Cloud blog – Asana – představte si novou správu pracovních úkolů

Asana – představte si novou správu pracovních úkolů

Co je Asana?

Asana je řešení pro kolektivní řízení a správu projektů a úkolů, které umožňuje týmům vyměňovat si data, plánovat, organizovat a sledovat procesy dokončování úkolů, na kterých členové týmu pracují. Řešení má intuitivní rozhraní s heslem „Moderní forma kolektivní práce“. Asana je také přizpůsobena pro použití na mobilních zařízeních nebo ve webové verzi. Asana je ideálním řešením pro společnosti všech velikostí a oblastí. Pro společnosti, které porážejí výzvy naší doby – práci na dálku, a také pro společnosti, které mají kanceláře v různých městech. 

 

Další podrobnosti o principu fungování Asany

Asana byla navržena pro plánování a koordinaci úkolů, jejich rozdělení a jejich přiřazení členům týmu. Toto řešení umožňuje spravovat všechny úkoly a vytvářet pro každý projekt samostatný ekosystém. Rozdělení velkých projektu na jednotlivé úkoly a poté na dílčí úkoly zmocňuje každého uživatele k odpovědnosti za svou zónu. Uživatel si vytváří vlastní prostor, kde sleduje všechny své dílčí podúkoly, úkoly a projekty. Tímto způsobem je práce prováděna jasně, plynule a bez problémů. Členové týmu si mohou snadno vyměňovat informace, data a reporty o stavu práce. 

 

 

Funkce Asany 

Všechny funkce Asany lze seskupit podle několika aspektů. Podívejme se na každý podrobně:

 

MOBILITA

  • Aplikace pro Android 
  • Aplikace pro iOS

 

PRÁCE, PROJEKTY A ŘÍZENÍ ÚKOLŮ

  • Projekty (Projects) – organizujte svou práci ve sdílených projektech jako seznamy nebo kanbanové desky
  • Úkoly (Tasks) – rozdělte práci na zvládnutelné části pro vás a váš tým
  • Dílčí úkoly (Subtasks) – rozdělte úkol na menší části, abyste předvedli všechny jeho dokončovací kroky
  • Úkol zplnomocněnce (Task assignees) – dejte úkolu jasného majitel
  • Profily a sloupce (Sections and columns) – seskupujte úkoly do sekcí nebo sloupců k udržení organizovaného workflow 
  • Vlastní pole (Custom fields) – vytvořit drop-down, počet nebo textová vlastní pole v projektech a portfoliích pro jednotné zachycování informací, sledování stavu a třídění a filtrování informací
  • Formuláře (Forms) – zachycujte podrobnosti o dokončení práce pomocí briefů, požadavků a dalších informací, které jsou přímo spojené s projekty
  • Termíny dokončení (Due dates) – zajistěte včasné dokončení úkolů
  • Časy dokončení (Due times) – určete časy, kdy je něco splatné, abyste nezmeškali konečná data 
  • Termíny zahájení (Start dates) – nastavte čas zahájení práce tak, aby se vše neodkládalo na poslední chvíli
  • Časová osa (Timeline) – Ganttův pohled na úkoly a projekty 
  • Přílohy (Attachments) – přidejte soubory z počítače, Disku Google, OneDrive, Dropboxu nebo Boxu k jakémukoli úkolu nebo konverzaci
  • Líbí se (Likes) – potvrďte úkol nebo komentář , poděkujte, dejte palec nahoru nebo hlasujte za úkol 
  • Úkoly ve více projektech (Tasks in multiple projects) – udržujte stejný úkol ve více projektech, abyste zobrazili práci v různých kontextech a vyhnuli se duplikování
  • Závislostí (Dependencies) – ukažte závislosti mezi úkoly, aby bylo jasné, který úkol je připraven ke zpracování a který je blokován
  • Pravidla (Rules) – vytvořte pravidla pro automatizaci manuálních procesů, jako je přidělování úkolů, aktualizace polí, třídění a další
  • Šablony (Templates) – začněte svou práci pomocí šablon přizpůsobených pro každý tým, ukládejte své projekty jako šablony
  • Pouze komentář (Comment-only projects) – zabraňte náhodným změnám vašich projektů nebo šablon tím, že lidem umožníte dělat pouze komentáře úkolů a přitom jim stále dáváte přístup k informacím v projektu
  • Schválení (Approvals) – požádat a udělit souhlas s prací

 

KOMUNIKACE

  • Komentáře k úkolu (Task comments) – komentujte přímo úkol, abyste přesně ujasnili, co je třeba udělat, jak, a také zmínit svého kolegu
  • Kontrola (Proofing) – poskytnout jasnou zpětnou vazbu přímo na obrázky nebo soubory PDF a převést je tak na úkoly
  • Kontrola obrázku (Image proofing) – ponechat zpětnou vazbu přímo na obrázek, aby kreativci poznali body, na kterých se má pracovat
  • Konverzace k projektu (Project conversations) – diskutujte o pokroku na stránkách projektu
  • Týmové stránky (Team pages) – podívejte se na všechny projekty svého týmu a komunikujte na jednom místě, popište svůj tým 
  • Formátovaný text (Rich text) – použijte tuto funkci v dlouhých textech, aby vaše zpráva byla jasnější a uspořádali jste si myšlenky do očíslovaných nebo odrážkových seznamů

 

ZOBRAZENÍ

  • Moje úkoly (My Tasks) – naplánujte si den pomocí seznamu prioritních úkolů
  • Doručená pošta (Inbox) – získejte a filtrujte pouze oznámení, která jsou spojena s vašimi projekty, úkoly a konverzacemi
  • Seznam (List) – mřížková struktura zjednodušuje vytváření, filtrování a formátování úkolů
  • Hledání (Search) – rychle vyhledejte potřebnou práci
  • Uložená pokročilá vyhledávání (Saved advanced searches) – uložte vyhledávání podle konkrétních kritérií abychom vám pomohli znovu najít práci
  • Pracovní zátěž (Workload) – funkce správy zdrojů poskytuje jediný pohled na šířku pásma týmu. Pomůže vám činit informovaná rozhodnutí o personálním obsazení a vyvážit pracovní zátěže
  • Kalendáře (Calendars) – podívejte se na libovolný seznam úkolů v kalendáři a získejte jasný přehled o časech prací 
  • Zobrazení souborů (Files View) – rychle vyhledejte potřebné soubory projektu v galerii se všemi přílohami projektu
  • Režim přátelský k barvoslepým (Color blind friendly mode) – v režimu přátelském k barvoslepým uvidíte jasně celou paletu barev

 

REPORTING 

  • Cíle (Goals) – stanovte, sledujte a spravujte firemní cíle a připojujte je k práci 
  • Milníky (Milestones) – ujasněte si cíle projektu a motivujte svůj tým stanovením milníků úkolů jako klíčových ukazatelů pokroku
  • Portfolia (Portfolios) – organizujte strategické iniciativy a sledujte stav všech vašich důležitých projektů jako seznam nebo na časové ose na jednom místě
  • Aktualizace stavu (Status updates) – vytvořte aktualizaci stavu během několika sekund, abyste ji mohli sdílet s příslušnými zúčastněnými stranami a naplnit portfolia
  • Řídicí panel (Dashboard) – poskytuje vlastní grafy v reálném čase, které vám pomohou pochopit, kde může být práce blokována nebo mimo trať

 

ŘÍZENÍ TÝMŮ

  • Týmy (Teams) – vytvářejte týmy, které vám umožní uspořádat vaše projekty a spojit spoluhráče se sdíleným kalendářem a konverzacemi, a ovládat nastavení ochrany osobních údajů týmů
  • Následovníci (Followers) – přidejte spoluhráče jako sledující, aby mohli sledovat práci na úkolu a dostávat příslušná oznámení s aktualizacemi úkolů
  • Hosté (Guests) – spolupracujte s prodejci , dodavateli a partnery
  • Oprávnění (Permissions) – omezujte přístup k jakémukoli projektu, vytvořte skryté týmy pro citlivou práci nebo vytvořte veřejné týmy a projekty pro přístup celé vaší organizace
  • Ovládací prvky správce (Admin controls) – určete správce organizace, kteří mohou přidávat, odebírat a spravovat členy a jejich nastavení a vynucovat složitost hesel
  • Ovládací prvky ochrany osobních údajů (Privacy controls) – omezujte přístup k jakémukoli projektu, vytvářejte skryté týmy pro citlivou práci nebo udělejte týmy veřejnými
  • Zabezpečení dat (Data security) – snadno exportujte nebo smažte data z Asany a nechte svá data zálohovat na samostatném serveru

 

INTEGRACE

  • Dropbox, Disk Google nebo Box – připojte soubory přímo k úkolům pomocí integrovaného výběru souborů.
  • Adobe Creative Cloud – podívejte se na nové úkoly, sdílejte návrhy a začleňte zpětnou vazbu poskytovanou v Asaně – to vše bez opuštění vašich nástrojů Creative Cloud
  • Slack – posuňte práci vpřed rychleji vytvářením, dokončováním a úpravami úkolů přímo ze Slacku. Pokud v Asaně existují aktualizace úkolů a projektů, aktualizace se automaticky zveřejní na kanálu Slack
  • Doplněk Asana pro Gmail nebo Asana pro Outlook – Proměňte e-maily s klienty, zákazníky a spoluhráči na úkoly, které lze sledovat v Asaně – aniž byste opustili doručenou poštu
  • Přiblížit – vytvořte nebo propojte schůzky přiblížení přímo z úkolu Asana. Po skončení schůzky budete mít k úkolu připojený také přepis a záznam
  • Google – připojte svůj Disk Google k Asaně, přihlaste se pomocí Google SSO nebo SAML, přidejte úkoly do Asany z jakékoli webové stránky v prohlížeči Chrome a dalších
  • Microsoft – Asana se integruje se sadou nástrojů společnosti Microsoft, jako jsou Teams, Office 365 a Outlook, OneDrive a Power BI, aby zajistily, že váš tým bude moci efektivně koordinovat práci napříč vašimi nejdůležitějšími nástroji
  • Salesforce – podpořte lepší spolupráci během prodejních cyklů sledováním následné práce, automatickým vytvářením projektů, když zákazníci dosáhnou klíčových fází příležitostí
  • JIRA Cloud – vytvořte plynulou obousměrnou synchronizaci mezi Asana a JIRA, abyste zabránili duplicitní práci při zachování informací tam, kde to týmy chtějí vidět
  • Harvest – vestavěný časovač, takže můžete sledovat čas na jakémkoli úkolu, aniž byste opustili Asanu

 

 

Proč Asana?

Asana nabízí vše potřebné pro synchronizaci, termín a dosažení cíle:

  • Zrychluje pracovní tok: každý ví, co má dělat a kdy;
  • Udržuje aktuálnost vašich projektů, konverzací a souborů na jednom místě;
  • Varuje před novými úkoly a souvisejícími informacemi v reálném čase;
  • Lze integrovat do celosvětově známých řešení, kterým důvěřují miliony uživatelů;
  • Umožňuje vám zjistit pracovní vytížení členů týmu a snadno znovu přiřadit práci;
  • Optimalizuje váš čas;
  • Zvyšuje produktivitu;
  • Sleduje termíny.

 

Řešení Asana již používají stovky tisíc organizací po celém světě, včetně Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal a Avon. Postupujte podle jejich příkladu a začněte používat Asanu právě teď!

Společnost Cloudfresh je Asana Solutions Partner v regionech CEE, CIS a MENA. Pomáháme našim zákazníkům zvládnout nástroje Asana a uplatňovat osvědčené postupy správy práce.

Nechte na webu Cloudfresh požadavek, abyste produkt otestovali a prozkoumali všechny jeho výhody.