Кейс клієнта: WOOPPAY

Як WOOPPAY досягають більшого, покращуючи робочі процеси команд за допомогою рішень Asana

Про клієнта: WOOPPAY фінансово-технологічна компанія, що пропонує унікальні кастомізовані рішення в галузі прийому та переказу грошей, а також оптимізації фінансових потоків компаній – партнерів у різних сферах діяльності.
Дізнатися більше▼

Дата старту проєкту: Липень 2022 року.

Дата завершення проєкту: співпраця продовжується.

Челендж: WOOPPAY тривалий час використовували таск-менеджер для управління роботою, – Trello. Однак, для ефективного управління проєктами його функціоналу виявилося замало, і команда зіштовхнулася з наступними проблемами:

• Відсутність аналітики щодо використання;
• Труднощі у відстеженні завдань та відсутність залежних завдань;
• Слабка кооперація команд у зв’язку з використанням різних програмних рішень у роботі.

У зв’язку з цими труднощами та відсутністю можливості їх вирішити за допомогою існуючої платформи управління проєктами, WOOPPAY почали шукати альтернативні варіанти проєктного управління, які б покривали всі запити команди.

Рішення: У пошуку продуктів, що відповідають потребам компанії, WOOPPAY зупинили свій вибір на Asana, одному з передових комплексних інструментів управління проєктами. Команда відразу ж оцінила інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який полегшив процес переходу та суттєво зменшив кількість часу на освоєння нового інструменту.

Ще однією важливою функцією, набутою разом із Asana, стала аналітика та звітність. Тепер, стейкхолдери можуть контролювати хід проєктів за допомогою панелі моніторингу в реальному часі, аналізувати та запобігати проблемам ще до їх виникнення. Команди також мають можливість вибудовувати кастомізовані графіки за даними будь-яких напрямків роботи та легко ділитися ними з колегами.

Не менш важливою вимогою компанії до нового таск-менеджера була можливість відстеження завдань та їхньої залежності. Asana надає таку функцію в налаштуваннях кожного завдання. Завдяки залежностям між завданнями, що визначають порядок виконання робіт, учасники команд:

• можуть відстежити, які завдання мають бути завершені, перш ніж вони зможуть розпочати виконання наступних завдань;
• при цьому, при завершенні будь-якого завдання, учасникам надходить повідомлення про те, що вони можуть розпочати роботу.

Це знижує кількість зайвої комунікації між співробітниками, покращує планування та пріоритетність виконання, а також суттєво прискорює швидкість виконання задач.

Крім цього, однією з важливих функцій, що скорочує кількість мануальної роботи та оптимізує процес планування команди WOOPPAY є Maintain buffer, одна з опцій Timeline. Він дозволяє регулювати тривалість проєкту, враховуючи зміну термінів якогось із залежних завдань. При цьому, при зміні термінів одного завдання, всі залежні від нього задачі рухаються,  автоматично зберігаючи визначені раніше терміни. Тому, при зміні термінів будь-якої задачі, проєктний менеджер не повинен рухати всі залежні від цього завдання вручну, що значно полегшує роботу.

За допомогою доступного в Asana конструктора правил, що налаштовуються, які дозволяють створювати робочі процеси із застосуванням тригера та дії, компанія легко автоматизувала рутинні завдання. Тепер завдання автоматично додаються в потрібний проєкт, присвоюються вірному виконавцю, а стейкхолдери отримують автоматичні оповіщення про всі важливі зміни. У той самий час, використовуючи таку функцію як форми, команда спростила процес подання запитів виконання тієї чи іншої завдання. Співробітники компанії створюють кастомізовані під кожен проєкт форми, отримують завдання відповідно до потрібної їм вхідної інформації, тоді як стейкхолдери і клієнти економлять час, відповідаючи лише необхідні питання.

До того ж, WOOPPAY активно використовують інтеграції Asana з іншими додатками. Наприклад, за допомогою інтеграції з Microsoft Teams, команди з легкістю пов’язують своїх робітників із завданнями та проєктами в Asana.

Завдяки насиченому функціоналу Asana всіх співробітників WOOPPAY вдалося об’єднати в одному інформаційному середовищі, що призвело до підвищення рівня залучення та кращої колаборації між командами.

Результати: З переходом на Asana, WOOPPAY масштабуються у побудові проєктного менеджменту як якісно, так і кількісно. Освоюючи новий функціонал та синхронізуючи його з особливостями проєктів та команд компанії, Wooppay вивели управління завданнями на абсолютно новий рівень.

Спочатку компанія придбала лише 10 ліцензій Asana Premium для тестування, через півроку було прийнято рішення купити ще 50 ліцензій, а протягом року кількість ліцензій зросла практично вдвічі і досягла 90.

З переходом на управління роботою в Asana, WOOPPAY отримали:

1. Простоту та зручність у використанні платформи для всіх членів команди;
2. Збільшення швидкості виконання завдань;
3. Зручність відстеження завдань та перегляд слабких місць під час реалізації проєктів;
4. Автоматизацію процесів компанії;
5. Високий рівень аналітики та звітності;
6. Більш синхронізовану роботу команд завдяки використанню різних інтеграцій;
7. Покращену кооперацію всіх команд та організацію проєктів компанії.

Таким чином, координуючи процеси з Asana компанія запустила поступовий перехід на проєктний вид управління, підвищила якість роботи команд та планування завдань, що безпосередньо впливає на покращення бізнес-результатів WOOPPAY.

Роль Cloudfresh: Експерти Asana з Cloudfresh провели консультації та допомогли обрати оптимальний тариф відповідно до потреб WOOPPAY. Також, завдяки співпраці з партнером Asana, WOOPPAY змогли оптимізувати свої ресурси. Команда Cloudfresh провела демо продукту, ознайомила з повним функціоналом та допомогла у вирішенні юридичних питань.

Співпраця компаній продовжується і зараз, команда Cloudfresh активно надають професійну підтримку щодо функціональних особливостей Asana на будь-якому етапі використання рішення при виникненні у WOOPPAY такої потреби.