Кейс клієнта: Welltech

Як Welltech отримують максимум від Google Workspace з тарифом Enterprise Standard

Welltech – IT-компанія, що розробляє застосунки у сфері Health & Fitness. За результатами 2021 року Welltech займає 6 місце у світовому рейтингу Health&Fitness компаній відповідно до даних AppMagic.

Серед продуктів Welltech такі популярні застосунки, як FitCoach, Muscle Booster, Omo, WalkFit та Yoga-Go, які нараховують понад 170 мільйонів завантажень з усього світу. Наразі в компанії більше 500 спеціалістів, а головний офіс Welltech знаходиться на Кіпрі.

Дата старту проєкту: 1 червня 2021 року

Дата закінчення проєкту: 20 серпня 2021 року

Челендж: Команда Welltech довгий час працювала в хмарній інфраструктурі Google Workspace (далі, GWS), використовуючи всім знайомі Drive, Docs, Slides, Meet, і тд. Проте, з масштабуванням та стрімким розвитком компанії, у Welltech з’явилося декілька критичних запитів, які не покривав поточний пакет послуг від GWS. Одним з них була деперсоналізація власності файлів та швидкий доступ команд до необхідних матеріалів, аби важливі матеріали були закріплені не за однією людиною, а за командою, і не втрачалися, наприклад, після припинення співпраці з кимось із спеціалістів.

Крім цього, команда потребувала оптимізації об’єму дисків для внутрішніх користувачів через недостатність стандартних обсягів для роботи з великими файлами, збереження даних та їх структурування. Також, Welltech хотіли покращити управління та контроль даних, та регулювання доступів до них, адже при змінах в команді важлива інформація часто губилася.

При все більш популярній в компанії гібридній роботі, не менш важливим для команди стало проведення якісних відеозустрічей з великою кількістю учасників, з записами зустрічей та відстеженням відвідуваності.

Рішення: З огляду на потреби компанії при співпраці з Cloudfresh, Welltech оновили ліцензії GWS та перейшли на тариф Enterprise Standard. Перехід на новий тарифний план надав команді Welltech розширений функціонал інструментів для більш ефективної крос-функціональної взаємодії.

Так як одним з основних запитів була можливість збереження та управління файлів на диску, яке б не було залежним від одного спеціаліста, команда першочергово отримала доступ до Shared Drives (Спільних дисків), що повністю закрило цей запит. Команда Cloudfresh допомогла Welltech в імплементації та налаштуванні Shared Drives, і відтепер спеціалісти мають змогу зберігати файли в спеціальних папках на Drive, спільно працювати над ними та швидко знаходити необхідну інформацію. При цьому файли належать командам, а не окремим користувачам, тому, якщо хтось зі спеціалістів припинить співпрацювати з компанією, його файли будуть збережені на спільному диску, а  інші колеги матимуть змогу й надалі користуватися та обмінюватися всіма необхідними матеріалами.

З переходом на тарифний план Enterprise Standard,  компанія отримала необмежену кількість місця на диску, що повністю вирішило усі незручності зі зберіганням файлів та обʼємами Google Drive. До того ж, значно покращився досвід використання Google Meet для проведення зустрічей з колегами, клієнтами та партнерами. Відтепер, компанія має можливість записувати будь-які зустрічі, вести прямі трансляції для користувачів корпоративного домену, може проводити відеозустрічі за участі 500 людей, а також має функції шумоподавлення та відстеження відвідуваності.

Не менш важливий запит компанії полягав у покращенні безпеки, управління та контролю даних. Спеціалісти Cloudfresh по GWS імплементували Welltech чимало доступних у Enterprise Standard функцій для оптимізації безпеки та контролю даних:

• Контекстно-залежний доступ. Welltech налаштували правила управління доступом до застосунків, які пов’язані з даними GWS, та мають змогу керувати доступами до сервісного акаунту з конкретного IP, що значно покращує безпеку управління даними.
• Правила сповіщення. За допомогою правил сповіщення, команда Welltech може отримувати повідомлення, якщо хтось із користувачів увійшов до сервісного облікового запису з певного IP.
• Google Сейф. Інструмент для керування даними, за допомогою якого можно зберігати, шукати та експортувати дані користувачів GWS, дозволяє компанії зберігати дані стільки часу, скільки потрібно, а також автоматично видаляти непотрібну інформацію. Відтепер, навіть після того, як спеціаліст залишає компанію, необхідні дані залишаться на стороні компанії.

Результати: За співпраці з Cloudfresh, Welltech вдалося по максимуму використати весь доступний функціонал обраного тарифного плану, покращити рівень захисту та безпеки даних компанії, оптимізувати роботу спеціалістів з документами, та їх колаборацію за допомогою спільних дисків, вивести досвід участі у відеозустрічах через Google Meet на новий рівень, та отримати необмежену кількість місця на диску для збереження необхідних матеріалів.

1. 100% спеціалістів активно використовують Google Meet для щоденних зустрічей з покращеними функціоналом зустрічей.
2. На 85% підвищилась ефективність взаємодій зі спільними файлами команди.
3. 100% спеціалістів користуються Shared Drives, повністю зник часовий лаг у доступі до файлів, адже тепер вони знаходяться на командному диску.
4. Інструменти GWS допомагають зберігати гнучкість компанії, навіть при гібридному форматі роботи; спеціалісти мають доступ до всіх потрібних файлів та ефективно працюють з будь-якого місця та девайсу.

Все це вплинуло на загальну продуктивність команди Welltech і позбавило компанію будь-яких обмежень щодо роботи над новими застосунками, та надало змогу рости та масштабуватися, не хвилюючись за зручний та безпечний робочий простір своїх спеціалістів.

Роль Cloudfresh:  Команда Cloudfresh провела консультації з командою Welltech, проаналізувала їх запити, та запропонувала найоптимальніший тарифний план виходячи із потреб бізнесу компанії.

Google Cloud Collaboration інженери Сloudfresh імплементували Google Сейф, контексто-залежний доступ, правила сповіщення та Shared Drives, провівши для спеціалістів Welltech тренінги та демо всіх нових функцій безпеки та інших доступних налаштувань, який надається в тарифному план Enterprise Standard.

Після закінчення процесу імплементації, спеціалісти Cloudfresh, за необхідності,  продовжують надавати технічну підтримку компанії при виникненні труднощів в користуванні новими сервісами, та завжди раді проконсультувати та провести тренінги ознайомлення з доступним функціоналом для нових спеціалістів.