Кейс клиента: WOOPPAY

Как WOOPPAY достигают большего, улучшая рабочие процессы команд с помощью решений Asana

Про клиента: WOOPPAY финансово-технологическая компания, предлагающая уникальные кастомизируемые решения в области приема и перевода денег, а также оптимизации финансовых потоков компаний — партнеров в различных сферах деятельности.
Узнать больше ▼

Дата старта проекта: Июль 2022 года.

Дата завершения проекта: сотрудничество продолжается.

Челлендж: WOOPPAY долгое время использовали таск-менеджер по управлению работой, — Trello. Однако, для эффективного управления проектами его функционала оказалось недостаточно, и команда столкнулась со следующими проблемами:

1. Отсутствие аналитики по использованию;
2. Трудности в отслеживании задач и отсутствие зависимых задач;
3. Слабая кооперация команд в связи с использованием разных программных решений в работе.

В связи с этими трудностями и отсутствием возможности их решить с помощью существующей платформы по управлению проектами, WOOPPAY стали искать альтернативные варианты проектного управления, которые бы покрывали все запросы команды.

Решение: В поиске среди продуктов отвечающим потребностям компании, WOOPPAY остановили свой выбор на Asana, одной из передовых комплексных инструментов для управления проектами. Команда сразу же оценила интуитивно понятный интерфейс, который облегчил процесс перехода и существенно уменьшил количество времени на освоение нового инструмента.

Еще одной важной функцией, приобретенной вместе с Asana, стала аналитика и отчетность. Теперь, стейкхолдеры могут контролировать ход проектов с помощью панели мониторинга в реальном времени, анализировать и предотвращать проблемы до их наступления. Команды также имеют возможность выстраивать кастомизированные графики по данным любых направлений работы и с легкостью делиться ими с коллегами.

Не менее важным требованием компании к новому таск-менеджеру была возможность отслеживания задач и их зависимостей. Asana предоставляет такую функцию в настройках каждого задания. Благодаря зависимостям между задачами, которые определяют порядок выполнения работ, участники команд:

• могут отследить какие задачи должны быть завершены, прежде чем они смогут приступить в выполнению своих задач;
• при этом, при завершении какой-либо задачи, участникам приходит уведомление о том, что они могут приступить к работе.

Это снижает количество лишней коммуникации между сотрудниками, улучшает планирование и приоритетность выполнения, а также существенно ускоряет скорость выполнение задач.

Кроме этого, одной из важных функций, которая сокращает количество мануальной работы и оптимизирует процесс планирования команды WOOPPAY является Maintain buffer, одна из опций Timeline. Он позволяет регулировать продолжительность проекта, учитывая изменение сроков какой-либо из зависимых задач. Тогда как при изменении сроков одной задачи, все зависимые от нее они двигаются сохраняя определенную ранее сроки автоматически. Поэтому, при изменении сроков какой-либо задачи, проектный менеджер не должен двигать все зависимые от этого задачи вручную, что однозначно облегчает работу.

С помощью доступном в Asana конструктора настраиваемых правил, которые позволяют создавать рабочие процессы с применением триггера и действия, компания с легкостью автоматизировала рутинные задачи. Теперь, задачи автоматически добавляются в нужный проект, присваиваются верному исполнителю, а стейкхолдеры получают автоматические оповещения о всех важных изменениях. В то же время, используя такую функцию как формы, команда упростила процесс подачи запросов на выполнения той или иной задачи. Сотрудники компании создают кастомизированные под каждый проект формы, получают задачи согласно нужной для них вводной информации, в то время как стейкхолдеры и клиенты экономят время, отвечая только на нужные для работы вопросы.

Ко всему этому, WOOPPAY активно используют интеграции Asana с другими приложениями. К примеру, с помощью интеграции с Microsoft Teams, команды с легкостью связывают свои рабочие с задачами и проектами в Asana.

Благодаря насыщенному функционалу Asana, всех сотрудников WOOPPAY удалось объединить в одной информационной среде, что привело к повышению уровня вовлеченности и лучшей коллаборации между командами.

Результаты: С переходом на Asana, WOOPPAY масштабируются в построении проектного менеджмента и качественно, и количественно. Осваивая новый функционал и синхронизируя его с особенностями проектов и команд компании, Wooppay вывели управления задачами на совершенно новый уровень.

Изначально компания приобрела всего 10 лицензий Asana Premium для тестирования, через пол года было принято решение купить еще 50 лицензий, а в течении года количество лицензий выросло практически в два раза и достигло 90.

С переходом на управление работой в Asana, WOOPPAY получили:

1. Простоту и удобство в использовании платформы для всех членов команды;
2. Увеличение скорости выполнения поставленных задач;
3. Удобство отслеживания задач и просмотр слабых мест при реализации проектов;
4. Автоматизацию процессов компании;
5. Высокий уровень аналитики и отчетности;
6. Более синхронизированную работу команд благодаря использованию  различных интеграций;
7. Улучшенную кооперацию всех команд и организацию проектов компании.

Таким образом, координируя процессы с Asana компания запустила постепенный переход на проектный вид управления, повысила качество работы команд и планирование задач, что непосредственно влияет на улучшение бизнес-результатов WOOPPAY.

Роль Cloudfresh: Эксперты Asana из Cloudfresh провели консультации и помогли выбрать оптимальный тариф согласно потребностям WOOPPAY. Также, благодаря сотрудничеству с партнером Asana, WOOPPAY смогли оптимизировать свои ресурсы. Команда Cloudfresh провела демо продукта, ознакомила с полным функционалом и помогла в решении юридических вопросов.

Сотрудничество компаний продолжается и сейчас, команда Cloudfresh активно оказывают профессиональную поддержку касательно функциональных особенностей Asana на любом этапе использования решения при возникновении такой потребности со стороны WOOPPAY.