Кейс клиента: SoftTeco

Как SoftTeco управляет рабочими процессами с расширенными функциями безопасности, используя решения Google Workspace

О клиенте: SoftTeco — международная компания по разработке программного обеспечения, ориентированная на инновации и устойчивость. Компания успешно реализовала более 200 проектов и обслужила 75 клиентов, что делает ее одним из ведущих поставщиков программного обеспечения и добавляет компании известности во всем мире.

SoftTeco поставляет индивидуальные программные решения, уникально адаптированные к требованиям каждого клиента. От здравоохранения и финансовой индустрии до образования и логистики, компания обслуживает различные отрасли и может создать безопасный и масштабируемый продукт любой сложности. В основе успеха компании лежит команда из более чем 500 преданных своему делу профессионалов. Каждый член команды вносит свой уникальный взгляд и мнение, что помогает оставаться инновационным и сочетать высокий профессионализм с соответствующим творческим потенциалом.

Дата начала проекта: 13 ноября 2020 г.

Дата окончания проекта: 13 января 2021 г.

Челлендж: SoftTeco полагалась на различные сервисы Google с момента основания компании в 2008 году. Однако, компании всегда требовался единый и структурированный подход к внутренним информационным процессам, от управления лицензиями до контроля доступа и инструментов для совместной работы. Используя тарифный план G-Suite Basic (теперь известный, как Google Workspace Business Starter), SoftTeco хотела получить более продвинутые функции Google Workspace (далее, GWS) для удовлетворения потребностей компании.

Одним из основных моментов к изменениям были возможность увеличения объема памяти для каждого пользователя, улучшенные средства управления безопасностью и управлением, запись видеовстреч, общие диски и другие запросы, которые не охватывались существующим решением.

Более того, когда компания решила значительно усилить свою систему управления информационной безопасностью и сертифицировать ее по стандарту ISO27001 (Международная организация по стандартизации), очевидным следующим шагом стало обновление лицензий GWS.

Решение: Момент, когда SoftTeco переосмыслили рабочие процессы компании и искали лучший тарифный план, совпал с изменениями GWS, ранее был известен, как G Suite. Это было время, когда команда Google выпустила новые версии, обновила их функции и придумала несколько новых предложений для организаций.

Учитывая это, SoftTeco объединили свои лицензии и получили 480 лицензий Business Standard и 155 лицензий самого продвинутого плана GWS — Enterprise Standard. Этот выбор был сделан в соответствии с функциями работников и потребностями компании в построении наиболее продуктивного сотрудничества  команд.

С планом Business Standard, сотрудники получили более обширное хранилище, до 2 ТБ на пользователя, а также еще одну важную функцию, такую как запись видеовстреч. Более того, в версии Enterprise Standard команда получила такие функции Google Meet, как шумоподавление, возможность размещения до 500 участников и неограниченное хранилище для каждого пользователя. Общие диски были еще одной важной функцией для команд компании, чтобы легко хранить данные, получать доступы и обмениваться файлами внутри компании в любом месте с любого устройства.

Учитывая, что многие доступные функции плана Business Standard знакомы обычным пользователям GWS, расширенная версия Enterprise Standard открывает новый мир некоторых важных аспектов. Одним из основных запросов команды SoftTeco было улучшение системы управления информационной безопасностью и прохождение аудита ISO27001, доказывающего сохранность активов организации. Версия GWS Enterprise Standard предлагает DLP (предотвращение потери данных). С помощью этой функции, SoftTeco теперь может создавать и применять правила для управления файлами, которыми пользователи могут обмениваться за пределами организации, чтобы предотвратить непреднамеренное раскрытие конфиденциальной информации и сделать работу со всеми файлами более защищенной и безопасной.

Другой важной частью решений GWS, охватываемых выбранным тарифным планом, является Прозрачный доступ. Журналы Прозрачного доступа контролируют все данные, полученные сотрудниками Google, службой поддержки, некоторыми базовыми инженерными исследованиями и другими. Вы можете проверить, почему команда Google получила доступ к вашим данным, а также проанализировать и отследить все события доступа практически из всех инструментов GWS (Gmail, Календарь, Chat, Диск, Документы, Формы, Таблицы, Записи Meet и т. д.).

И последней, но не менее важной функцией для SoftTeco стал также Контекстно-зависимый доступ, который позволяет ИТ-администраторам контролировать, к каким приложениям пользователь может получить доступ, исходя из их контекста, и анализировать, соответствует ли это устройство ИТ-политике компании. Еще многие другие функции безопасности и контроля возможны с планом GWS Enterprise Standard, поэтому SoftTeco установила наиболее прозрачное и высокозащищенное управление данными и прошла аудит ISO27001.

Результаты: Google Workspace быстро стал комлексным набором инструментов для общения, совместной работы и информационной безопасности в SoftTeco.

В результате перехода на новый тарифный план GWS, компания получила:

1. Расширенные возможности проведения видео с записью, шумоподавлением и максимальным количеством участников.
2. 100 % команд с планом GWS Enterprise Standard активно используют общие диски, которые позволяют командам эффективно совместно работать над файлами.
3. Рост объема хранилища для команд с планом Business Starter — до 2 ТБ на пользователя, а для сотрудников с планом Enterprise Standard — неограниченное хранилище.
4. Прозрачное и безопасное управление данными с предотвращением потери данных, Прозрачным доступ, Контекстно-зависимым доступом и другими функциями GES.

Решения GWS играют важную роль в деятельности SoftTeco и в значительной степени способствовали совершенствованию процессов компании. Коммуникация внутри компании стала более налаженной, а все данные хранятся в надежном и защищенном виде.

Роль Cloudfresh: Cloudfresh поддерживали команду Softeco на всех этапах перехода на новые планы GWS, помогая им выбрать подходящую конфигурацию плана в соответствии с запросами компании.

Кроме того, команда Cloudfresh по GWS обеспечила весь цикл внедрения новых функций. Мы предоставили профессиональные услуги, позволив SoftTeco качественно развернуть и обеспечив широкое внедрение новых решений. Помощь Cloudfresh помогла SoftTeco получить максимальную отдачу от GWS и запустить более плавные и продуктивные рабочие процессы.