Co je projektový management od Asana – aneb jak zlepšit svůj pracovní proces

Co je Asana? Jedná se o univerzální pracovní nástroj pro optimalizaci firem, který poskytuje plnou transparentnost pracovního procesu. Hlavní výhodou je ovšem možnost využití Asany pro řízení projektů. 

Co je největší problém u velkých úkolů nebo při přidělování zodpovědnosti v projektech? Porušujete termíny nebo vám během pracovního postupu chybí spousta detailů? Mnoho společností je zvyklých pracovat s excelovými tabulkami, aby měly přehled o své práci a řídily tak své týmy. Problém je ale v tom, že tabulky k tomu nejsou určeny. Sloupce se neustále posouvají a tabulka ztrácí svůj původní tvar, což vede ke ztrátě informací. Výsledkem je, že když přijde datum X a je čas odeslat projekt, ukáže se, že mnoho detailů bylo přehlédnuto a projekt není vůbec připraven k předložení. 

Chcete-li se vypořádat s tak zdánlivě bezvýznamným problémem, doporučujeme seznámit se s Asana task managementem, který může zcela změnit váš názor na práci v týmu. 

Jak používat Asanu pro řízení projektů

Nejprve se podívejme na základní funkce správce úloh Asany a odpovězme si na jednoduchou otázku „co Asana vůbec dělá?“ 

Na tuto otázku nelze odpovědět jednou větou, raději se sami sebe zeptejte „co mi brání být produktivní?” Doporučujeme vám začít zcela od začátku a tedy tím, že si vybavíte začátek svého typického pracovního dne. Jaké jsou první věci, které uděláte, když přijdete do práce? Odpovídat na e-maily, přidělovat lidem nové úkoly, rozdělovat pracovní zátěž a hledat poštu svých kolegů? Všechny tyto úkoly vám zbytečně zabírají většinu času, který byste mohl využít na mnohem důležitější aspekty vašeho zaměstnání.

Asana řeší právě takovéto rutinní úkoly a uvolňuje vám tak prostor pro práci. Můžete automatizovat proces přidělování povinností nebo přidělování úkolů, které by jinak zabraly až dvě třetiny vašeho pracovního dne. Nyní, když jste si uvolnili svůj čas, můžete se konečně pustit do práce na svých hlavních projektech. To je místo, kde přichází na řadu nástroj pro řízení projektů Asana — 6 různých řešení pro váš projekt. 

Abychom správně pochopili, jak vám používání Asany pro projektové řízení pomůže dostat váš projekt z bodu A (nápad) do bodu B (konečná implementace), pojďme analyzovat proces krok za krokem. Dále najdete informace o rozhodovací matici v našem článku, který pomáhá při analýze výhod a nevýhod různých možností a umožňuje vám rychle dospět k nejlepšímu rozhodnutí.

1. Stanovení úkolu

Než s jakýmkoliv úkolem můžeme vůbec začít, je nutné vytvořit si podmínky zadání a určit někoho, kdo za něj bude odpovědný. Pomocí funkce Nástěnka můžete rozdělit velký projekt na menší úkoly. Vytvořte úkol ve sloupci „To do“ a dokončete jej přesunutím do sloupce „Hotovo“. Sami si můžete nastínit fáze životního úkolu a aktualizovat informace přímo na místě. Nyní vám s Asanou pro projektový management neunikne jediný detail. 

1. Vytvoření šablon 

Abyste se vyhnuli plýtvání času při opakovaném vytváření úkolů, nastavte šablonu, která usnadňuje vyplnění informací v závislosti na úkolu. Pomocí Asany pro projektové řízení budete moci vytvořit šablonu tak, aby bylo jasné, do kterého oddělení patří, jaká je priorita tohoto úkolu atd.

1. Určete si termín 

Vytvořili jste si zásobu úkolů a rozeslali je na dashboardy. Dokonce jste nastavili šablonu, abyste mohli snadno poskytnout podrobnosti pro další úkoly. Nyní je vaším cílem stanovit si termíny. Použijte nástroj Časová osa, ve kterém můžete nastavit datum uzávěrky a určit datum zahájení dalšího úkolu. Nemůžete se pustit do úkolu, dokud váš kolega nedokončí ten svůj? Časová osa tuto kolizi zobrazí ve vašem plánu a pomůže vám stanovit jasné termíny. 

1. Sledujte proces skrze kalendář

Pomocí Kalendáře můžete globálně sledovat, co se děje den za dnem. To vám také pomůže spočítat, jak dlouho bude trvat, než získáte požadované výsledky nebo ihned získáte přehled o pracovním vytížení týmu. 

1. Rozložte pracovní zátěž 

Použijte nástroj Pracovní zátěž, který vám ukáže, jak je každý zaměstnanec zaneprázdněn. To vám pomůže přesněji rozložit pracovní zátěž a zajistit, aby se vaši kolegové soustředili na to, co je potřebné a nebyli tak přepracovaní. Budete také moci zjistit, kdo je k dispozici a koho můžete pověřit prací na projektu.

1. Sledujte všechen svůj progress na jedné obrazovce

Další unikátní funkcí softwaru pro řízení projektů Asana je možnost sledovat váš pracovní postup z různých úhlů. Díky Universal Reporting můžete zjistit, ve které fázi se nacházíte, jak dlouho bude trvat dokončení projektu anebo co vám brání v jeho dokončení. Nyní se už nebudete muset ptát “Tak co, jak se máme?” na valných hromadách. 

Chcete-li získat komplexní pochopení procesu vývoje produktu, můžete si přečíst více o jeho fázích, technikách a osvědčených postupech v našem článku.

Software pro řízení projektů Asana pro podnikatele 

Nyní víte, co Asana dělá a jak ji používat ke zvýšení produktivity. To ale není jediný přínos Asany pro projektový management. 

Další funkcí Asany je, že ji můžete propojit s jakoukoli jinou platformou. Pokud například pracujete se sadou nástrojů Google Workspace, můžete snadno připojit jakékoli nástroje ke správci úloh Asana. Můžete také připojit messengery jako Slack nebo Teams a snadno sdílet úkoly při komunikaci.

Jak integrovat Asana 

Stále přemýšlíte, jak používat Asana sluzby pro řízení projektů? Pak byste měli kontaktovat Cloudfresh s žádostí o pomoc. Tým Cloudfresh je jedinečným odborným centrem pro Google Cloud, Zendesk a Asana. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby: 

• Přizpůsobení;
• Rozvoj;
• Integrace;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, nastavit software pro řízení projektů Asana a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne tu nejlepší zákaznickou zkušenost! 

Spojte se se společností Сloudfresh