. Pokud je přesnost klíčová pro trading, pro interní fungování je neméně důležitý jednotný systém pravidel.

Když byznys roste rychleji než struktura

Společnost SFORS má zastoupení ve SAE, na Kypru a ve Velké Británii, přičemž každá právní entita fungovala ve vlastním Google Workspace. Výsledkem byla fragmentace:

• Dva hlavní prostory s 200+ a 300+ účty;
• Několik doplňkových — po 20–30 účtech;
• Různé typy předplatného: Business Standard a Enterprise Starter.

Zpočátku to působilo logicky, ale roztříštěnost začala brzdit práci: týmy nemohly sdílet soubory napříč celou organizací, část zaměstnanců neměla přístup k Gemini Pro a nástroj NotebookLM neumožňoval spolupráci mezi různými Workspace.

Po networkingu pod novou značkou SFORS vznikla doména sfors.com, ale kvůli odděleným prostředím nemohli všichni používat jednotnou poštu. Společnost potřebovala ucelený digitální prostor, který odpovídá měřítku jejích aktivit.

Právě proto si pro migrační služby do Google Workspace vybrali Cloudfresh.

Pilotní migrace: Prověření procesu v praxi

Aby bylo možné změny provést s jistotou, rozhodl se tým nejprve spustit pilotní migraci.

Začít s 30 účty, abychom připravili 500+ dalších

Před sjednocením hlavních Workspace vybrali specialisté SFORS a Cloudfresh testovací skupinu — 30 účtů, z nichž 4–5 bylo v aktivním provozu.

Vzhledem k tomu, že Cloudfresh je oficiálním partnerem CloudM, padla volba právě na tento systém. Tato platforma podporuje přenos pošty, kalendářů, kontaktů a souborů mezi prostředími Google Workspace a umožňuje přesně definovat přístupová práva, strukturu organizačních jednotek (OU) a scénáře zpracování dat ještě před startem migrace.

Migrace proběhla ve dvou fázích: prvotní kopírování a finální přepnutí s delta aktualizací. Výsledkem byl korektní přenos dat při zachování všech souborů a kalendářů.

Co nás naučil reálný scénář

Hlavní výzva nespočívala v technickém přenosu, ale v chování uživatelů. Část týmu pracovala přes záložky v prohlížeči a po změně domény přestaly staré URL adresy fungovat.

Soubory byly na místě, přístupy nastaveny, ale lidé nemohli rychle najít „ten správný“ dokument mezi několika podobně pojmenovanými.

Tým Cloudfresh a SFORS na tyto podněty reagoval operativně a dospěl k závěru: v dalších fázích je nutné aktivovat logování shody ID dokumentů v CloudM. To pomůže spárovat staré a nové URL a rychle reagovat na dotazy uživatelů.

Pilotní projekt také umožnil sestavit detailní checklist pro delta migraci, aby se předešlo nesrovnalostem v datech během přepínání domén.

Výsledek: Plná kontrola nad procesem

Po pilotní fázi získali ve SFORS více než jen technickou zkušenost — mají nyní osvědčený scénář pro rozsáhlou migraci.

Tým má nyní k dispozici:

A co je nejdůležitější — společnost se ujistila, že riziko ztráty dat je minimální a všechny potenciální komplikace lze předvídat a efektivně řídit.

Další etapa: Jednotné sfors.com pro všechny

Dalším krokem je sjednocení dvou hlavních Workspace s více než 500 uživateli, přechod na Enterprise předplatné a unifikace domén pod sfors.com.

Pro SFORS je tento projekt mnohem víc než jen standardní migrace dat. Jde o vytvoření jednotného pracovního prostředí, kde všechny týmy pracují ve společných doménách s centralizovaným přístupem ke Gmailu, Disku, Kalendáři a dalším službám bez ohledu na zemi nebo lokalitu.

Následné vlny migrace jsou vnímány jako strategický krok v rozvoji společnosti.

Role Cloudfresh

Cloudfresh působil jako technický partner při přípravě a spuštění pilotní migrace.

Veškerá nastavení probíhala v úzké spolupráci: Cloudfresh připravil technický plán a pomohl s jeho realizací, zatímco IT tým SFORS si ponechal kontrolu nad prostředím a podporou zaměstnanců.

Tým Cloudfresh pomohl SFORS:

• Nastavit integraci CloudM s Google Workspace;
• Vyřešit komplikace s autorizací a API klíči;
• Zorganizovat proces bez nutnosti předání plného administrátorského přístupu;
• Poskytovat operativní konzultace v nestandardních situacích.

SFORS získal srozumitelný model spolupráce s jasně definovanými rolemi, etapami a oblastmi zodpovědnosti. Tento model lze s růstem firmy dále rozšiřovat, aniž by bylo nutné revidovat celou IT architekturu při každém nárůstu týmu či přidání nových směrů podnikání.

Cloudfresh je oficiální Google Cloud Partner úrovně Premier se specializací na Work Transformation. Implementujeme, migrujeme a škálujeme Google Workspace jako ucelený ekosystém: od auditu stávající infrastruktury až po nastavení zabezpečení, přístupů a administraci.