Кейс клієнта: : SoftTeco

Як SoftTeco керує робочими процесами з розширеними функціями безпеки за допомогою рішень Google Workspace

Про клієнта: SoftTeco – міжнародна компанія з розробки програмного забезпечення, орієнтована на інновації та стійкість. Компанія успішно реалізувала понад 200 проєктів та надала сервіси 75 клієнтам, що робить її одним із провідних постачальників програмного забезпечення та додає компанії популярності у всьому світі.

SoftTeco постачає індивідуальні програмні рішення, що унікально адаптовані до вимог кожного клієнта. Від охорони здоров’я та фінансової індустрії до освіти та логістики, компанія обслуговує різні галузі та може створити безпечний та масштабований продукт будь-якої складності. В основі успіху компанії лежить команда з понад 500 відданих своїй справі професіоналів. Кожен член команди вносить свій унікальний погляд та думку, що допомагає залишатися інноваційними та поєднувати високий професіоналізм із відповідним творчим потенціалом.

Дата початку проекту: 13 листопада 2020 р.

Дата закінчення проекту: 13 січня 2021 р.

Челендж: З моменту заснування компанії в 2008 році SoftTeco покладалися на різні сервіси Google. Проте компанії завжди був потрібний єдиний і структурований підхід до внутрішніх інформаційних процесів, від управління ліцензіями до контролю доступу та інструментів для спільної роботи. Використовуючи тарифний план G-Suite Basic (тепер відомий, як Google Workspace Business Starter), SoftTeco хотіли отримати більш просунуті функції Google Workspace (далі, GWS) для задоволення потреб компанії.

Одним з основних моментів змін були можливість збільшення обсягу пам’яті для кожного користувача, покращені засоби управління безпекою та керуванням, запис відеозустрічей, спільні диски та інші запити, які не охоплювалися існуючим рішенням.

Більш того, коли компанія вирішила значно посилити свою систему управління інформаційною безпекою та сертифікувати її за стандартом ISO27001 (Міжнародна організація зі стандартизації), наступним очевидним кроком стало оновлення ліцензій GWS.

Рішення: Момент, коли SoftTeco переосмислювали робочі процеси компанії та шукали кращий тарифний план, співпав зі змінами GWS, який раніше був відомий як G Suite. Це був час, коли команда Google випустила нові версії, оновила їх функції і оголосила кілька нових пропозицій для організацій.

Враховуючи це, SoftTeco оновили свої ліцензії та отримали 480 ліцензій Business Standard та 155 ліцензій найпросунутішого плану GWS – Enterprise Standard. Цей вибір був зроблений відповідно до функцій працівників та потреб компанії в побудові найбільш продуктивного співробітництва команд.

З планом Business Standard, співробітники отримали ширше сховище, до 2 ТБ на користувача, а також ще одну важливу функцію, таку як запис відеозустрічей. Більше того, у версії Enterprise Standard команда отримала такі функції Google Meet, як шумозаглушення, можливість запрошення до 500 учасників та необмежене сховище для кожного користувача. Загальні диски були ще однією важливою функцією для команд компанії, щоб легко зберігати дані, отримувати доступи та обмінюватися файлами всередині компанії будь-де з будь-якого пристрою.

Враховуючи, що багато доступних функцій плану Business Standard знайомі звичайним користувачам GWS, розширена версія Enterprise Standard відкриває новий світ деяких важливих аспектів. Одним із основних запитів команди SoftTeco було покращення системи управління інформаційною безпекою та проходження аудиту ISO27001, що доводить захищеність активів організації. Версія GWS Enterprise Standard пропонує DLP (запобігання втраті даних). За допомогою цієї функції, SoftTeco тепер можуть створювати та застосовувати правила для керування файлами, якими користувачі можуть обмінюватися за межами організації, щоб запобігти ненавмисному розкриттю конфіденційної інформації та зробити роботу з усіма файлами більш захищеною та безпечною.

Іншою важливою частиною рішень GWS, що охоплюються обраним тарифним планом, є Прозорий доступ. Журнали Прозорого доступу контролюють усі дані, отримані співробітниками Google, службою підтримки, деякими базовими інженерними дослідженнями та іншими. Команда компанії може перевірити, чому Google отримала доступ до даних, а також проаналізувати та відстежити всі події доступу практично з усіх інструментів GWS (Gmail, Календар, Chat, Диск, Документи, Форми, Таблиці, Записи Meet тощо).

І останньою, але не менш важливою функцією для SoftTeco став Контекстно-залежний доступ, який дозволяє ІТ-адміністраторам контролювати, до яких додатків користувач може отримати доступ, виходячи з їх контексту, і аналізувати, чи відповідає цей пристрій ІТ-політиці компанії. Ще багато інших функцій безпеки та контролю можливі з планом GWS Enterprise Standard, тому SoftTeco встановила найбільш прозоре та високозахищене керування даними та пройшла аудит ISO27001.

Результати: Google Workspace швидко став комплексним набором інструментів для спілкування, спільної роботи та інформаційної безпеки у SoftTeco.

В результаті переходу на новий тарифний план GWS компанія отримала:

1. Розширені можливості проведення відео із записом, шумозаглушенням та максимальною кількістю учасників.
2. 100% команд із планом GWS Enterprise Standard активно використовують спільні диски, які дозволяють командам ефективно спільно працювати над файлами.
3. Зростання обсягу сховища для команд із планом Business Starter – до 2 ТБ на користувача, а для співробітників із планом Enterprise Standard – необмежене сховище.
4. Прозоре та безпечне керування даними із запобіганням втраті даних, Прозорим доступом, Контекстно-залежним доступом та іншими функціями GWS.

Рішення GWS відіграють важливу роль у діяльності SoftTeco та значною мірою сприяли вдосконаленню процесів компанії. Комунікація всередині компанії стала більш налагодженою, а всі дані зберігаються у надійному та захищеному вигляді.

Роль Cloudfresh: Cloudfresh підтримували команду Softeco на всіх етапах переходу на нові плани GWS, допомагаючи їм вибрати відповідну конфігурацію плану відповідно до запитів компанії.

Крім того, команда Cloudfresh GWS забезпечила весь цикл впровадження нових функцій. Ми надали професійні послуги, дозволивши SoftTeco якісно розгорнути новий функціонал та забезпечити широке впровадження нових рішень. Допомога Cloudfresh сприяла отриманню SoftTeco максимальної віддачі від GWS та запуску більш плавних та продуктивних робочих процесів.