Případ klienta: WOOPPAY

Jak společnost WOOPPAY dosahuje lepších výsledků díky zlepšení pracovních postupů týmu pomocí Asany

O klientovi: WOOPPAY je finanční technologická společnost, která nabízí jedinečná řešení na míru v oblasti přijímání a převodu peněz a optimalizace finančních toků partnerských společností v různých oblastech činnosti.

Systém WOOPPAY byl zaregistrován u Národní banky Republiky Kazachstán jako platební organizace pod číslem 09-17-001. Je jednou z předních společností v Kazachstánu, která nabízí unikátní řešení na trhu online plateb pomocí systému elektronických peněz.
Dozvědět se více ▼

Datum zahájení projektu: červenec 2022.

Datum dokončení projektu: Spolupráce pokračuje.

Výzva: WOOPPAY již dlouho používalo správce úkolů Trello. Jeho funkce však pro efektivní řízení projektů nestačily a tým se potýkal s následujícími problémy:

• Nedostatek analytických údajů o používání;
• Obtíže při sledování úkolů a nedostatek souvisejících úkolů;
• Nedostatečná spolupráce týmů v důsledku používání různých softwarových řešení při práci.

Vzhledem k těmto potížím a nemožnosti je vyřešit pomocí stávající platformy pro řízení projektů začala společnost WOOPPAY hledat alternativní možnosti řízení projektů, které by pokryly všechny požadavky týmu.

Řešení: Společnost WOOPPAY si vybrala Asanu, jeden z předních nástrojů pro komplexní řízení projektů. Tým si vzápětí oblíbil intuitivní rozhraní, které usnadnilo proces přechodu a výrazně zkrátilo dobu potřebnou k naučení se práce s novým nástrojem.

Další zásadní funkcí získanou s nástrojem Asana je analytika a reporting. Zúčastněné strany nyní mohou sledovat průběh projektů pomocí řídicího panelu v reálném čase a analyzovat problémy a předcházet jim dříve, než nastanou. Týmy si také mohou vytvářet vlastní grafy pro jakoukoli oblast práce a snadno je sdílet s kolegy.

Neméně důležitým požadavkem společnosti na nového správce úkolů byla možnost sledovat úkoly a jejich závislosti. Asana tuto funkci poskytuje v nastavení každého úkolu. Díky závislostem mezi úkoly, které určují pořadí, v jakém mají být činnosti prováděny, mohou členové týmu:

• sledovat, které úkoly musí být dokončeny předtím, než začnou plnit další úkoly;
• současně být po dokončení úkolu upozorněni na to, že mohou začít pracovat.

To snižuje množství zbytečné komunikace mezi zaměstnanci, zlepšuje plánování a prioritu provádění a výrazně urychluje dokončení úkolů.

Kromě toho je jednou z klíčových funkcí, které snižují množství manuální práce a optimalizují proces plánování týmu WOOPPAY, udržování vyrovnávací paměti, což je jedna z možností časové osy. Umožňuje upravit dobu trvání projektu s ohledem na změnu časového rozvržení všech závislých úkolů. Při změně časování jednoho úkolu se posunou všechny úkoly, které na něm závisí, přičemž se automaticky zachovají dříve definované termíny. Při změně časování některého úkolu tedy nemusí vedoucí projektu ručně přesouvat všechny závislé úkoly, což mu usnadňuje práci.

Díky funkci Asana pro tvorbu vlastních pravidel, která umožňuje vytvářet pracovní postupy na základě spouštěče a akce, usnadnila Asana automatizaci rutinních úkolů. Nyní jsou úkoly automaticky přidávány do správného projektu a přiřazovány správnému vykonavateli a zúčastněné strany dostávají automatická oznámení o všech kritických změnách. Zároveň pomocí formulářů tým zjednodušil proces zadávání požadavků na provedení konkrétního úkolu. Zaměstnanci společnosti vytvářejí formuláře přizpůsobené pro každý projekt a dostávají úkoly podle úvodních informací, které potřebují. Zainteresované strany a klienti šetří čas tím, že odpovídají pouze na otázky nezbytné pro práci.

Kromě toho všeho společnost WOOPPAY aktivně využívá integrace aplikace Asana s dalšími aplikacemi. Například díky integraci s Microsoft Teams mohou týmy snadno propojit svou práci s úkoly a projekty v Asaně.

Díky bohatým funkcím Asany se všichni zaměstnanci společnosti WOOPPAY mohli sjednotit v jednom informačním prostředí, což vedlo k většímu zapojení a lepší spolupráci mezi týmy.

Výsledky: Přechodem na Asanu se společnost WOOPPAY kvalitativně i kvantitativně rozšiřuje a buduje řízení projektů. Zvládnutím nových funkcí a jejich synchronizací se specifiky projektů a týmů společnosti Wooppay se správa úkolů dostala na novou úroveň.

Zpočátku společnost zakoupila pouze 10 licencí Asana Premium pro otestování. Po půl roce bylo rozhodnuto o nákupu dalších 50 licencí. Během jednoho roku se počet licencí téměř zdvojnásobil a dosáhl 90.

S přechodem na řízení práce v aplikaci Asana získala společnost WOOPPAY:

1. Zjednodušení používání platformy pro všechny členy týmu;
2. zvýšení rychlosti plnění úkolů;
3. Snadné sledování úkolů a zobrazování nedostatků při realizaci projektů;
4. Automatizaci firemních procesů;
5. Vysokou úroveň analytiky a reportování;
6. Větší synchronizaci práce týmů díky využití různých integrací;
7. Zlepšení spolupráce všech týmů a organizace firemních projektů.

Díky koordinaci procesů se systémem Asana tak společnost postupně přešla na projektové řízení a zlepšila kvalitu týmové práce a plánování úkolů, což přímo ovlivnilo její obchodní výsledky.

Role společnosti Cloudfresh: Odborníci na Asanu ze společnosti Cloudfresh konzultovali a pomohli vybrat nejlepší cenový plán pro potřeby WOOPPAY. Také díky spolupráci s partnerem Asana mohla společnost WOOPPAY optimalizovat své zdroje. Tým Cloudfresh provedl ukázku produktu, představil všechny funkce a pomohl vyřešit právní problémy.

Spolupráce společností pokračuje i nyní. Tým Cloudfresh aktivně poskytuje odbornou podporu týkající se funkčnosti Asany v jakékoli fázi používání řešení, pokud taková potřeba ze strany společnosti WOOPPAY vznikne.