13 užitečných tipů pro používání aplikace Asana

Asana je pro velké firmy základním nástrojem pro řízení. Můžete snadno optimalizovat úkoly, a tím zvýšit produktivitu firmy. Pokud jste aktivním uživatelem této platformy, pravděpodobně už víte, jak moc je užitečná. Ale ani ti nejaktivnější uživatelé Asany mnohdy neznají všechny funkce, které software poskytuje.

V tomto článku vás seznámíme s nejužitečnějšími a nejdůležitějšími funkcemi Asany, o kterých jste možná nevěděli nebo jim jen nevěnovali pozornost.

Seznam úkolů v nástěnce My Task Board

Nevíte, kde začít svůj den? Pak stačí otevřít kartu Moje úkoly. Skvělá funkce pro ty, kteří mají problém s pamatováním si úkolů.

V části Můj úkol si uživatel může prohlédnout všechny své aktuální úkoly. Také je může vybrat podle priority a podle data připravenosti. Stejné informace pak může vidět v Kalendáři jako časovou osu.

Hlavní výhodou této sekce je, že jsou zde uspořádány naprosto všechny vaše úkoly – bez ohledu na to, zda se jedná o vaši nástěnku v Asaně, nebo o zcela jiný projekt. Budete moci kliknout na úkol a ihned vidět aktuální aktualizace.

@oznámení zaměstnance nebo úkolů

Hlavním cílem Asany je zjednodušit pracovní postupy a zabránit tomu, aby vás rozptylovaly zbytečné otázky. Proto platforma poskytuje funkci zmínek prostřednictvím @. Tímto způsobem můžete k úkolu také připojit soubor nebo dokument. Uděláte to jednoduše tak, že do komentáře k úkolu napíšete aktualizaci.

Schopnost přiřazovat úkoly k více projektům

Malá, nenápadná, ale velmi důležitá funkce. V aplikaci Asana můžete úkoly přiřadit k více než jednomu projektu. Jedná se o velmi významnou funkci, kterou běžní uživatelé často opomíjejí.

Pokud například pracujete na různých projektech, které se vzájemně shodují v jednom úkolu, můžete si nechat zobrazit kartu úkolu na obou nástěnkách. Pak nemusíte přepínat mezi kartami a nástěnkami, abyste hledali daný úkol. Automaticky se zobrazí na vaší nástěnce.

Použití barev

Vědci dokázali, že vizuálně se pamatuje mnohem lépe. Proto Asana nabízí možnost označit úkoly, nástěnky a priority barvami. Můžete například barevně označit prioritu, kde červená bude znamenat vysokou prioritu a žlutá střední prioritu. Podobně můžete nastavit barvy produktů nebo témat, ke kterým úkol patří.

Barevně můžete označit také celé projekty nebo nástěnky, nastavit pro ně ikony a změnit barvu funkcí. Asana se nesnaží být programem, kde by bylo vše “polepeno” barevnými úkoly. To však neznamená, že při používání platformy nemůžete používat barevné návrhy.

Vizualizace plánu

Vrátíme-li se k otázce lepšího zapamatování, stojí za zmínku také to, že Asana nabízí funkci vizualizace plánu. Můžete si ji prohlédnout na kartě Časová osa, kde se všechny vaše úkoly zobrazí na časové ose. Můžete se tak ujistit, že nezmeškáte žádný deadline. Pomůže vám to také racionálněji plánovat pracovní náplň, protože uvidíte, jaké úkoly máte na nadcházející termíny. Na této kartě se také zobrazují úkoly všech účastníků, kteří též pracují ve vaší nástěnce.

Zobrazení času potřebného k dokončení úkolu

Asana také nabízí jedinečnou funkci, která umožňuje nastavit datum zahájení úkolu. Pokud například plánujete začít pracovat na úkolu nikoli v den, kdy je přiřazen, ale v jiný den, můžete snadno nastavit datum zahájení. Tímto způsobem můžete svým kolegům ukázat, jak se vám daří plnit pracovní úkoly, a také lépe hospodařit se svým časem.

Integrace s dalšími nástroji

Další důležitá funkce, na kterou mnoho lidí zapomíná. Asana nabízí širokou škálu nástrojů a platforem, které lze do platformy integrovat. Můžete si vybrat z více než 100 nástrojů, jako jsou například nástroje Google, Sluck, DropBox a mnoho dalších. Díky tomu můžete rychleji sdílet informace a získávat zpětnou vazbu od kolegů ve zrychleném tempu.

Použití tabulek pro plánování

Pomocí sloupců v tabulkách můžete vizuálně sledovat pracovní postup a průběh úkolu. Jednotlivé sloupce můžete pojmenovat a přesouvat je podle toho, jak na úkolu pracujete. Pokud se například první sloupec jmenuje To Do, pak se další může jmenovat In Progress (Probíhá). Tímto způsobem můžete řídit proces práce na úkolu a přesouvat jej podle toho, jak postupujete.

Zlepšete efektivitu svého pracovního postupu pomocí klávesových zkratek v Asaně

Využívání zkratek může výrazně urychlit váš pracovní postup a snížit čas strávený neesenciálními úkoly. Asana nabízí různé klávesové zkratky, které lze provést kombinací kláves. Tyto zkratky umožňují zaměstnancům jedním kliknutím snadno přepínat mezi různými pohledy, což jim ušetří značný čas, který by jinak strávili navigací aplikací. Níže uvedená tabulka shrnuje některé z nejdůležitějších zkratkových kláves.

• Tab + Q – Přidat úkol
• Tab + N – Přidat sekci
• Tab + S – Přidat podúkol
• Tab + D – Přidat termín
• Tab + Z – Přepnout na “Moje úkoly”
• Tab + I – Přepnout na můj doručený
• Tab + M – Přiřadit úkol sobě

Účinně definujte úkoly pomocí podúkolů v Asaně

Pro udržení přehledu nad více úkoly je výhodné rozdělit jednotlivé úkoly na podúkoly. Asana poskytuje funkcionalitu vytváření podúkolů, což zajišťuje, že seznam úkolů zůstane organizovaný. Podrobný pohled na každý úkol umožňuje zobrazení všech souvisejících podúkolů. Tato funkce také umožňuje přiřazovat konkrétním zodpovědným osobám jednotlivé podúkoly. V důsledku toho jsou členové týmu informováni o svých přidělených úkolech bez nutnosti navigovat v rámci převládajících úkolů. Díky možnosti převodu úkolu na podúkol na podrobné úrovni získávají všichni zapojení zaměstnanci lepší přehled o otevřených úkolech.

Jakmile jsou všechny úkoly definovány a odpovědné osoby přiřazeny, může se skutečné provádění projektu začít. Při práci na projektu, zejména s většími týmy nebo napříč různými odděleními, hraje efektivní komunikace klíčovou roli při dosahování úspěchu projektu. Dobře strukturovaná komunikace je nezbytná v rámci společnosti a oddělení, stejně jako při spolupráci s klienty nebo obchodními partnery.

Optimalizujte opakující se procesy pomocí šablon projektů

Při práci s projekty, které se opakují pravidelně, nebo při zahájení nových projektů, které se těsně podobají těm předchozím, může využití šablon projektů ušetřit značné množství času.

Tyto šablony úkolů v Asaně zahrnují všechny základní struktury a procesy z minulých projektů. Byly již důkladně testovány a lze je znovu použít, což eliminuje potřebu začínat od začátku a snižuje čas strávený nastavením nového projektu. Můžete využít šablony ze svých dříve vytvořených projektů nebo vybrat z široké škály šablon dostupných v repozitáři Asany.

Převeďte e-maily na úkoly v Asaně

Synchronizací Asany s populárními e-mailovými platformami, jako je Gmail, můžete snadno vytvářet úkoly v Asaně z e-mailů. Tato funkce je nepostradatelná při zpracování žádostí zákazníků nebo při asistenci kolegům na projektech. Stačí jediným kliknutím vytvořit nový úkol v Asaně z e-mailu, což vám ušetří čas a zajistí, že důležité žádosti se neztratí v každodenní lavině e-mailů. Kromě toho synchronizace s Gmail umožňuje pohodlně přeposílat e-maily. Použitím adresy email@mail.asana.com lze e-maily přímo přeposílat do vaší poštovní schránky v Asaně, což eliminuje nutnost otevírat další aplikaci a umožňuje okamžitou viditelnost v Asaně.

Důsledně označujte úkoly jako dokončené

V Asaně můžete jedním kliknutím snadno označit jednotlivé úkoly nebo podúkoly jako dokončené. To slouží k dvěma důležitým účelům. Zaprvé umožňuje zaměstnancům sledovat, které úkoly úspěšně dokončili, což jim poskytuje přehled o jejich úspěších. Zadruhé zlepšuje celkové zobrazení zbývajících úkolů tím, že odstraní dokončené úkoly. Navíc, pomocí podúkolů lze individuálně označit jako dokončené menší kroky, což zajišťuje, že všichni členové týmu mají přesný a aktuální přehled o průběhu projektu a zobrazení dokončených úkolů v Asaně. Jako dodatečný přínos Asana skrývá dokončené úkoly a poskytuje vizuální zpětnou vazbu, když jsou úkoly označeny jako splněné, což může sloužit jako zdroj motivace pro členy týmu.

Existuje mnoho způsobů, jak používat Asana pro osobní použití, ale my vám chceme říci o nejdůležitějších bodech používání aplikace a na co byste měli věnovat pozornost.

Potřebujete další tipy?

Asana je mnohostranná platforma pro zadávání úkolů, která nabízí mnoho dalších zajímavých a užitečných funkcí. Proto se můžete kdykoli poradit s odborníky na Asanu ze společnosti Cloudfresh, kteří vám rádi prozradí všechny skryté funkce této platformy pro správu úkolů! Tým Cloudfresh je jedinečným centrem odborných znalostí pro služby Asana, Google Cloud a Zendesk. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby:

• Přizpůsobení;
• Vývoj;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinou integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne ty nejlepší zákaznické zkušenosti!