Případ klienta: Netpeak

Jak Netpeak zlepšuje své cloudové pracovní postupy pomocí flexibilních řešení Google Workspace

O klientovi: Netpeak Group je skupina IT společností, která se zaměřuje na performance marketing a vytváření vlastních platforem SaaS, mobilních aplikací a nových digitálních projektů. Společnost pomáhá rozvíjet podnikání klientů s využitím online příležitostí a nabízí služby pro SEO, PPC, e-mailový marketing, propagaci mobilních aplikací, webovou analytiku a business intelligence, SERP a další.

Skupina Netpeak Group čítá 900 specialistů, 5 000 klientů z celého světa a více než 100 000 uživatelů produktů skupiny společností. Základem Netpeaku je tým, proto je pro společnost na prvním místě rozvoj a vzdělávání svých zaměstnanců.

Datum zahájení projektu: 20.11.21

Datum ukončení projektu: 1.8.22

Výzva: Společnost Netpeak se řídí zásadou, že hlavním motorem efektivity je tým, a proto neúnavně pracuje na optimalizaci pracovních postupů pro své zaměstnance. Jednou ze základních složek efektivní práce týmu je snadná správa pracovních systémů, flexibilita a pohodlí.

S rychlým rozšiřováním se nedostatečný počet firemních e-mailů mezi zaměstnanci společnosti, oddělené domény na různých serverech a složitost správy a řízení přístupu staly kritickými problémy, které si vyžádaly okamžité řešení. Tým správců systému spravoval více než 900 osobních účtů zaměstnanců, což znemožňovalo řádné zabezpečení a kontrolu. To se stalo klíčovým požadavkem pro přechod společnosti Netpeak na jednotný systém.

Pro větší efektivitu a flexibilitu potřeboval tým také možnost ukládat soubory na jednom místě, spolupracovat na společných projektech, vést kvalitní online videohovory bez časového omezení a minimalizovat čas strávený přihlašováním do různých nástrojů.

Přechod na cloudovou infrastrukturu Google Workspace se tak stal ve firmě důležitým milníkem pro lepší týmovou spolupráci, jehož cílem bylo pomoci vybudovat většinu procesů v jediném pracovním prostoru pro všechny.

Řešení: V rámci řešení stávajících požadavků na optimalizaci pracovních postupů přešla společnost na používání nástrojů Google Workspace (GWS) s podporou společnosti Cloudfresh.

Aby Netpeak urychlil přechod týmů na nové nástroje, spolupracoval se specialisty společnosti Cloudfresh, kteří poskytovali poradenství po celou dobu projektu: od migrace až po přizpůsobení GWS. Odborníci společnosti Cloudfresh provedli pro zaměstnance společnosti školení o správě a bezpečnostních funkcích systému GWS, jehož hlavním účelem bylo ukázat možnosti základní správy uživatelů, služeb a koncových bodů. Plán GWS Business Starter využívá 900 zaměstnanců společnosti Netpeak.

Pro zlepšení komunikace s kolegy a partnery a pro vysokou úroveň zabezpečení a správy firemní elektronické pošty získali zaměstnanci společnosti profesionální e-maily s firemní doménou a pro tým IT společnosti Netpeak lepší kontrolu správy. IT odborníci nyní mohou spravovat uživatelské účty, přistupovat k dalším funkcím a službám a konfigurovat zabezpečení z centrální administrátorské konzole. Správci mohou vzdáleně spravovat mobilní zařízení a mají přístup k auditu a zprávě pro analýzu trendů využívání služeb GWS. Navíc vzhledem k tomu, že většina zaměstnanců již měla osobní účty v Gmailu, byly rozhraní a funkce platformy zcela jasné a vyhovující.

Nástroje GWS zlepšily komunikaci mezi týmy společnosti a umožnily rychlou a efektivní spolupráci i při rychlém procesu rozšiřování. Týmy společnosti Netpeak mohou spolupracovat na projektech ve stejném dokumentu pomocí služby Google Docs. Díky aplikaci Google Slides mohou zaměstnanci po celém světě spoluvytvářet prezentace pro partnery a klienty. Google Forms jim pomáhá rychle a bez technických znalostí provést průzkum a snadno uložit a analyzovat odpovědi v Google Sheets. Netpeak umožňuje efektivně spolupracovat odkudkoli a kdykoli pomocí jednoho pohodlného pracovního prostoru.

Vzhledem k požadavku společnosti na chráněné a bezpečné prostředí pro ukládání a přenos dokumentů a dalších souborů se jí nástroj Google Drive nepochybně hodil. Nyní jsou všechny soubory a zálohy bezpečně uloženy v cloudu na Google Drive s dostatečným prostorem pro každého uživatele – 30 GB. Zaměstnanci proto mohou sdílet a vyhledávat potřebné dokumenty bez zbytečného zdržování.

Dalším prioritním požadavkem společnosti Netpeak byla možnost vést vysoce kvalitní videokonference s kolegy, partnery a klienty se snadným a srozumitelným přístupem pro každého. Od nynějška se mohou zaměstnanci Netpeaku připojit ke schůzce Google Meet jedním kliknutím z jakéhokoli zařízení, což pomáhá být vždy v kontaktu a pořádat schůzky bez časového omezení a s možností účasti až 100 osob, přičemž další účastníky lze pozvat jednoduše pomocí jejich e-mailu.

Výsledek: Nástroje GWS pomáhají šetřit čas a peníze, které se dříve vynakládaly na rutinní práci, a zároveň zlepšují interakci zaměstnanců se zákazníky, kolegy a partnery. Tým Netpeak využívá všechny funkce, které má k dispozici od Google Workspace, a má vysoké procento zapojení členů týmu do jeho služeb:

1. 100% zaměstnanců společnosti používá firemní Gmail;
2. 92% zaměstnanců ukládá a sdílí soubory pomocí služby Google Drive.
3. 90% zaměstnanců používá ke každodenní komunikaci službu Google Meet;
4. 100% zaměstnanců aktivně využívá Google Docs, Sheets a Slides ke spolupráci na projektech a zasílání potřebných informací klientům.

I po seznámení se všemi funkcemi GWS a pravidelné práci v Google Cloud Workspace se zaměstnanci společnosti Netpeak vždy těší na aktualizaci funkcí služby, která je pravidelně vylepšována, aby uživatelům poskytovala co nejlepší prostředí.

Role společnosti Cloudfresh: Tým Cloudfresh poradil společnosti Netpeak s vlastnostmi, funkcemi a cenami služby GWS a pomohl vybrat nejlepší plán podle potřeb společnosti.

Inženýři Cloud Collaboration společnosti Google Cloudfresh provedli části školení, pomohli nastavit migraci do cloudu a migrovali pracovní prostor společnosti Netpeak do služby GWS. Týmová spolupráce zajistila společnosti Netpeak hladké nasazení produktů GWS a možnost získat co nejefektivnější zkušenosti se službou v poměrně krátkém čase.