Comment SFORS a préparé la consolidation de 8 instances Google Workspace sans interruption d’activité

Chez SFORS, la rapidité de décision est une exigence quotidienne. Opérer sur le New York Stock Exchange et le NASDAQ ne laisse aucune place au désordre, qu’il s’agisse des opérations ou des données.

Cependant, à mesure que l’entreprise s’est développée dans différentes juridictions, son infrastructure numérique s’est complexifiée, aboutissant à 6–8 environnements Google Workspace distincts. Si la précision est vitale pour le trading, un système de règles unifié est essentiel pour les opérations internes.

Quand la croissance de l’entreprise dépasse l’infrastructure

SFORS possède des bureaux aux Émirats arabes unis, à Chypre et au Royaume-Uni, chaque entité juridique utilisant initialement sa propre instance Google Workspace. Cette situation a engendré :

• Deux espaces principaux regroupant respectivement plus de 200 et 300 comptes ;
• Plusieurs petites instances de 20 à 30 comptes chacune ;
• Un mélange d’abonnements Business Standard et Enterprise Starter.

Bien que cette configuration ait semblé logique au départ, la fragmentation a fini par freiner la productivité. Les équipes ne pouvaient pas partager de fichiers à l’échelle de l’organisation, certains employés n’avaient pas accès à Gemini Pro, et NotebookLM ne permettait pas la collaboration entre les différents Workspaces.

Suite à un rebranding sous le nom SFORS, le nouveau domaine sfors.com a été lancé, mais la séparation des environnements empêchait l’utilisation d’une adresse e-mail unifiée pour tous. L’entreprise avait besoin d’un espace numérique cohérent, à la hauteur de son envergure opérationnelle.

Pour y parvenir, SFORS s’est associé à Cloudfresh pour ses services de migration Google Workspace.

Migration pilote : tester le processus en conditions réelles

Afin de garantir une transition fiable à grande échelle, l’équipe a lancé une migration pilote.

Commencer par 30 comptes pour en préparer plus de 500

Avant de fusionner les instances principales, les experts de SFORS et de Cloudfresh ont mené un test sur un groupe de 30 comptes, incluant des utilisateurs actifs en production.

Cloudfresh étant un partenaire officiel de CloudM, cette plateforme a été choisie pour la migration. Elle permet le transfert des e-mails, agendas, contacts et fichiers entre environnements Google Workspace, tout en offrant une configuration précise des règles d’accès, des structures d’unités organisationnelles (OU) et des scripts de traitement de données avant le lancement.

La migration a suivi un processus en deux étapes : une première copie principale suivie d’une bascule finale avec mise à jour delta. Cela a permis de transférer les données avec précision tout en préservant l’intégrité des fichiers et des entrées d’agenda.

Les enseignements d’un scénario concret

Le principal défi n’était pas le transfert technique des données, mais le comportement des utilisateurs. Certains membres de l’équipe comptaient sur leurs favoris de navigation, devenus inopérants après le changement de domaine en raison de l’invalidité des anciennes URL.

Bien que les fichiers aient été migrés et les permissions configurées, les utilisateurs ont parfois eu des difficultés à localiser des documents spécifiques parmi de nombreux fichiers aux noms similaires.

En répondant rapidement à ces sollicitations, Cloudfresh et SFORS ont déterminé que les phases futures devraient inclure des journaux de correspondance d’ID de documents dans CloudM. Cela permet à l’équipe de lier les anciennes URL aux nouvelles et de répondre instantanément aux demandes des utilisateurs.

Le pilote a également permis d’établir une liste de contrôle détaillée pour la migration delta, afin d’éviter toute divergence de données lors de la bascule du domaine.

Le résultat : un contrôle total sur le processus

Plus qu’une simple expérience technique, le pilote a fourni à SFORS une feuille de route éprouvée pour une migration de grande ampleur.

L’équipe dispose désormais de :

Plus important encore, l’entreprise a confirmé que les risques de perte de données sont minimes et que les obstacles potentiels sont prévisibles et gérables.

Prochaine phase : Un domaine sfors.com unifié pour tous

La prochaine étape prévoit la fusion des deux instances Workspace principales comptant plus de 500 utilisateurs, le passage aux abonnements Enterprise et l’unification de tous les domaines sous sfors.com.

Pour SFORS, ce projet va au-delà d’une migration de données classique. Il s’agit de créer un espace de travail unifié où toutes les équipes collaborent sur des domaines partagés avec un accès centralisé à Gmail, Drive et Calendar, quel que soit leur emplacement géographique.

Les vagues de migration successives sont considérées comme une étape stratégique de la croissance de l’entreprise.

Le rôle de Cloudfresh

Cloudfresh a agi en tant que partenaire technique pour la préparation et l’exécution de la migration pilote.

Toutes les configurations ont été réalisées en collaboration : Cloudfresh a élaboré le plan technique et assisté à son exécution, tandis que l’équipe informatique de SFORS a gardé le contrôle sur l’environnement et le support interne des utilisateurs.

L’équipe Cloudfresh a aidé SFORS à :

• Configurer l’intégration de CloudM avec Google Workspace ;
• Résoudre les problèmes d’autorisation et de clés API ;
• Organiser le processus sans nécessiter le transfert total des accès administratifs ;
• Fournir des conseils à la demande pour des scénarios atypiques.

SFORS a ainsi bénéficié d’un modèle de collaboration transparent avec des rôles et responsabilités bien définis. Ce cadre pourra s’adapter à la croissance de l’entreprise sans nécessiter de refonte totale de l’architecture IT lors de l’ajout de nouvelles lignes d’activité.

Cloudfresh est un partenaire Google Cloud Premier officiel spécialisé dans la transformation du travail. Nous implémentons, migrons et développons Google Workspace comme un écosystème complet — de l’audit d’infrastructure à la gestion de la sécurité et des accès.