Jak SFORS łączy 8 instancji Google Workspace bez przerywania ciągłości biznesu

W SFORS szybkie decyzje to nie wybór, a codzienna konieczność. Handel akcjami na New York Stock Exchange i NASDAQ nie znosi chaosu — ani w operacjach, ani w danych.

Jednak wraz ze wzrostem firmy i skalowaniem na nowe rynki, struktura cyfrowa stała się skomplikowana: zamiast jednego środowiska powstało 6–8 oddzielnych instancji Google Workspace. Skoro precyzja jest kluczowa w tradingu, to w pracy wewnętrznej równie ważny jest spójny system zasad.

Gdy biznes rośnie szybciej niż struktura

SFORS posiada biura w ZEA, na Cyprze i w Wielkiej Brytanii, a każda spółka operowała na własnym Google Workspace. W efekcie powstały:

• Dwie główne przestrzenie z 200+ oraz 300+ kontami;
• Kilka mniejszych — po 20–30 kont;
• Różne typy subskrypcji: Business Standard oraz Enterprise Starter.

Początkowo wydawało się to logiczne, ale fragmentacja zaczęła spowalniać pracę. Zespoły nie mogły swobodnie wymieniać plików na poziomie całej organizacji, część pracowników nie miała dostępu do Gemini Pro, a NotebookLM nie pozwalał na współpracę między różnymi Workspace.

Po rebrandingu SFORS wdrożyło nową domenę sfors.com, ale przez rozproszone środowiska nie każdy mógł korzystać z ujednoliconej poczty. Firma potrzebowała spójnej przestrzeni cyfrowej, odpowiadającej skali jej działań.

Właśnie dlatego do realizacji usługi migracji do Google Workspace wybrano Cloudfresh.

Migracja testowa: Sprawdzenie procesu w praktyce

Aby pewnie wdrożyć zmiany na większą skalę, zespół postanowił najpierw przeprowadzić migrację testową.

Zacząć od 30 kont, by przygotować ponad 500

Przed połączeniem głównych instancji Workspace, eksperci SFORS i Cloudfresh przeprowadzili test na małej grupie — 30 kontach, z których 4–5 było intensywnie używanych w codziennej pracy.

Ponieważ Cloudfresh jest oficjalnym partnerem CloudM, wybór padł właśnie na to rozwiązanie. Platforma ta umożliwia precyzyjne przenoszenie poczty, kalendarzy, kontaktów i plików, a także pozwala zdefiniować reguły dostępu, strukturę jednostek organizacyjnych (OU) i scenariusze przetwarzania danych jeszcze przed startem.

Migracja odbyła się w dwóch etapach: wstępne kopiowanie oraz finalne przełączenie z aktualizacją delta. W efekcie dane zostały przeniesione poprawnie, z zachowaniem plików i kalendarzy.

Czego nauczył nas realny scenariusz

Głównym wyzwaniem nie okazał się transfer danych, lecz nawyki użytkowników. Część zespołu pracowała na zakładkach w przeglądarce — po zmianie domeny stare adresy URL przestały działać.

Pliki były na miejscu, a dostępy skonfigurowane, jednak pracownicy mieli trudności z szybkim odnalezieniem „tego właściwego” dokumentu wśród wielu o podobnych nazwach.

Analizując te zgłoszenia, zespoły Cloudfresh i SFORS wyciągnęły wnioski: w kolejnych etapach należy aktywować logowanie mapowania ID dokumentów w CloudM. Pomoże to powiązać stare adresy z nowymi i błyskawicznie reagować na prośby użytkowników.

Ta próba pozwoliła także stworzyć szczegółową listę kontrolną migracji delta, aby uniknąć rozbieżności danych podczas przełączania domen.

Wynik: Pełna kontrola nad procesem

Dzięki pilotażowi SFORS zyskało nie tylko doświadczenie techniczne, ale i sprawdzony scenariusz dla migracji na dużą skalę.

Zespół dysponuje obecnie:

Co najważniejsze — firma upewniła się, że ryzyko utraty danych jest minimalne, a wszelkie trudności można przewidzieć i opanować.

Następny etap: Jedno sfors.com dla wszystkich

Przed nami połączenie dwóch głównych instancji Workspace z ponad 500 użytkownikami, przejście na subskrypcję Enterprise i pełna unifikacja domen pod adresem sfors.com.

Dla SFORS ten projekt to znacznie więcej niż standardowa migracja. To budowa wspólnego środowiska pracy, w którym wszystkie zespoły działają w jednej domenie, mając scentralizowany dostęp do Gmaila, Dysku i Kalendarza — niezależnie od lokalizacji czy kraju.

Kolejne fale migracji są traktowane jako strategiczny krok w rozwoju firmy.

Rola Cloudfresh

Cloudfresh wystąpił jako partner techniczny odpowiedzialny za przygotowanie i uruchomienie migracji pilotażowej.

Wszystkie ustawienia były konfigurowane wspólnie: Cloudfresh opracował plan techniczny i pomógł go wdrożyć, podczas gdy zespół IT SFORS zachował kontrolę nad środowiskiem i wsparciem pracowników.

Zespół Cloudfresh pomógł SFORS:

• Skonfigurować integrację CloudM z Google Workspace;
• Rozwiązać kwestie autoryzacji i kluczy API;
• Zorganizować proces bez konieczności przekazywania pełnego dostępu administracyjnego;
• Zapewnić bieżące doradztwo w nietypowych sytuacjach.

SFORS zyskało model współpracy z jasno określonymi rolami, etapami i obszarami odpowiedzialności. System ten można łatwo skalować wraz z firmą — bez konieczności przebudowy całej architektury IT przy każdym powiększeniu zespołu.

Cloudfresh to oficjalny Partner Google Cloud na poziomie Premier ze specjalizacją Work Transformation. Wdrażamy, migrujemy i skalujemy Google Workspace jako kompletny ekosystem: od audytu infrastruktury po konfigurację bezpieczeństwa i administrację.