Asana je pro velké firmy základním nástrojem pro řízení. Můžete snadno optimalizovat úkoly, a tím zvýšit produktivitu firmy. Pokud jste aktivním uživatelem této platformy, pravděpodobně už víte, jak moc je užitečná. Ale ani ti nejaktivnější uživatelé Asany mnohdy neznají všechny funkce, které software poskytuje.
V tomto článku vás seznámíme s nejužitečnějšími a nejdůležitějšími funkcemi Asany, o kterých jste možná nevěděli nebo jim jen nevěnovali pozornost.
Seznam úkolů v nástěnce My Task Board
Nevíte, kde začít svůj den? Pak stačí otevřít kartu Moje úkoly. Skvělá funkce pro ty, kteří mají problém s pamatováním si úkolů.
V části Můj úkol si uživatel může prohlédnout všechny své aktuální úkoly. Také je může vybrat podle priority a podle data připravenosti. Stejné informace pak může vidět v Kalendáři jako časovou osu.
Hlavní výhodou této sekce je, že jsou zde uspořádány naprosto všechny vaše úkoly – bez ohledu na to, zda se jedná o vaši nástěnku v Asaně, nebo o zcela jiný projekt. Budete moci kliknout na úkol a ihned vidět aktuální aktualizace.
@oznámení zaměstnance nebo úkolů
Hlavním cílem Asany je zjednodušit pracovní postupy a zabránit tomu, aby vás rozptylovaly zbytečné otázky. Proto platforma poskytuje funkci zmínek prostřednictvím @. Tímto způsobem můžete k úkolu také připojit soubor nebo dokument. Uděláte to jednoduše tak, že do komentáře k úkolu napíšete aktualizaci.
Schopnost přiřazovat úkoly k více projektům
Malá, nenápadná, ale velmi důležitá funkce. V aplikaci Asana můžete úkoly přiřadit k více než jednomu projektu. Jedná se o velmi významnou funkci, kterou běžní uživatelé často opomíjejí.
Pokud například pracujete na různých projektech, které se vzájemně shodují v jednom úkolu, můžete si nechat zobrazit kartu úkolu na obou nástěnkách. Pak nemusíte přepínat mezi kartami a nástěnkami, abyste hledali daný úkol. Automaticky se zobrazí na vaší nástěnce.
Použití barev
Vědci dokázali, že vizuálně se pamatuje mnohem lépe. Proto Asana nabízí možnost označit úkoly, nástěnky a priority barvami. Můžete například barevně označit prioritu, kde červená bude znamenat vysokou prioritu a žlutá střední prioritu. Podobně můžete nastavit barvy produktů nebo témat, ke kterým úkol patří.
Barevně můžete označit také celé projekty nebo nástěnky, nastavit pro ně ikony a změnit barvu funkcí. Asana se nesnaží být programem, kde by bylo vše “polepeno” barevnými úkoly. To však neznamená, že při používání platformy nemůžete používat barevné návrhy.
Vizualizace plánu
Vrátíme-li se k otázce lepšího zapamatování, stojí za zmínku také to, že Asana nabízí funkci vizualizace plánu. Můžete si ji prohlédnout na kartě Časová osa, kde se všechny vaše úkoly zobrazí na časové ose. Můžete se tak ujistit, že nezmeškáte žádný deadline. Pomůže vám to také racionálněji plánovat pracovní náplň, protože uvidíte, jaké úkoly máte na nadcházející termíny. Na této kartě se také zobrazují úkoly všech účastníků, kteří též pracují ve vaší nástěnce.
Zobrazení času potřebného k dokončení úkolu
Asana také nabízí jedinečnou funkci, která umožňuje nastavit datum zahájení úkolu. Pokud například plánujete začít pracovat na úkolu nikoli v den, kdy je přiřazen, ale v jiný den, můžete snadno nastavit datum zahájení. Tímto způsobem můžete svým kolegům ukázat, jak se vám daří plnit pracovní úkoly, a také lépe hospodařit se svým časem.
Integrace s dalšími nástroji
Další důležitá funkce, na kterou mnoho lidí zapomíná. Asana nabízí širokou škálu nástrojů a platforem, které lze do platformy integrovat. Můžete si vybrat z více než 100 nástrojů, jako jsou například nástroje Google, Sluck, DropBox a mnoho dalších. Díky tomu můžete rychleji sdílet informace a získávat zpětnou vazbu od kolegů ve zrychleném tempu.
Použití tabulek pro plánování
Pomocí sloupců v tabulkách můžete vizuálně sledovat pracovní postup a průběh úkolu. Jednotlivé sloupce můžete pojmenovat a přesouvat je podle toho, jak na úkolu pracujete. Pokud se například první sloupec jmenuje To Do, pak se další může jmenovat In Progress (Probíhá). Tímto způsobem můžete řídit proces práce na úkolu a přesouvat jej podle toho, jak postupujete.
Potřebujete další tipy?
Asana je mnohostranná platforma pro zadávání úkolů, která nabízí mnoho dalších zajímavých a užitečných funkcí. Proto se můžete kdykoli poradit s odborníky na Asanu ze společnosti Cloudfresh, kteří vám rádi prozradí všechny skryté funkce této platformy pro správu úkolů! Tým Cloudfresh je jedinečným centrem odborných znalostí pro služby Asana, Google Cloud a Zendesk. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby:
- Přizpůsobení;
- Vývoj;
- Školení;
- Licence;
- Podpora.
Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinou integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne ty nejlepší zákaznické zkušenosti!
Objednejte konzultaci