Sledování času v aplikaci Asana: Co byste měli vědět

Asana se rychle stává jednou z nejlepších platforem pro správu práce pro stále více uživatelů po celém světě. Její velké množství funkcí, jednoduchost a přímočaré rozhraní pomáhají týmům vytvářet efektivní pracovní procesy již mnoho let.

Mnohé organizace, které plánují používat Asanu, se často zajímaly o funkci správy času, zatímco mnoho uživatelů Asany čekalo, až se tato funkce objeví. Nyní je přesně ten správný čas potěšit obě strany, jelikož Asana nedávno vydala funkce sledování času pro licence Business a Enterprise.

Pojďme se na tyto aktualizace vrhnout! Dozvíte se, proč každý potřebuje systém sledování času, a objevíte možnosti správy času v Asaně, pokud nepoužíváte edice Business nebo Enterprise.

Proč je vůbec systém sledování času potřeba?

Sledování času přináší firmám několik výhod bez ohledu na velikost společnosti, počet členů týmu a projektů. Pomocí aplikace pro sledování času můžete :

1. Získat nejlepší výkazy a analýzy tím, že zobrazí, jak přesně pracovníci tráví čas na svých úkolech.
2. Zlepšit úroveň své výkonnosti efektivním plánováním času.
3. Zvýšit detailnost fakturace tím, že zajistíte, abyste platili za přesné množství vykonané práce.
4. Umožnit pracovníkům přesněji a zodpovědněji dodržovat termíny.
5. Zvýšit individuální odpovědnost v pracovních procesech

Funkce sledování času je tedy nepostradatelná pro efektivitu vašeho podnikání a hraje také zásadní roli ve schopnosti vašich pracovníků produktivně zvládat pracovní zátěž.

Fresh Update: Sledování času v aplikaci Asana

V listopadu 2022 umožnil tým Asany uživatelům rozsáhlou, dlouho očekávanou aktualizaci. Od nynějška můžete odhadnout čas potřebný k dokončení úkolu a zobrazit si skutečný čas, který jste na něm strávili. Tato funkce vám umožní řídit průběh projektů, efektivně plánovat výkonnost týmu, kontrolovat nesplněné úkoly a celkově předpovídat rozpočet.

Čas můžete v aplikaci Asana sledovat dvěma způsoby: ručně nebo automaticky pomocí speciálního záznamu, který spočítá čas strávený na jednotlivých úkolech.

Povolení sledování času v projektech

Chcete-li aktivovat funkce sledování času, je třeba:

1. Přejít do hlavního zobrazení úkolů
2. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko ” Customize” (1).
3. V seznamu vyberte možnost ” Time tracking” (2).

Skutečný a odhadovaný čas

Abyste lépe pochopili celkovou dobu trvání úkolu a mohli ji porovnat s předpokládaným časem při plánování postupu vašeho týmu, můžete pro svůj projekt nastavit pole skutečného a odhadovaného času aktivací sledování času, jak jsme vysvětlili výše.

U odhadovaného času (1) stačí klepnout na předpověď času a je hotovo. A jak vypočítat skutečný čas?

Můžete jej například vy nebo člen vašeho týmu provést ručně. Je třeba klepnout na “Actual time” po dokončení úkolu ve stejně nazvaném poli (2).

Také ale můžete manuální práci zabezpečit a Asana bude vše sledovat automaticky. Aby se tak stalo, měli byste aktivovat časový záznam (3) a ten bude automaticky zaznamenávat všechny příležitosti, kdy člen vašeho týmu na tomto úkolu pracoval a po jakou dobu. Poté se vám zobrazí aktuální celkové výsledky pole Total time (4), které se také automaticky vypočítá ze všech časových záznamů.

Reporting o sledování času

Pomocí této nejnovější funkce můžete vytvářet reporty a analyzovat data o sledování času prostřednictvím ovládacích panelů Asany. Stačí, když si do ovládacích panelů vložíte ” Estimated time” jako jedno z vlastních polí.

Například zde vidíme řídicí panel, který zobrazuje odhadovaný čas dokončení úkolů projektů pro jednotlivé pracovníky. Chcete-li takový graf vytvořit, je třeba:

1. V poli ” Specific projects ” vyberte projekt, který chcete analyzovat.
2. Vyberte pole ” Assignee” na ose X.
3. Na ose Y vyberte pole ” Estimated time”

Jaké jsou nejlepší integrace se službou Asana pro sledování času?

Jak již bylo zmíněno, nové funkce sledování času v aplikaci Asana jsou nyní k dispozici pouze pro licence Business a Enterprise. Nicméně vám prozradíme spoustu integrací pro sledování času, které s Asanou dobře fungují. Vyřeší tento problém a snadno rozšíří funkce aplikace Asana, takže uživatelé budou mít jistotu, že reaguje na jejich různé potřeby.

Při použití tarifu Asana Basic nebo Premium můžete využívat různé integrace pro sledování času. Pojďme se hlouběji ponořit do nejlepších integrací Asany pro správu času.

Everhour + Asana

Everhour je jeden z nejoblíbenějších nástrojů pro sledování času, který umožňuje vytvářet přehledy o pracovním vytížení a má funkci automatické synchronizace aktivních projektů. Everhour se přímo integruje s aplikací Asana a poskytuje informace o tom, kolik času uživatel stráví na projektu. Tato integrace s aplikací Asana umožňuje sledovat průběh, odhadovat pracovní zátěž, snadno nastavovat rozpočty a získávat přizpůsobené přehledy.

Zde jsou některé z prioritních výhod integrace aplikací Everhour a Asana:

1. Po registraci do služby Everhour platforma automaticky synchronizuje všechny vaše projekty, takže můžete okamžitě začít sledovat svůj čas.
2. Nejlepší reporting: Everhour si všímá každého nového projektu, který přidáte do Asany, takže se automaticky zapíše do výkazů. Kromě toho, jakmile změníte název aktuálního projektu, platforma to zaznamená a v přehledech nahradí název novým.
3. Po integraci aplikací Asana a Everhour se v rozhraní Asana objeví funkce sledování času, která vám umožní co nejpřesnější správu.
4. A ještě jedna skvělá zpráva o reportování: aby bylo reportování v Everhouru co nejpřesnější a nejpřehlednější, můžete při tvorbě ovládacích panelů používat značky, vlastní pole a sekce z Asany.

Tick + Asana

Tick je platforma pro sledování času, která vám dává možnost sledovat rozpočet v reálném čase. Aplikace umožňuje přiřadit projekty vašemu týmu a využívat funkce sledování času a rozpočtu v aplikaci Tick. Do aplikace Tick můžete snadno importovat projekty Asana, automaticky přidávat zadání a dílčí úkoly a sledovat čas potřebný k jejich zadání.

Uveďme si některé výhody takové integrace:

1. Snadný import projektů z Asany do systému Tick.
2. Automatické přidávání úkolů a podúkolů z Asany do systému Tick.
3. Profitujte z aktuálních informací: Tick každou noc zkontroluje, zda má všechny úkoly v Asaně, aby bylo možné co nejpřesněji a nejrelevantněji sledovat a analyzovat čas.

TMetric + Asana

TMetric je rovněž výkonná aplikace pro sledování času, která vám pomůže sledovat čas strávený na úkolech a projektech v Asaně, nastavovat sazby nebo rozpočty na projekty v Asaně a měřit, kolik peněz vyděláte na projekt nebo úkol.

A jaké jsou hlavní výhody?

1. Na svůj projekt můžete v Asaně odkazovat přímým odkazem nebo používat značky Asana pro časové záznamy.
2. TMetric pokrývá téměř všechny časové požadavky, které si při práci s Asanou můžete přát.
3. Je intuitivně srozumitelný: není potřeba žádné další školení.
4. Svůj čas můžete sledovat uživatelsky přívětivým způsobem odkudkoli – z počítače nebo mobilu.

Timely + Asana

Timely je integrace aplikace Asana pro sledování času, která eliminuje manuální práci a automatizuje správu času úkolů v aplikaci Asana.

Hlavní výhody integrace Timely & Asana jsou:

1. S Timely můžete vidět všechny dokončené úkoly pro projekty Asana, jakmile nastavíte čas.
2. Všechny dokončené úkoly se automaticky zobrazí na časové ose paměti Timely, i když jich označíte deset najednou za hotové.

Jak je patrné, sledování času je i nadále nezbytnou součástí efektivity práce, a to jak při práci na dálku, tak v kanceláři. Nejnovější funkce správy času v aplikaci Asana a známé integrace s dalšími aplikacemi pro sledování času vám pomohou přeměnit vaše pracovní procesy na nejproduktivnější a umožní vám automatické a srozumitelné přehledy. Většinu pracovního času tak můžete věnovat strategické práci.

Asana je vynikající nástroj pro řízení projektů. Díky neustálým aktualizacím a různým integracím může uživatelům libovolného předplatného nabídnout kompletní balík funkcí pro co nejefektivnější pracovní procesy. Další funkce nástroje Asana a podrobné informace o jeho výhodách vám poskytnou specialisté společnosti Cloudfresh.

Jako Asana Solutions Partner jsme jedinečným centrem odborných znalostí o možnostech Asany. Náš tým certifikovaných odborníků vám poradí s funkcemi produktu, pomůže vybrat vhodnou licenci podle vašeho požadavku, nabídne školení pro váš tým a poskytne maximální péči a pokročilou podporu v každé fázi vaší práce s nástrojem pro řízení práce Asana.

Kontaktujte nás prostřednictvím níže uvedeného odkazu a začněte spravovat své pracovní procesy pomocí pokročilých funkcí Asany a dostupných integrací, včetně funkce sledování času!

Spojte se se společností Сloudfresh