Co je projektový management od Asana – aneb jak zlepšit svůj pracovní proces

Co je Asana? Jedná se o univerzální pracovní nástroj pro optimalizaci firem, který poskytuje plnou transparentnost pracovního procesu. Hlavní výhodou je ovšem možnost využití Asany pro řízení projektů. 

Co je největší problém u velkých úkolů nebo při přidělování zodpovědnosti v projektech? Porušujete termíny nebo vám během pracovního postupu chybí spousta detailů? Mnoho společností je zvyklých pracovat s excelovými tabulkami, aby měly přehled o své práci a řídily tak své týmy. Problém je ale v tom, že tabulky k tomu nejsou určeny. Sloupce se neustále posouvají a tabulka ztrácí svůj původní tvar, což vede ke ztrátě informací. Výsledkem je, že když přijde datum X a je čas odeslat projekt, ukáže se, že mnoho detailů bylo přehlédnuto a projekt není vůbec připraven k předložení. 

Chcete-li se vypořádat s tak zdánlivě bezvýznamným problémem, doporučujeme seznámit se s Asana task managementem, který může zcela změnit váš názor na práci v týmu.

Jak používat Asanu pro řízení projektů

Nejprve se podívejme na základní funkce správce úloh Asany a odpovězme si na jednoduchou otázku „co Asana vůbec dělá?“ 

Na tuto otázku nelze odpovědět jednou větou, raději se sami sebe zeptejte „co mi brání být produktivní?” Doporučujeme vám začít zcela od začátku a tedy tím, že si vybavíte začátek svého typického pracovního dne. Jaké jsou první věci, které uděláte, když přijdete do práce? Odpovídat na e-maily, přidělovat lidem nové úkoly, rozdělovat pracovní zátěž a hledat poštu svých kolegů? Všechny tyto úkoly vám zbytečně zabírají většinu času, který byste mohl využít na mnohem důležitější aspekty vašeho zaměstnání.

Asana řeší právě takovéto rutinní úkoly a uvolňuje vám tak prostor pro práci. Můžete automatizovat proces přidělování povinností nebo přidělování úkolů, které by jinak zabraly až dvě třetiny vašeho pracovního dne. Nyní, když jste si uvolnili svůj čas, můžete se konečně pustit do práce na svých hlavních projektech. To je místo, kde přichází na řadu nástroj pro řízení projektů Asana — 6 různých řešení pro váš projekt. 

Abychom správně pochopili, jak vám používání Asany pro projektové řízení pomůže dostat váš projekt z bodu A (nápad) do bodu B (konečná implementace), pojďme analyzovat proces krok za krokem. Dále najdete informace o rozhodovací matici v našem článku, který pomáhá při analýze výhod a nevýhod různých možností a umožňuje vám rychle dospět k nejlepšímu rozhodnutí (více tipů pro Asana).

1. Stanovení úkolu

Než s jakýmkoliv úkolem můžeme vůbec začít, je nutné vytvořit si podmínky zadání a určit někoho, kdo za něj bude odpovědný. Pomocí funkce Nástěnka můžete rozdělit velký projekt na menší úkoly. Vytvořte úkol ve sloupci „To do“ a dokončete jej přesunutím do sloupce „Hotovo“. Sami si můžete nastínit fáze životního úkolu a aktualizovat informace přímo na místě. Nyní vám s Asanou pro projektový management neunikne jediný detail. 

2. Vytvoření šablon 

Abyste se vyhnuli plýtvání času při opakovaném vytváření úkolů, nastavte šablonu, která usnadňuje vyplnění informací v závislosti na úkolu. Pomocí Asany pro projektové řízení budete moci vytvořit šablonu tak, aby bylo jasné, do kterého oddělení patří, jaká je priorita tohoto úkolu atd.

3. Určete si termín 

Vytvořili jste si zásobu úkolů a rozeslali je na dashboardy. Dokonce jste nastavili šablonu, abyste mohli snadno poskytnout podrobnosti pro další úkoly. Nyní je vaším cílem stanovit si termíny. Použijte nástroj Časová osa, ve kterém můžete nastavit datum uzávěrky a určit datum zahájení dalšího úkolu. Nemůžete se pustit do úkolu, dokud váš kolega nedokončí ten svůj? Časová osa tuto kolizi zobrazí ve vašem plánu a pomůže vám stanovit jasné termíny. 

4. Sledujte proces skrze kalendář

Pomocí Kalendáře můžete globálně sledovat, co se děje den za dnem. To vám také pomůže spočítat, jak dlouho bude trvat, než získáte požadované výsledky nebo ihned získáte přehled o pracovním vytížení týmu. 

5. Rozložte pracovní zátěž 

Použijte nástroj Pracovní zátěž, který vám ukáže, jak je každý zaměstnanec zaneprázdněn. To vám pomůže přesněji rozložit pracovní zátěž a zajistit, aby se vaši kolegové soustředili na to, co je potřebné a nebyli tak přepracovaní. Budete také moci zjistit, kdo je k dispozici a koho můžete pověřit prací na projektu.

6. Sledujte všechen svůj progress na jedné obrazovce

Další unikátní funkcí softwaru pro řízení projektů Asana je možnost sledovat váš pracovní postup z různých úhlů. Díky Universal Reporting můžete zjistit, ve které fázi se nacházíte, jak dlouho bude trvat dokončení projektu anebo co vám brání v jeho dokončení. Nyní se už nebudete muset ptát “Tak co, jak se máme?” na valných hromadách. 

Podle IDC (International Data Corporation) mohou společnosti, které se rozhodnou pro Asana, dosáhnout návratnosti investic (ROI) přesahující 400 % za tři roky.

Funkce Asany

Všechny funkce Asany lze seskupit podle několika aspektů. Podívejme se na každý podrobně:

MOBILITA

• Aplikace pro Android
• Aplikace pro iOS

PRÁCE, PROJEKTY A ŘÍZENÍ ÚKOLŮ

• Projekty (Projects) – organizujte svou práci ve sdílených projektech jako seznamy nebo kanbanové desky
• Úkoly (Tasks) – rozdělte práci na zvládnutelné části pro vás a váš tým
• Dílčí úkoly (Subtasks) – rozdělte úkol na menší části, abyste předvedli všechny jeho dokončovací kroky
• Úkol zplnomocněnce (Task assignees) – dejte úkolu jasného majitel
• Profily a sloupce (Sections and columns) – seskupujte úkoly do sekcí nebo sloupců k udržení organizovaného workflow
• Vlastní pole (Custom fields) – vytvořit drop-down, počet nebo textová vlastní pole v projektech a portfoliích pro jednotné zachycování informací, sledování stavu a třídění a filtrování informací
• Formuláře (Forms) – zachycujte podrobnosti o dokončení práce pomocí briefů, požadavků a dalších informací, které jsou přímo spojené s projekty
• Termíny dokončení (Due dates) – zajistěte včasné dokončení úkolů
• Časy dokončení (Due times) – určete časy, kdy je něco splatné, abyste nezmeškali konečná data
• Termíny zahájení (Start dates) – nastavte čas zahájení práce tak, aby se vše neodkládalo na poslední chvíli
• Časová osa (Timeline) – Ganttův pohled na úkoly a projekty
• Přílohy (Attachments) – přidejte soubory z počítače, Disku Google, OneDrive, Dropboxu nebo Boxu k jakémukoli úkolu nebo konverzaci
• Líbí se (Likes) – potvrďte úkol nebo komentář , poděkujte, dejte palec nahoru nebo hlasujte za úkol
• Úkoly ve více projektech (Tasks in multiple projects) – udržujte stejný úkol ve více projektech, abyste zobrazili práci v různých kontextech a vyhnuli se duplikování
• Závislostí (Dependencies) – ukažte závislosti mezi úkoly, aby bylo jasné, který úkol je připraven ke zpracování a který je blokován
• Pravidla (Rules) – vytvořte pravidla pro automatizaci manuálních procesů, jako je přidělování úkolů, aktualizace polí, třídění a další
• Šablony (Templates) – začněte svou práci pomocí šablon přizpůsobených pro každý tým, ukládejte své projekty jako šablony
• Pouze komentář (Comment-only projects) – zabraňte náhodným změnám vašich projektů nebo šablon tím, že lidem umožníte dělat pouze komentáře úkolů a přitom jim stále dáváte přístup k informacím v projektu
• Schválení (Approvals) – požádat a udělit souhlas s prací

KOMUNIKACE

• Komentáře k úkolu (Task comments) – komentujte přímo úkol, abyste přesně ujasnili, co je třeba udělat, jak, a také zmínit svého kolegu
• Kontrola (Proofing) – poskytnout jasnou zpětnou vazbu přímo na obrázky nebo soubory PDF a převést je tak na úkoly
• Kontrola obrázku (Image proofing) – ponechat zpětnou vazbu přímo na obrázek, aby kreativci poznali body, na kterých se má pracovat
• Konverzace k projektu (Project conversations) – diskutujte o pokroku na stránkách projektu
• Týmové stránky (Team pages) – podívejte se na všechny projekty svého týmu a komunikujte na jednom místě, popište svůj tým
• Formátovaný text (Rich text) – použijte tuto funkci v dlouhých textech, aby vaše zpráva byla jasnější a uspořádali jste si myšlenky do očíslovaných nebo odrážkových seznamů

ZOBRAZENÍ

• Moje úkoly (My Tasks) – naplánujte si den pomocí seznamu prioritních úkolů
• Doručená pošta (Inbox) – získejte a filtrujte pouze oznámení, která jsou spojena s vašimi projekty, úkoly a konverzacemi
• Seznam (List) – mřížková struktura zjednodušuje vytváření, filtrování a formátování úkolů
• Hledání (Search) – rychle vyhledejte potřebnou práci
• Uložená pokročilá vyhledávání (Saved advanced searches) – uložte vyhledávání podle konkrétních kritérií abychom vám pomohli znovu najít práci
• Pracovní zátěž (Workload) – funkce správy zdrojů poskytuje jediný pohled na šířku pásma týmu. Pomůže vám činit informovaná rozhodnutí o personálním obsazení a vyvážit pracovní zátěže
• Kalendáře (Calendars) – podívejte se na libovolný seznam úkolů v kalendáři a získejte jasný přehled o časech prací
• Zobrazení souborů (Files View) – rychle vyhledejte potřebné soubory projektu v galerii se všemi přílohami projektu
• Režim přátelský k barvoslepým (Color blind friendly mode) – v režimu přátelském k barvoslepým uvidíte jasně celou paletu barev

REPORTING

• Cíle (Goals) – stanovte, sledujte a spravujte firemní cíle a připojujte je k práci
• Milníky (Milestones) – ujasněte si cíle projektu a motivujte svůj tým stanovením milníků úkolů jako klíčových ukazatelů pokroku
• Portfolia (Portfolios) – organizujte strategické iniciativy a sledujte stav všech vašich důležitých projektů jako seznam nebo na časové ose na jednom místě
• Aktualizace stavu (Status updates) – vytvořte aktualizaci stavu během několika sekund, abyste ji mohli sdílet s příslušnými zúčastněnými stranami a naplnit portfolia
• Řídicí panel (Dashboard) – poskytuje vlastní grafy v reálném čase, které vám pomohou pochopit, kde může být práce blokována nebo mimo trať

ŘÍZENÍ TÝMŮ

• Týmy (Teams) – vytvářejte týmy, které vám umožní uspořádat vaše projekty a spojit spoluhráče se sdíleným kalendářem a konverzacemi, a ovládat nastavení ochrany osobních údajů týmů
• Následovníci (Followers) – přidejte spoluhráče jako sledující, aby mohli sledovat práci na úkolu a dostávat příslušná oznámení s aktualizacemi úkolů
• Hosté (Guests) – spolupracujte s prodejci , dodavateli a partnery
• Oprávnění (Permissions) – omezujte přístup k jakémukoli projektu, vytvořte skryté týmy pro citlivou práci nebo vytvořte veřejné týmy a projekty pro přístup celé vaší organizace
• Ovládací prvky správce (Admin controls) – určete správce organizace, kteří mohou přidávat, odebírat a spravovat členy a jejich nastavení a vynucovat složitost hesel
• Ovládací prvky ochrany osobních údajů (Privacy controls) – omezujte přístup k jakémukoli projektu, vytvářejte skryté týmy pro citlivou práci nebo udělejte týmy veřejnými
• Zabezpečení dat (Data security) – snadno exportujte nebo smažte data z Asany a nechte svá data zálohovat na samostatném serveru

AI

S celou řadou chytrých funkcí Asana nedávno oznámila nástup éry umělé inteligence ve svých produktech. Chcete se o nich dozvědět více? Podívejte se na tento článek.

Software pro řízení projektů Asana pro podnikatele 

Nyní víte, co Asana dělá a jak ji používat ke zvýšení produktivity. To ale není jediný přínos Asany pro projektový management.

• Dropbox, Disk Google nebo Box – připojte soubory přímo k úkolům pomocí integrovaného výběru souborů.
• Adobe Creative Cloud – podívejte se na nové úkoly, sdílejte návrhy a začleňte zpětnou vazbu poskytovanou v Asaně – to vše bez opuštění vašich nástrojů Creative Cloud
• Slack – posuňte práci vpřed rychleji vytvářením, dokončováním a úpravami úkolů přímo ze Slacku. Pokud v Asaně existují aktualizace úkolů a projektů, aktualizace se automaticky zveřejní na kanálu Slack
• Doplněk Asana pro Gmail nebo Asana pro Outlook – Proměňte e-maily s klienty, zákazníky a spoluhráči na úkoly, které lze sledovat v Asaně – aniž byste opustili doručenou poštu
• Přiblížit – vytvořte nebo propojte schůzky přiblížení přímo z úkolu Asana. Po skončení schůzky budete mít k úkolu připojený také přepis a záznam
• Google – připojte svůj Disk Google k Asaně, přihlaste se pomocí Google SSO nebo SAML, přidejte úkoly do Asany z jakékoli webové stránky v prohlížeči Chrome a dalších
• Microsoft – Asana se integruje se sadou nástrojů společnosti Microsoft, jako jsou Teams, Office 365 a Outlook, OneDrive a Power BI, aby zajistily, že váš tým bude moci efektivně koordinovat práci napříč vašimi nejdůležitějšími nástroji
• Salesforce – podpořte lepší spolupráci během prodejních cyklů sledováním následné práce, automatickým vytvářením projektů, když zákazníci dosáhnou klíčových fází příležitostí
• JIRA Cloud – vytvořte plynulou obousměrnou synchronizaci mezi Asana a JIRA, abyste zabránili duplicitní práci při zachování informací tam, kde to týmy chtějí vidět
• Harvest – vestavěný časovač, takže můžete sledovat čas na jakémkoli úkolu, aniž byste opustili Asanu

Chcete-li získat komplexní pochopení procesu vývoje produktu, můžete si přečíst více o jeho fázích, technikách a osvědčených postupech v našem článku. Kromě toho můžete využít Asanu pro osobní účely.

Proč Asana?

Asana nabízí vše potřebné pro synchronizaci, termín a dosažení cíle:

• Zrychluje pracovní tok: každý ví, co má dělat a kdy;
• Udržuje aktuálnost vašich projektů, konverzací a souborů na jednom místě;
• Varuje před novými úkoly a souvisejícími informacemi v reálném čase;
• Lze integrovat do celosvětově známých řešení, kterým důvěřují miliony uživatelů;
• Umožňuje vám zjistit pracovní vytížení členů týmu a snadno znovu přiřadit práci;
• Optimalizuje váš čas;
• Zvyšuje produktivitu;
• Sleduje termíny.

Řešení Asana již používají stovky tisíc organizací po celém světě, včetně Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal a Avon. Postupujte podle jejich příkladu a začněte používat Asanu právě teď!

Co je Asana integrace? 

Stále přemýšlíte, jak používat Asana sluzby pro řízení projektů? Pak byste měli kontaktovat Cloudfresh s žádostí o pomoc. Tým Cloudfresh je jedinečným odborným centrem pro Asana. Jako akreditovaný Asana Solutions Partner vám můžeme poskytnout následující služby: 

• Přizpůsobení;
• Rozvoj;
• Integrace;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Jakmile si vyberete vhodný cenový plán Asana, naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, nastavit software pro řízení projektů Asana a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne tu nejlepší zákaznickou zkušenost!