Cloud Блог – Asana – переосмисліть управління робочим процесом

Asana – переосмисліть управління робочим процесом

Що таке Asana?

Аsana – рішення для сумісного управління проектами та задачами, яке дозволяє командам обмінюватися даними, планувати, організовувати та відстежувати процес виконання задач, над яким працюють члени команди. У рішення інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, слоган якого “Сучасна форма роботи у колективі”. Asana також адаптована для використання як на мобільних пристроях, так і в веб версії. Asana – ідеальне рішення для компаній будь-яких профілів і розмірів, компаній, які кидають виклик складнощам нашого часу та практикують режим віддаленої роботи, а також компаній, офіси яких розташовані в різних містах.

Детальніше про принцип роботи Asana

Asana була створена для планування і координації завдань, розподілу їх на окремі завдання і призначення цих завдань членам команди. Це рішення дозволяє адмініструвати всі завдання, створюючи окрему екосистему для кожного проекту. Розподіл великого проекту на окремі задачі, а їх на завдання, дозволяє кожному працівнику чітко відповідати за свою зону відповідальності. Користувач створює свій особистий простір, в якому він оглядає всі свої завдання, завдання і проекти. Таким чином робота виконується чітко, злагоджено і без затримок. А завдяки вбудованій системі зв’язку члени команди можуть легко обмінюватися інформацією, даними та повідомляти про статус роботи.

 

Функціонал Asana

Весь функціонал рішення можна розділити на кілька пунктів. Давайте зупинимося на кожному детальніше:

 

МОБІЛЬНІ

  • Додаток для Android
  • Додаток для iOS

 

УПРАВЛІННЯ РОБОЧИМ ПРОЦЕСОМ

  • Проекти (Projects) – організуйте свою роботу в спільні проекти у вигляді списків, календаря або дощок канбан
  • Задачі (Tasks) – розбийте роботу на керовані частини для вас і вашої команди
  • Завдання (Subtasks) – розбийте завдання на шматочки поменше, щоб продемонструвати всі кроки його виконання
  • Відповідальність за завдання (Task assignees) – призначте конкретного відповідального за кожен шматочок роботи
  • Секції та колонки (Sections and columns) – гуртуйте завдання в секції або колонки для організації робочого процесу
  • Настроювані поля (Custom fields) – створіть розкриваються, числові або текстові поля, що настроюються в проектах для однакового збору інформації, відстеження статусу, а також для сортування та фільтрації інформації
  • Форми (Forms) – відстежуйте деталі процесу виконання роботи за допомогою бліц-опитувань, запитів і т.д., підключених до проектів
  • Фінальні дати (Due dates) – забезпечте своєчасне виконання завдань
  • Терміни (Due times) – окресліть терміни, в рамках яких треба виконати завдання, щоб не пропустити фінальні дати
  • Початкові дати (Start dates) – призначте дати початку роботи над завданням, щоб не відкладати все на останній момент
  • Временная шкала (Timeline) – вид задач и дедлайнов в стиле Gantt 
  • Вложения (Attachments) – добавьте файлы с вашего ПК, Google Drive, OneDrive, Dropbox или Box в любую задачу или беседу
  • Лайки (Likes) – обозначьте задачу, благодарите, ставьте пальцы вверх или голосуйте за задание при помощи лайка
  • Задачи в нескольких проектах (Tasks in multiple projects) – храните задание в нескольких проектах одновременно, чтобы показать работу с разных аспектов и избежать дублирования
  • Зависимости (Dependencies) – демонстрируйте зависимости одних задач и заданий от других, чтобы четко знать, какое задание готово к работе, а какое заблокировано
  • Правила (Rules) – створіть правила, щоб автоматизувати такі мануальні процеси, як призначення завдань, оновлення полів, сортування і т.д.
  • Шаблони (Templates) – починайте роботу з шаблонів, адаптованих під будь-яку команду, зберігайте свої проекти як шаблони
  • Проекти тільки для коментарів (Comment-only projects) – уникнете ненавмисні зміни ваших проектів або шаблонів, наділяючи правами тільки на коментування, при цьому даючи доступ до інформації в проекті
  • Схвалення (Approvals) – запитуйте і давайте схвалення на роботу

 

КОМУНІКАЦІЯ

  • Коментарі завдань (Task comments) – коментуйте прямо в задачі, щоб уточнити, що потрібно зробити і як, а також зазначити колегу
  • Коментарі в PDF (Proofing) – дайте точний фідбек, залишаючи коментарі прямо на картинках або PDF файлах і таким чином перетворюючи їх в завдання
  • Коментарі на зображеннях (Image proofing) – залишайте певний відгук прямо в зображенні, щоб креативники знали, над чим працювати
  • Спілкування по проекту (Project conversations) – обговорюйте прогрес проекту
  • Командні сторінки (Team pages) – переглядайте всі проекти вашої команди і спілкуйтеся з нею в одному місці, дайте вашій команді опис
  • Форматування тексту (Rich text) – застосовуйте цю функцію в довгих текстах, щоб зробити свій меседж чистіше і організувати свої думки в пронумерованих списках

 

ВИДИ

  • Мої завдання (My Tasks) – плануйте ваш день з пріоритезованим списком справ
  • Вхідні (Inbox) – отримуйте і відфільтровуйте тільки ті повідомлення, що стосуються ваших проектів, бесід і завдань
  • Список (List) – сітчаста структура полегшує створення, фільтрацію і форматування завдань
  • Пошук (Search) – знайдіть потрібну вам роботу швидко
  • Збережені розширені пошукові запити (Saved advanced searches) – зберігайте пошукові запити на основі певних критеріїв, щоб допомогти вам знову знайти роботу
  • Контроль навантаження (Workload) – функція управління ресурсами забезпечує єдине уявлення про пропускну здатність групи для обґрунтованих кадрових рішень і перерозподілі робочих навантажень
  • Календарі (Calendars) – переглядайте будь-який список завдань в календарі, щоб мати чітке уявлення про терміни виконання робіт
  • Перегляд файлів (Files View) – швидко знайдіть потрібні файли проекту в вигляді галереї з усіма вкладеннями до проекту
  • Режим для дальтоніків (Colorblind friendly mode) – чітке уявлення всієї колірної палітри в режимі для дальтоніків

 

ЗВІТНІСТЬ 

  • Цілі (Goals) – ставте, відстежуйте і керуйте цілями компанії, одночасно пов’язуючи її з роботою
  • Етапи (Milestones) – чітко позначте мети проекту і підтримуйте мотивацію своєї команди, встановлюючи етапи завдань в якості ключових маркерів прогресу
  • Портфоліо (Portfolios) – організуйте стратегічні ініціативи та відстежуйте статус всіх ваших важливих проектів у вигляді списку або на часовій шкалі в одному місці
  • Оновлення статусу (Status updates) – створіть оновлення статусу за секунди, щоб поділитися з відповідними зацікавленими сторонами і заповнити портфелі
  • Дошки (Dashboard) – надайте настроюються діаграми в реальному часі, щоб допомогти зрозуміти, де робота може бути заблокована або відхилена

 

УПРАВЛІННЯ КОМАНДАМИ

  • Команди (Teams) – створюйте команди, щоб організовувати свої проекти, і об’єднувати за допомогою загального календаря і бесід, і управляти настройками конфіденційності команди.
  • Передплатники (Followers) – додайте товаришів по команді в якості передплатників, щоб вони могли стежити за роботою над завданням і отримувати відповідні повідомлення з оновленнями завдання
  • Гості (Guests) – співпрацюйте з постачальниками, підрядниками та партнерами
  • Дозволи (Permissions) – обмежте доступ до будь-якого проекту, створіть приховані групи для конфіденційної роботи або зробіть загальнодоступні команди і проекти для доступу всієї вашої організації
  • Адмін контроль (Admin controls) – призначте адміністраторів організації, які можуть додавати, видаляти учасників та їх налаштування, а також керувати ними, а також забезпечувати складність паролів
  • Контроль конфіденційності (Privacy controls) – обмежте доступ до будь-якого проекту, створіть приховані групи для конфіденційної роботи або зробіть команди загальнодоступними
  • Безпека даних (Data security) – легко експортуйте або видаляйте дані, а також створювати резервні копії даних на окремому сервері

 

ІНТЕГРАЦІЇ

  • Dropbox, Google Drive та Box – прикріплюйте файли безпосередньо до завдань за допомогою вбудованого засобу вибору файлів
  • Adobe Creative Cloud – переглядайте нові завдання, діліться проектами і враховуйте відгуки, отримані в Asana, не виходячи з інструментів Creative Cloud
  • Slack – прискорте роботу, створюючи, виконуючи і редагуючи завдання прямо з Slack. Коли в Asana з’являються поновлення завдань і проектів, вони автоматично публікуються в каналі Slack
  • Asana для Gmail Add-on або Asana для Outlook – перетворіть електронні листи з клієнтами, замовниками та товаришами по команді в практичні завдання, які відслідковуються в Asana, не залишаючи своєї поштової скриньки
  • Zoom – створюйте зустрічі Zoom або зв’язуйтеся з ними прямо з завдання Asana. Коли зустріч закінчиться, до завдання докладуть стенограму і запис
  • Google – підключіть свій Google Диск до Asana, увійдіть в систему за допомогою системи єдиного входу Google або SAML, додайте завдання в Asana з будь-якої веб-сторінки в Chrome і багато іншого
  • Microsoft – Asana інтегрується з набором інструментів Microsoft, таких як Teams, Office 365 і Outlook, OneDrive і Power BI, щоб ваша команда могла ефективно координувати роботу з використанням ваших найважливіших інструментів
  • Salesforce – оптимізуйте співпрацю протягом усього циклу продажів, відстежуючи подальшу роботу, автоматично створюючи проекти, коли клієнти досягають ключових етапів реалізації можливостей, і багато іншого
  • JIRA Cloud – створіть плавну двосторонню синхронізацію між Asana і JIRA, щоб запобігти дублюванню роботи, зберігаючи при цьому інформацію там, де її хочуть бачити команди
  • Harvest – вбудований таймер, щоб ви могли відстежувати час на будь-яке завдання, не залишаючи Asana

 

 

Чому Asana?

Asana пропонує усе необхідне для синхронізації, дотримання строків та досягнення цілей:

 

  • Робить робочий процес швидше: всі знають, що і коли робити;
  • Підтримує актуальність ваших проектів, ланцюжків бесід і файлів в одному місці;
  • Попереджає про нові завдання та відповідну інформацію в реальному часі;
  • Можна інтегрувати з добре відомими рішеннями, яким довіряють мільйони;
  • Дозволяє дізнатися завантаженість членів команди і легко перепризначити роботу;
  • Оптимізує ваш час;
  • Підвищує продуктивність;
  • Стежить за встановленими термінами.

 

Рішеннями Asana вже користуються сотні тисяч організацій по всьому світу, в тому числі Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal и Avon. Наслідуйте їх приклад – почніть користуватися Asana просто зараз!

Компанія Cloudfresh – Asana Solutions Partner в регіонах CEE, CIS та MENA.

Ми допомагаємо клієнтам освоювати інструменти Asana і застосовувати кращі практики Work Management.

Залиште заявку на сайті Cloudfresh, щоб протестувати продукт та дізнатися про всі його переваги.