Jak efektivně používat Asanu: Tipy pro projektové řízení

Dnes je Asana jednou z předních aplikací pro řízení projektů. Pokud pracujete ve velkém týmu nebo řídíte firmu, pak asi víte, jak těžké je mít všechny procesy pod kontrolou a pracovat na velkých projektech. Asana řeší mnoho problémů, včetně problému práce kolem práce, a dělá proces projektového řízení jednodušším a koherentnějším.

Jako každá taková platforma má i Asana řadu speciálních funkcí, které vám urychlí práci. Pokud již Asanu používáte, některé z níže uvedených funkcí vám mohou být povědomé, ale pokud platformu teprve plánujete začít používat pro svůj projekt, bude se vám hodit tento článek. Kromě toho můžete na našem blogu prozkoumat další tipy.

Dáme Vám 6 důležitých a užitečných funkcí Asany, o kterých by měl vědět každý uživatel:

Vytvořte svůj tým

Prvním krokem, kterým vám pro kvalitní práci doporučujeme začít, je okamžité vytvoření týmů. Může jich být několik. Můžete se připojit k více týmům ve vaší organizaci najednou. Počet členů týmu závisí na vašem tarifu Asana.

Možnost vytvářet týmy okamžitě vede k organizaci týmu a zadávání úkolů. Vstupem do skupiny budete moci sledovat průběh úkolů přidělených týmu. V rámci každého týmu můžete také vytvářet menší týmy. Do marketingové sekce lze přidat například sekci SMM a podobně.

Využijte naplno výhody tvorby projektu

Jakmile dáte své týmy dohromady, je čas pustit se do vytváření projektů. Projekty jsou důležitou jednotkou práce v Asaně, i když ne poslední. Platforma nabízí tři způsoby vytváření projektů. Ale pojďme popořadě.

Chcete-li začít, klikněte na tlačítko Vytvořit projekty. Jsou dva, oba plní stejnou funkci.

Dále vám Asana nabídne tři cesty, ze kterých si můžete vybrat: můžete si vybrat zcela prázdný list a postavit svůj projekt od začátku, můžete použít šablonu, kterou Asana nabízí, nebo můžete jednoduše nahrát excelovou tabulku. Vzhledem k tomu, že mnoho společností nyní sleduje své pracovní postupy tam, je to velmi užitečná funkce.

Pokud jste si vybrali šablonu, pak stačí vyplnit prázdná pole. Na prázdném listu si sami zvolíte, jak se budou zobrazovat úkoly v tomto projektu. Později si můžete prohlížet projekty v kalendáři a na různých nástěnkách.

Vytvořte úkoly a seřaďte je do kalendáře

Dalším důležitým krokem při práci v Asaně je vytváření úkolů. Každý projekt může mít neomezený počet úkolů. Při vytváření každého nového úkolu můžete zadat odpovědnou osobu, data zahájení a termíny dokončení. Můžete také určit prioritu úlohy nebo nastavit blokátory. Blokátory myslíme úkoly, které pokud nejsou splněny, není možné přistoupit k provádění dalších. To je velmi užitečná funkce při upřednostňování úkolů.

V popisu úlohy můžete také přidat nejnovější aktualizace a připojit soubory. Pamatujte, že úkoly musíte nastavit tak, aby karta úkolu mohla odpovědět na otázku „kdo co dělá?“. Další výhodou Asany je možnost připojit stejný úkol k více projektům.

A co dílčí úkoly? I to lze snadno provést pomocí nástroje pro řízení projektů Asana. V každém úkolu můžete vytvořit několik dílčích úkolů, ke každému z nich můžete přidat další popisy a komentáře.

Abyste se naučili, jak to všechno uvést do praxe, přečtěte si náš článek o technikách řízení projektů.

Kanban kontrola

Pokud se chystáte používat Asanu nebo ji již používáte, určitě využijte kontrolu Kanban. Jedná se o jednoduchý a intuitivní ovládací panel, kde jsou umístěny všechny úkoly. Tato funkce je vhodná zejména pro ty, kteří platformu teprve začínají používat, protože všechna potřebná tlačítka a karty jsou na jedné obrazovce.

Další tip pro rychlé použití Asany: Chcete-li snížit počet kliknutí myší, použijte klávesové zkratky pro rychlou správu úloh na platformě.

Použijte kód barvy

Jste zvyklí věnovat více pozornosti vizuálu? Pak Asana nabízí barevné schéma speciálně pro vás. Nastavení ikon a přidání barev do úkolů. Na platformě se pak budete moci orientovat nejen podle názvů úkolů a projektů, ale také podle barevného označení.

Spravujte projekty snadno!

Dovést tým k výsledkům není snadné, ale s platformou pro řízení projektů to snadné být může. Aplikace jako Asana vám mohou hodně usnadnit práci. Chápeme, že někdy může být obtížné zvyknout si na nové řešení, zvláště pokud jste dříve používali jinou platformu. Odborníci Cloudfresh vám mohou pomoci přizpůsobit se vašemu novému webu a migrovat vaše data do Asany s osvědčenými postupy. V našem článku „Rozhodovací matice: 7 kroků k rozhodování“ se také můžete dozvědět o systematickém přístupu, který projektovým týmům umožňuje činit informovaná rozhodnutí, a prozkoumat příklad rozhodovací matice.

Tým Cloudfresh je jedinečným odborným centrem pro Google Cloud, Zendesk, Asana, GitLab a Microsoft. Pro tato nejlepší cloudová řešení ve své třídě vám můžeme poskytnout služby implementace, migrace, integrace, auditu, správy, podpory a školení.
Naši odborníci vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinout integrace pro lepší interoperabilitu systémů a vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne tu nejlepší zákaznickou zkušenost!