Případ klienta: FCB Artgroup Uzbekistan

Jak se podařilo zvýšit efektivitu týmu při řízení tvůrčího procesu ve společnosti FCB Artgroup Uzbekistan s pomocí nástroje Asana

O klientovi: FCB Artgroup Uzbekistan je jediná mezinárodní reklamní agentura v Uzbekistánu, která je součástí mezinárodní sítě reklamních agentur FCB Global.

FCB Artgroup Uzbekistan se specializuje na tvorbu a realizaci integrovaných marketingových komunikací pro různé klienty. Agentura nabízí různé služby, včetně strategického plánování, tvůrčího vývoje, digitálního marketingu, PR komunikace a dalších.

Jako součást sítě FCB Global má FCB Artgroup Uzbekistan přístup k zdrojům a zkušenostem globální společnosti, což jim umožňuje poskytovat klientům špičková řešení a uplatňovat osvědčené postupy v oblasti reklamy a marketingu.

Datum zahájení projektu: září 2022

Datum ukončení projektu: spolupráce pokračuje

Výzva: Pro agenturu FCB Artgroup Uzbekistan bylo zásadní zvýšit efektivitu práce zaměstnanců tím, že budou vyvíjet projekty v přesně stanovených časových rámci a dodržovat termíny procesu – výchozím bodem bylo zlepšení systematizace projektů, úkolů a odpovědných zpracovatelů. Tým agentury byl rozdělen mezi různé projekty a informace o nich byly distribuovány prostřednictvím různých komunikačních kanálů, což znesnadňovalo efektivní komunikaci a koordinaci práce. Bez jasných priorit tým strávil mnoho času a energie hledáním potřebných dat a měl problémy s dodržováním termínů.

Také efektivita týmu byla snížena kvůli složitému procesu plánování pracovního vytížení zaměstnanců, protože někteří kolegové pracují v kanceláři, zatímco jiní jsou vzdálenými zaměstnanci. S nárůstem počtu projektů a změnami v týmu bylo obtížné zohlednit plán každého zaměstnance a individuální potřeby. Agentura používala zastaralé plánovací nástroje, jako jsou offline tabulky, což trvalo dlouho. Navíc bylo nutné zohlednit různé časové pásmo zaměstnanců a klientů, což plánovací proces ještě více ztížilo. Tým agentury strávil mnoho času komunikací, koordinací a ručním vytvářením harmonogramů, což nakonec ovlivnilo produktivitu a dostupnost.

Dalším klíčovým faktorem, který negativně ovlivnil efektivitu týmu, byl nedostatek automatizace a neschopnost rychle se přizpůsobit plánům. To výrazně zpomalilo pracovní postupy, přiřazování úkolů zaměstnancům, sledování pokroku a dokončování projektu pro klienta. Optimalizace využití zdrojů také klesla, protože čas byl vynaložen ne na tvůrčí procesy, ale na komunikaci.

Výsledkem bylo rozhodnutí zaměřit se na tři hlavní problémy, které by měly zlepšit pracovní postupy:

1. Nedostatek systematizace projektů, úkolů a zodpovědných vykonavatelů
2. Obtíže při plánování pracovního vytížení zaměstnanců v kanceláři a na dálku
3. Použití zastaralých a nepružných plánovacích nástrojů offline

Zároveň byly identifikovány další překážky, jejichž odstranění by zlepšilo výkon týmu a společnosti jako celku:

1. Neschopnost vidět celý rozsah projektu pro manažera
2. Nerovnoměrné rozdělení úkolů mezi zaměstnanci
3. Asynchronie týmové práce a včasné dokončení projektu
4. Chybějící plný plán úkolů pro den / týden / měsíc
5. Chybějící aktuální upozornění na úkoly a projekty

Řešení: Implementace nástroje Asana umožnila týmu FCB Artgroup Uzbekistan získat kompletní obraz projektu, jeho úkolů, stavů realizace a spuštění. Vytváření projektů v různých směrech výrazně zlepšilo viditelnost pracovní zátěže týmu, což umožnilo efektivnější alokaci zdrojů.

Použití produktů Asana vedlo k následujícímu:

1. Průhlednost při řízení týmů a úkolů
2. Zlepšení produktivity týmu
3. Snížení zbytečné komunikace mezi zaměstnanci
4. Zkrácení času potřebného k dokončení úkolů, což přispívá k dosažení hmatatelných obchodních výsledků.

Transparentní a flexibilní proces přidělování úkolů zaměstnancům pomocí Asany se stal základem pro efektivnější práci – nyní mají zaměstnanci plán úkolů s termíny, což jim umožňuje sledovat jejich stav a dokončení v reálném čase a nezapomínat na ně. Každý vykonavatel může plánovat svou práci více uvědoměle a úkoly dokončit včas pro klienta.

Asana také umožňuje sledovat pracovní plán zatížení zaměstnanců jak v kanceláři, tak při práci na dálku. Pomáhá optimalizovat rozdělování úkolů a zdrojů s ohledem na individuální schopnosti každého zaměstnance.

Místo zastaralých tabulek nabízí Asana uživatelsky přívětivé a funkční rozhraní, které agentuře výrazně usnadňuje plánování a správu úkolů. Manažeři mohou vidět všechny projekty a úkoly ve svém oddělení a spravovat pracovní zatížení zaměstnanců.

Všechny úrovně vedení ve společnosti nyní mohou sledovat pokrok projektů. Asana umožňuje snadno sledovat postup a rychle reagovat na změny, což významně přispívá k dosažení podnikových cílů a výsledků ve práci.

Výsledky: Pro FCB Artgroup Uzbekistan poskytuje platforma pro řízení práce Asana centralizovanou výměnu informací, seznamů úkolů, časových os a zpětné vazby mezi agenturou a klienty. Všichni účastníci procesu jsou informováni o aktuálním stavu projektu a vědí, kdo pracuje na konkrétním úkolu a kdy má být dokončen.

Díky Asaně se produktivita zaměstnanců zvýšila zhruba o třetinu díky systematizaci a transparentnosti. Zaměstnanci cítí, že jsou součástí pozitivních změn spojených s digitální transformací společnosti.

Na začátku může být pro kreativní lidi obtížné přizpůsobit se systému s úkoly a termíny, ale pak si uvědomují výhody tohoto přístupu. Zaměstnanci začínají oceňovat schopnost kontrolovat své úkoly a termíny a být si jisti, že je nikdo nepřeruší v jejich pracovním harmonogramu.

Role společnosti Cloudfresh: Tým společnosti Cloudfresh představil všechny funkce Asany a poskytl zkušební přístup ke všem funkcím na zkušební období, což se stalo rozhodujícím faktorem pro nákup produktu.

Během implementace řešení poskytli plnou podporu pro rychlý start a správné nastavení s veškerými potřebnými informacemi a řešeními pro tým.

Spolupráce pokračuje a nyní, po plném nasazení Asany, tým společnosti Cloudfresh pravidelně zabezpečuje FCB Artgroup aktuálními informacemi o nových funkcích a aktualizacích a poskytuje trvalou podporu ze strany produktového týmu.