Případ klienta: SoftTeco

Jak SoftTeco řídí pracovní procesy s pokročilým zabezpečením pomocí Google Workspace

O klientovi: SoftTeco je mezinárodní společnost zabývající se vývojem softwaru zaměřená na inovace a udržitelnost. S více než 200 úspěšně realizovanými projekty a 75 klienty patří mezi špičkové dodavatele softwaru a je uznávaná po celém světě.

SoftTeco dodává softwarová řešení na zakázku, která jsou jedinečně přizpůsobena požadavkům každého klienta. Společnost slouží různým odvětvím od zdravotnictví a finančního průmyslu až po vzdělávání a logistiku a dokáže vytvořit bezpečný a škálovatelný produkt jakékoli složitosti. Jádro úspěchu společnosti spočívá v týmu více než 500 specializovaných odborníků. Každý člen týmu přispívá svým jedinečným pohledem a názorem, což pomáhá zůstat inovativní a vyvažovat vysokou profesionalitu s přiměřenou mírou kreativity.

Datum zahájení projektu: 13. listopadu 2020

Datum ukončení projektu:  13. leden 2021

Výzva: Společnost SoftTeco se od svého založení v roce 2008 spoléhala na různé služby společnosti Google. Společnost však vždy potřebovala jednotný a strukturovaný přístup ke svým interním informačním procesům, počínaje řízením přístupu k licencím a nástroji pro spolupráci konče. Společnost SoftTeco využívala cenový plán G-Suite Basic (nyní známý jako Google Workspace Business Starter) a chtěla získat pokročilejší funkce Google Workspace (dále GWS), které by pokryly potřeby společnosti.

Jedním ze zásadních bodů směřujících k upgradu byla možnost většího úložiště na uživatele, vylepšené zabezpečení a kontrola správy, nahrávání schůzek, sdílené disky a další požadavky, které stávající řešení nepokrývalo.

Když se navíc společnost rozhodla výrazně posílit svůj systém řízení bezpečnosti informací a certifikovat jej podle normy ISO27001 (Mezinárodní organizace pro standardizaci), upgrade GWS se stal jasným dalším krokem.

Řešení: V okamžiku, kdy společnost SoftTeco přehodnotila pracovní postupy společnosti a hledala nejlepší cenový plán, došlo k přechodu na GWS systém, který byl dříve známý jako G Suite. Tehdy tedy tým společnosti Google zavedl nová předplatná, vylepšil jejich funkce a přišel s některými novými nabídkami pro organizace.

V souvislosti s tím společnost SoftTeco zkombinovala své licence a získala 480 licencí Business Standard a 155 licencí nejpokročilejšího plánu GWS – Enterprise Standard. Tato volba byla učiněna dle pracovních funkcí zaměstnanců a potřeb společnosti vybudovat co nejkvalifikovanější spolupráci týmů.

S plánem Business Standard získali pracovníci rozsáhlejší úložiště, až 2 TB na uživatele, a další klíčovou funkci, například nahrávání schůzek. A co víc, s edicí Enterprise Standard získal tým takové funkce Google Meet, jako je potlačení hluku, možnost hostovat až 500 účastníků a neomezené úložiště na uživatele. Sdílené disky byly další zásadní funkcí, kterou týmy získaly pro snadné ukládání, přístup a sdílení souborů v rámci firmy odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.

Zatímco mnoho dostupných funkcí pro plán Business Standard je běžným uživatelům GWS dobře známých, pokročilá edice Enterprise Standard otevírá nový svět některých zásadních aspektů. Jedním z hlavních požadavků týmu SoftTeco bylo zlepšit systém řízení bezpečnosti informací a projít auditem ISO27001, který dokládá bezpečnost majetku organizace. Edice GWS Enterprise Standard nabízí prevenci ztráty dat (DLP). Díky této funkci může nyní společnost SoftTeco vytvářet a aplikovat pravidla pro kontrolu souborů, které mohou uživatelé sdílet mimo organizaci, aby se zabránilo nechtěnému odhalení citlivých informací a práce se všemi soubory byla více chráněna a zabezpečena.

Další významnou součástí řešení GWS, na kterou se vztahuje zvolený cenový plán, je transparentnost přístupu. Protokoly Access Transparency kontrolují všechna data pořízená pracovníky společnosti Google, týmem podpory, některými základními technickými šetřeními a dalšími. Můžete si ověřit, proč tým Google přistupoval k vašim datům, a analyzovat a sledovat všechny události přístupu téměř ze všech nástrojů GWS (Gmail, Calendar, Chat, Drive, Docs, Forms, Sheets, Meet recordings atd.).

V neposlední řadě byla klíčovou funkcí také funkce Context-Aware Access, která umožnila správcům IT řídit, ke kterým aplikacím může uživatel přistupovat na základě svého kontextu, a analyzovat, zda je toto zařízení v souladu s firemní politikou IT. Mnoho dalších bezpečnostních a kontrolních funkcí nabízí plán GWS Enterprise Standard, takže společnost SoftTeco zavedla nejtransparentnější a vysoce chráněnou správu dat a prošla auditem ISO27001.

Výsledky: Google Workspace se v organizaci SoftTeco rychle stal důležitým nástrojem pro komunikaci, spolupráci a zabezpečení informací.

Díky přechodu na nový plán GWS společnost získala:

1. Vylepšené možnosti nahrávání schůzek, potlačení hluku a dosažení maximálního počtu účastníků.
2. 100% týmů s podnikovým plánem GWS začalo aktivně využívat sdílené disky, které týmům umožňují efektivně spolupracovat na souborech.
3. Nárůst objemu úložiště pro týmy s plánem Business Starter – až 2 TB na uživatele a pro pracovníky s plánem Enterprise Standard dokonce neomezené úložiště .
4. Nejtransparentnější a nejbezpečnější správu dat díky funkcím Data Loss Prevention, Access Transparency, Context-Aware Access a dalším funkcím GES.

Řešení GWS hrají v činnosti společnosti SoftTeco zásadní roli a významně přispívají k vyspělosti procesů. Komunikace v rámci organizace se zefektivnila a data se stala přehlednými a bezpečnými.

Role společnosti Cloudfresh: Cloudfresh se staral o tým Softeco ve všech fázích přechodu na nové plány GWS a pomáhal jim vybrat vhodnou konfiguraci plánu podle požadavků společnosti.

Kromě toho tým Cloudfresh GWS zajišťoval celý cyklus implementace nových funkcí. Poskytoval také profesionální služby umožňující společnosti SoftTeco kvalitní nasazení a zajištění vysoké míry přijetí nových funkcí. Cloudfresh tak pomohl organizaci SoftTeco vytěžit z GWS maximum a provozovat plynulejší a produktivnější pracovní postupy.