Asana — переосмыслите управление рабочим процессом

Что такое Asana?

Аsana — решение для совместного управления проектами и задачами, которое позволяет командам обмениваться данными, планировать, организовывать и отслеживать процесс выполнения задач, над которым работают члены команды. У решения интуитивно понятный интерфейс, слоган которого “Современная форма работы в коллективе”. Asana также адаптирована для использования как на мобильных устройствах, так и в веб версии. Asana — идеальное решение для компаний любых профилей и размеров, компаний, которые бросают вызов сложностям нашего времени и практикуют режим удаленной работы, а также компаний, офисы которых расположенных в разных городах.

Детальнее про принцип работы Asana 

Asana была создана для планирования и координации задач, распределения их на отдельные задания и назначения этих заданий членам команды. Это решение позволяет администрировать все задачи, создавая отдельную экосистему для каждого проекта. Распределение большого проекта на отдельные задачи, а их на задания, позволяет каждому работнику четко отвечать за свою зону ответственности. Пользователь создает свое личное пространство, в котором он обозревает все свои задания, задачи и проекты. Таким образом работа выполняется четко, слаженно и без заминок. А благодаря встроенной системе связи члены команды могут легко обмениваться информацией, данными и сообщать о статусе работы. 

Функционал Asana

Весь функционал решения можно разделить на несколько пунктов. Давайте остановимся на каждом детальнее:

МОБИЛЬНЫЕ

• Приложение для Android
• Приложение для iOS

УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ПРОЦЕССОМ

• Проекты (Projects) — организуйте свою работу в общие проекты в виде списков, календаря или досок канбан
• Задачи (Tasks) — разбейте работу на управляемые части для вас и вашей команды
• Задания (Subtasks) — разбейте задачу на кусочки поменьше, чтобы продемонстрировать все шаги ее выполнения
• Ответственность за задание (Task assignees) — назначьте конкретного ответственного за каждый кусочек работы
• Секции и колонки (Sections and columns) — группируйте задачи в секции или колонки для организации рабочего процесса
• Настраиваемые поля (Custom fields) — создайте раскрывающиеся, числовые или текстовые настраиваемые поля в проектах для единообразного сбора информации, отслеживания статуса, а также для сортировки и фильтрации информации 
• Формы (Forms) — отслеживайте детали процесса выполнения работы посредством блиц-опросов, запросов и т.д., подключенных к проектам
• Финальные даты (Due dates) — обеспечьте своевременное выполнение задач
• Сроки (Due times) — очертите сроки, в рамках которых надо выполнить задачу, чтобы не пропустить финальные даты
• Начальные даты (Start dates) — назначьте даты начала работы над задачей, чтобы не откладывать все на последний момент
• Временная шкала (Timeline) — вид задач и дедлайнов в стиле Gantt 
• Вложения (Attachments) — добавьте файлы с вашего ПК, Google Drive, OneDrive, Dropbox или Box в любую задачу или беседу
• Лайки (Likes) — обозначьте задачу, благодарите, ставьте пальцы вверх или голосуйте за задание при помощи лайка
• Задачи в нескольких проектах (Tasks in multiple projects) — храните задание в нескольких проектах одновременно, чтобы показать работу с разных аспектов и избежать дублирования
• Зависимости (Dependencies) — демонстрируйте зависимости одних задач и заданий от других, чтобы четко знать, какое задание готово к работе, а какое заблокировано
• Правила (Rules) — создайте правила, чтобы автоматизировать такие мануальные процессы, как назначение задач, обновление полей, сортировка и т.д.
• Шаблоны (Templates) — начинайте работу с шаблонов, адаптированных под любую команду, сохраняйте свои проекты как шаблоны
• Проекты только для комментариев (Comment-only projects) — предотвратите непредумышленные изменения ваших проектов или шаблонов, наделяя правами только на комментирование, при этом давая доступ к информации в проекте
• Одобрения (Approvals) — запрашивайте и давайте одобрения на работу

КОММУНИКАЦИЯ

• Комментарии задач (Task comments) — комментируйте прямо в задаче, чтобы уточнить, что нужно сделать и как, а также отметить коллегу
• Комментарии в PDF (Proofing) — дайте точный фидбек, оставляя комментарии прямо на картинках или PDF файлах и таким образом превращая их в задачи
• Комментарии на изображениях (Image proofing) — оставляйте определенный отзыв прямо в изображении, чтобы креативщики знали, над чем работать
• Общения по проекту (Project conversations) — обсуждайте прогресс проекта
• Командные страницы (Team pages) — просматривайте все проекты вашей команды и общайтесь с ней в одном месте, дайте вашей команде описание 
• Форматирование текста (Rich text) — применяйте эту функцию в длинных текстах, чтобы сделать свой месседж чище и организовать свои мысли в пронумерованных списках

ВИДЫ

• Мои задания (My Tasks) — планируйте ваш день с приоритизированным списком дел
• Входящие (Inbox) — получайте и отфильтровывайте только те уведомления, который касаются ваших проектов, бесед и задач
• Список (List) — сетчатая структура облегчает создание, фильтрацию и форматирование задач
• Поиск (Search) — найдите нужную вам работу быстро
• Сохраненные расширенные поисковые запросы (Saved advanced searches) — сохраняйте поисковые запросы на основе определенных критериев, чтобы помочь вам снова найти работу
• Контроль нагрузки (Workload) — функция управления ресурсами обеспечивает единое представление о пропускной способности группы для обоснованных кадровых решений и перераспределении рабочих нагрузок
• Календари (Calendars) — просматривайте любой список задач в календаре, чтобы иметь четкое представление о сроках выполнения работ
• Просмотр файлов (Files View) — быстро найдите нужные файлы проекта в виде галереи со всеми вложениями к проекту
• Режим для дальтоников (Colorblind friendly mode) — четкое представление всей цветовой палитры в режиме для дальтоников

ОТЧЕТНОСТЬ 

• Цели (Goals) — ставьте, отслеживайте и управляйте целями компании, одновременно связывая ее с работой 
• Этапы (Milestones) — четко обозначьте цели проекта и поддерживайте мотивацию своей команды, устанавливая этапы задач в качестве ключевых маркеров прогресса
• Портфолио (Portfolios) — организуйте стратегические инициативы и отслеживайте статус всех ваших важных проектов в виде списка или на временной шкале в одном месте
• Обновления статуса (Status updates) — создайте обновление статуса за секунды, чтобы поделиться с соответствующими заинтересованными сторонами и заполнить портфели
• Доски (Dashboard) — предоставьте настраиваемые диаграммы в реальном времени, чтобы помочь понять, где работа может быть заблокирована или отклонена

УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДАМИ

• Команды (Teams) — создавайте команды, чтобы организовывать свои проекты, и объединять при помощи общего календаря и бесед, и управлять настройками конфиденциальности команды.
• Подписчики (Followers) — добавьте товарищей по команде в качестве подписчиков, чтобы они могли следить за работой над задачей и получать соответствующие уведомления с обновлениями задачи
• Гости (Guests) — сотрудничайте с поставщиками, подрядчиками и партнерами
• Разрешения (Permissions) — ограничьте доступ к любому проекту, создайте скрытые группы для конфиденциальной работы или сделайте общедоступные команды и проекты для доступа всей вашей организации
• Админ контроль (Admin controls) — назначьте администраторов организации, которые могут добавлять, удалять участников и их настройки, а также управлять ими, а также обеспечивать сложность паролей
• Контроль конфиденциальности (Privacy controls) — ограничьте доступ к любому проекту, создайте скрытые группы для конфиденциальной работы или сделайте команды общедоступными
• Безопасность данных (Data security) — легко экспортируйте или удаляйте данные, а также создавайте резервные копии данных на отдельном сервере

ИНТЕГРАЦИИ

• Dropbox, Google Drive и Box — прикрепляйте файлы непосредственно к задачам с помощью встроенного средства выбора файлов
• Adobe Creative Cloud — просматривайте новые задачи, делитесь проектами и учитывайте отзывы, полученные в Asana, не выходя из инструментов Creative Cloud
• Slack — ускорьте работу, создавая, выполняя и редактируя задачи прямо из Slack. Когда в Asana появляются обновления задач и проектов, они автоматически публикуются в канале Slack
• Asana для Gmail Add-on или Asana для Outlook — превратите электронные письма с клиентами, заказчиками и товарищами по команде в практические задачи, которые отслеживаются в Asana, не покидая своего почтового ящика
• Zoom — создавайте встречи Zoom или связывайтесь с ними прямо из задачи Asana. Когда встреча закончится, к заданию приложат стенограмму и запись
• Google — подключите свой Google Диск к Asana, войдите в систему с помощью системы единого входа Google или SAML, добавьте задачи в Asana с любой веб-страницы в Chrome и многое другое
• Microsoft — Asana интегрируется с набором инструментов Microsoft, таких как Teams, Office 365 и Outlook, OneDrive и Power BI, чтобы ваша команда могла эффективно координировать работу с использованием ваших самых важных инструментов
• Salesforce — оптимизируйте сотрудничество на протяжении всего цикла продаж, отслеживая последующую работу, автоматически создавая проекты, когда клиенты достигают ключевых этапов реализации возможностей, и многое другое
• JIRA Cloud — создайте плавную двустороннюю синхронизацию между Asana и JIRA, чтобы предотвратить дублирование работы, сохраняя при этом информацию там, где ее хотят видеть команды
• Harvest — встроенный таймер, чтобы вы могли отслеживать время на любую задачу, не покидая Asana

Почему Asana?

Asana предлагает все необходимое для синхронизации, соблюдения сроков и достижения целей:

• Делает рабочий процесс быстрее: все знают, что и когда делать;
• Поддерживает актуальность ваших проектов, цепочек бесед и файлов в одном месте;
• Предупреждает о новых задачах и соответствующей информации в реальном времени;
• Можно интегрировать с хорошо известными решениями, которым доверяют миллионы;
• Позволяет узнать загруженность членов команды и легко переназначить работу;
• Оптимизирует ваше время; 
• Повышает производительность;
• Следит за установленными сроками. 

Решениями Asana уже пользуются сотни тысяч организаций по всему миру, в том числе Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal и Avon. Последуйте их примеру — начните пользоваться Asana прямо сейчас!

Компания Cloudfresh — Asana Solutions Partner в регионах CEE, CIS и MENA.

Мы помогаем клиентам осваивать инструменты Asana и применять лучшие практики Work Management.

Оставьте заявку на сайте Cloudfresh, чтобы протестировать продукт и узнать о всех его преимуществах.