Asana a Hubspot: jak společnost využívá platformu pro řízení projektů

Když společnost aktivně roste a rozšiřuje svá oddělení, proces projektového řízení je čím dál obtížnější sladit. V dnešní realitě s hybridním pracovním modelem zaměstnanci stále více potřebují vhodné nástroje pro práci a interakci s jinými projekty. Pokud takový nástroj není k dispozici, asi 60 % pracovního času zabere koordinace různých úkolů, tj. aktualizace stavů, vytváření souhrnu nejnovějších aktualizací nebo shromažďování informací o aktuálních projektech. 

Nastavení všech pracovních postupů ve vzdáleném prostředí není snadný úkol. Asana pomohla posunout HubSpot na další úroveň a zároveň zlepšila mezifunkční spolupráci společnosti. Navi Singh, hlavní projektová manažerka HubSpot, s námi sdílí své zkušenosti a hovoří o zlepšeních, která společnost zaznamenala od implementace Asany. 

Podle Navi potřebuje organizace nástroj nebo platformu, se kterou bude pracovat, jako je Asana, aby týmová práce byla konzistentní a neustále škálovatelná. 

Pojďme se dozvědět více o dopadu Asana na HubSpot a efektu, který měla na podnikání společnosti. 

Jak HubSpot přišel na to, že potřebuje novou platformu pro fungování

Než HubSpot začal používat Asana, komunikoval tým na různých messengerech a používal různé nástroje pro práci. Výsledkem byl zcela odlišný pohled na workflow a nekoordinovaná práce na stejném projektu. Nedostatek důslednosti brzdil produktivitu týmu a vedl ke zvýšení zbytečné práce. 

Ve chvíli, kdy si problém uvědomil, se stala naléhavá otázka nalezení platformy pro řízení projektů, se kterou by mohlo komunikovat více oddělení najednou.

Důležité bylo poskytnout zaměstnancům aplikaci, která dokáže rychle reagovat na požadavky a poskytnout jim potřebné informace o projektech. 

Tehdy tým začal používat Asanu. Jako první platformu začalo používat marketingové oddělení, ale brzy ji začala využívat i technická oddělení. Navi Singh vzpomíná na své první dojmy: “Pokud nám Asana tolik pomáhá bez řádné integrace, co by mohla udělat, kdybychom se na její implementaci důkladně připravili?” Dnes společnost stále přechází na spolupráci s Asana oddělením po oddělení, od managementu akcí až po celofiremní použití.

Jak začala implementace Asany

Marketingové oddělení začalo jako první používat Asanu. Zaměstnanci byli zvyklí uchovávat všechny informace způsobem, ke kterému byl snadný přístup, čímž se zjednodušil a zefektivnil jejich pracovní postup. Bylo také důležité rozhodnout, jak sdílet informace o pokroku s ostatními zainteresovanými stranami mimo oddělení. 

Řešením byl nástroj Universal Reporting, funkce, která umožňuje během několika minut stáhnout data z platformy a prezentovat je správně nebo je prezentovat jako analytiku. Tato funkce poskytuje jiný pohled na čísla a informace z různých projektů. 

K čemu bude HubSpot používat Asanu v budoucnu

HubSpot právě začal používat Asanu pro techniky řízení projektů. V blízké budoucnosti je cílem implementovat platformu do všech oddělení, kde lze optimalizovat práci. V tuto chvíli je cílem týmu najít slabá místa v práci a začít používat následující funkce: 

• Automaticky přidávat štítky nebo lístky na karty úkolů pro plné pochopení pracovních kroků;
• Optimalizace a přenos veškeré pracovní komunikace na platformu; 
• Schopnost zobrazit všechny relevantní informace o projektu v jedné zprávě.

Je možné tohle všechno dělat s Asanou? Určitě ano. Navi říká, že již všechny pracovní postupy marketingového oddělení společnosti byly plně migrovány do Asany, což zjednodušilo interakci s ostatními odděleními. 

“Nyní můžeme snadno vést projekt od začátku až po dodání bez ztráty informací a s jistotou, že se připojí správní lidé ve správný čas.”

Společnost také začala aktivně implementovat nové funkce platformy nazvané Asana Workflow. Více o nové aktualizaci aplikace se dozvíte na tomto odkazu. 

Více o nových funkcích a také o připojení a implementaci Asany se můžete dozvědět od specialistů Cloudfresh. Tým Cloudfresh je jedinečným odborným centrem pro Google Cloud, Zendesk a Asana. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby: 

• Přizpůsobení;
• Rozvoj;
• Integrace;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinout integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne tu nejlepší zákaznickou zkušenost! 

Spojte se se společností Сloudfresh