Comment utiliser efficacement Asana sur différents types de projets
Vous savez probablement déjà comment Asana peut vous aider à organiser votre flux de travail ou à systématiser la gestion de vos projets. Mais connaissez-vous les opportunités qu’Asana offre aux étudiants et aux enseignants ? Probablement pas encore.
Asana s’impose comme un leader des plateformes de gestion de projet pour de nombreuses raisons. L’application peut être utilisée dans plusieurs domaines de votre vie auxquels vous n’aviez peut-être pas pensé. Nous allons explorer plusieurs exemples concrets de la manière dont vous pouvez utiliser Asana efficacement, ainsi que les nombreuses possibilités offertes par cette solution.
Comment utiliser Asana pour la gestion de projet
La fonction première et directe d’Asana est la gestion systématique de projets au sein des grandes et moyennes entreprises. Grâce à cette application, vous pouvez facilement suivre l’avancement du travail ou des projets en général, tout en interagissant avec les autres départements de l’entreprise.
Les premiers à tirer pleinement parti d’Asana sont ceux qui utilisent encore des feuilles de calcul Excel pour suivre l’avancement des tâches. Des colonnes qui se décalent, des lignes qui sautent en modifiant l’aspect de tout le tableau… si cela vous parle, alors les informations suivantes vont vous être précieuses.
Il existe de nombreuses façons d’utiliser Asana pour la gestion de projet, pour votre travail quotidien ou à titre individuel. Nous souhaitons vous présenter les points essentiels de l’application et les éléments auxquels vous devez prêter attention. De plus, vous pouvez explorer d’autres conseils Asana sur notre blog.
Les calendriers dans Asana
Passons directement aux fonctionnalités clés, en laissant de côté l’étape d’inscription et de création de compte. Voici une fonctionnalité essentielle à ne surtout pas négliger lors de la gestion de projet Asana : la visualisation de vos tâches sur une chronologie.
Pour ce faire, Asana propose deux fonctionnalités liées au calendrier. La première consiste littéralement à visualiser vos échéances et vos tâches par date. Ici, vous pouvez marquer les tâches avec un code couleur et voir immédiatement qui est responsable de leur exécution.
Une autre fonctionnalité permet de visualiser les tâches sur une “Timeline” (chronologie). Ce mode diffère de la vue précédente car il permet de voir non seulement la date de début ou de fin, mais aussi la dépendance entre les tâches ainsi que leur statut actuel. Cette vue est particulièrement utile pour les managers, car elle permet de suivre précisément le flux de travail et ses jalons (milestones).
Pour ce faire, Asana propose deux fonctionnalités liées au calendrier. La première consiste littéralement à visualiser vos échéances et vos tâches par date. Ici, vous pouvez marquer les tâches avec un code couleur et voir immédiatement qui est responsable de leur exécution.
Une autre fonctionnalité permet de visualiser les tâches sur une “Timeline” (chronologie). Ce mode diffère de la vue précédente car il permet de voir non seulement la date de début ou de fin, mais aussi la dépendance entre les tâches ainsi que leur statut actuel. Cette vue est particulièrement utile pour les managers, car elle permet de suivre précisément le flux de travail et ses jalons (milestones).
Planification avancée des tâches
L’unité de travail principale dans Asana est la tâche. La plateforme propose des fonctionnalités avancées pour leur structuration et leur organisation. Lorsqu’il s’agit de détailler une mission, Asana est sans égal. Pour commencer, créez une fiche de tâche et désignez un responsable. Vous pouvez affecter une ou plusieurs personnes. Vous pouvez également lier une tâche à plusieurs projets si différents départements y travaillent. N’oubliez pas de spécifier une date d’échéance. Si vous ne prévoyez pas de commencer immédiatement, indiquez une date de début : toutes ces informations s’afficheront sur le calendrier.
Une fois la fiche créée, le responsable désigné et l’échéance fixée, vous pouvez passer aux autres détails : définir une priorité, ajouter une description ou créer des sous-tâches.
Les sous-tâches sont des mini-tâches qui dépendent de la tâche principale dans laquelle elles ont été créées.
Vous pouvez également créer des dépendances entre les tâches. Une dépendance vous empêche de démarrer une tâche tant que celle dont elle dépend n’est pas finalisée. Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser cette fonction dans un processus de formation.
Un autre avantage majeur des tâches dans Asana est la possibilité de laisser des commentaires et de consulter les messages de vos collègues directement au bas de chaque tâche.
N’oubliez pas l’onglet Boîte de réception
En tant qu’utilisateurs actifs d’Asana, nous vous conseillons de ne pas négliger l’onglet Boîte de réception (Inbox). Si vous utilisez régulièrement la plateforme, que vous y centralisez vos communications et gérez de nombreux projets, la boîte de réception peut vous faire gagner un temps considérable. Dans cet onglet, vous voyez toutes les dernières mises à jour des tâches auxquelles vous participez. C’est aussi là que vous pouvez répondre aux messages et naviguer vers les bons projets. Cet onglet pratique vous permet de rester à jour sans vous perdre au milieu de vos nombreux tableaux. Vous pouvez également y envoyer des messages à vos collègues et consulter les archives.
Pour apprendre à mettre tout cela en pratique, consultez notre article sur les techniques de gestion de projet.
Comment utiliser Asana pour un usage personnel
Cela peut surprendre, mais Asana offre aussi la possibilité d’utiliser la plateforme pour vos propres besoins. Autrement dit, il s’agit d’y intégrer des tâches personnelles sans lien avec votre activité professionnelle.
En réalité, nul besoin d’installer Asana séparément pour votre compte personnel en plus de votre compte professionnel. Vous pouvez simplement créer un tableau rien que pour vous. Toutes les tâches et mises à jour de ce tableau ne seront visibles que par vous. C’est idéal si vous avez l’habitude de tenir un planning séparé pour vos corvées ou projets privés. Le fonctionnement reste identique à celui d’un compte professionnel, avec en plus une confidentialité totale.
L’utilisation d’Asana pour la gestion de tâches personnelles permet aux individus d’organiser leurs projets privés, de fixer des échéances et de rester maîtres de leur “to-do list” efficacement.
Plusieurs intégrations Asana permettent d’optimiser davantage la productivité dans un usage personnel. Parmi les meilleures, on compte Google Calendar pour synchroniser vos tâches, Slack pour une communication fluide, Zapier pour automatiser des actions entre Asana et d’autres apps, ou encore Harvest pour le suivi du temps.
Comment utiliser efficacement Asana pour l’éducation
Autre point souvent méconnu : Asana s’adapte parfaitement au secteur de l’éducation. Voyons quelques exemples d’utilisation de la plateforme Asana pour l’éducation.
Par exemple, vous préparez un projet collaboratif avec votre équipe sur un sujet précis. Comme pour la gestion de projet classique, vous pouvez ajouter plusieurs collaborateurs à une même tâche et répartir les responsabilités via des sous-tâches. Imaginons un rapport complexe sur l’astrophysique : quelques membres de l’équipe s’occupent de la partie visuelle (sous-tâche dédiée), tandis que d’autres gèrent l’analyse en joignant facilement des tableaux ou documents à la tâche principale. Le tout est encadré par un délai global de réalisation.
Asana ne se limite pas à un projet spécifique. Vous pouvez y transférer l’intégralité de votre cursus. Créez un tableau par matière et notez chaque jour vos progrès ou vos devoirs à faire.
L’utilisation d’Asana pour l’éducation facilite les projets collaboratifs entre étudiants, la gestion des rendus, la coordination des emplois du temps et permet une organisation efficace au sein du processus d’apprentissage.
De la même manière, Asana s’avère précieux pour les enseignants qui peuvent préparer leurs présentations de cours ou leurs plans de semestre. Si tous les enseignants centralisaient leurs contenus sur cette plateforme, il deviendrait beaucoup plus simple de coordonner les plannings, de mutualiser les supports pédagogiques et de suivre la charge de travail des élèves.
Commencez à répartir vos tâches correctement
Asana est conçu pour simplifier votre flux de travail et faciliter la collaboration dans les grandes structures. Il suffit de l’adopter pour constater rapidement ses bénéfices. Lorsque le temps consacré aux emails et à la planification est réinvesti dans des tâches à forte valeur ajoutée, votre efficacité augmente significativement. Pour aller plus loin, découvrez l’approche systématique qui permet aux équipes de prendre des décisions éclairées dans notre article « Matrice de décision : 7 étapes pour trancher » et explorez notre exemple de matrice de décision.
Se lancer seul sur la plateforme peut paraître complexe. Nos spécialistes sont là pour vous aider non seulement à l’installer, mais aussi à configurer les meilleures pratiques Asana pour votre activité.
L’équipe Cloudfresh est un centre d’expertise unique pour Google Cloud, Zendesk, Asana, GitLab et Microsoft. Pour ces solutions cloud de pointe, nous vous accompagnons via des services de mise en œuvre, migration, intégration, audit, administration, support et formation.
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