Кейс клиента: FCB Artgroup Uzbekistan

Как управление творческим процессом в FCB Artgroup Uzbekistan с помощью Asana стало драйвером эффективности команды

Про клиента: FCB Artgroup Uzbekistan — единственное международное креативное агентство в Узбекистане, часть международной сети рекламных агентств FCB Global.

FCB Artgroup Uzbekistan специализируется на создании и реализации интегрированных маркетинговых коммуникаций для различных клиентов. Агентство предлагает широкий спектр услуг, включая стратегическое планирование, творческую разработку, digital маркетинг, PR-коммуникации и др.

Как часть сети FCB Global, FCB Artgroup Uzbekistan имеет доступ к ресурсам и опыту глобальной компании, что позволяет им предоставлять клиентам передовые решения и применять лучшие практики в области рекламы и маркетинга.

Дата старта проекта: cентябрь 2022

Дата окончания проекта: сотрудничество продолжается

Челлендж: Для агентства FCB Artgroup Uzbekistan было важным повысить эффективность работы сотрудников,  разрабатывая проекты в точно определенные временные рамки, соблюдая дедлайны по процессу. Отправной точкой была несовершенная систематизация проектов, задач и ответственных исполнителей. Команда агентства оказалась разделенной между различными проектами, и информация о них была распределена по разным каналам связи, что затрудняло эффективное взаимодействие и координацию работы. Без ясного понимания приоритетов, команда тратила время и энергию на поиск необходимых данных и сталкивалась с проблемами в соблюдении сроков.

Также, эффективность команды снижалась из-за сложного процесса планирования графика загруженности сотрудников, ведь часть коллег работает в офисе и удаленно. С увеличением количества проектов и изменениями в команде, стало сложно учесть график и ограничения каждого сотрудника. Использовались старые инструменты планирования, например, офлайн таблицы, на что уходило очень много времени. К тому же, было необходимо учесть разные временные зоны сотрудников и клиентов, что усложняло процесс планирования. Команда агентства тратила много времени на общение, согласование и ручное создание графиков, что в конечном итоге сказывалось на производительности и работоспособности.

Не менее важным фактором, который негативно влиял на эффективность команды было отсутствие автоматизации и возможности быстрой адаптации планов. Это существенно замедляло рабочий процесс, назначение задач сотрудникам, контроль выполнения и финализацию проекта для клиента. Также, снижалось оптимальное использование ресурсов, так как время тратилось не на креативный процесс, а на коммуникацию.

В итоге, было принято решение сфокусироваться на трех основных проблемах для улучшения рабочего процесса:

1. Отсутствие систематизации проектов, задач и ответственных исполнителей
2. Сложность планирования графика загруженности сотрудников в офисе и удаленно
3. Использование устаревших и негибких офлайн инструментов планирования

В то же время, были определены дополнительные препятствия, устранение которых улучшило бы производительность команды и компании в целом:

1. Невозможность видеть весь объем проекта для руководителя
2. Неравномерность распределения задач между сотрудниками
3. Несинхронность работы команды и выполнения проектов в срок
4. Отсутствие полного графика задач на день/ неделю/ месяц
5. Отсутствие актуальных оповещений по задачам и проектам

Решение: Внедрение Asana позволило команде FCB Artgroup Uzbekistan получить целостную картину о проекте, его задачах, их статусе выполнения и запуске. Создание проектов по разным направлениям существенно улучшило видимость загрузки команды, позволяя более эффективно распределять ресурсы.

Использование продуктов Asana привело к:

1. Прозрачности в управлении командами и задачами
2. Повышению производительности команды
3. Уменьшению ненужной коммуникации между сотрудниками
4. Сокращению времени выполнения задач, что способствует достижению ощутимых бизнес-результатов.

Прозрачный и гибкий процесс назначения задач на сотрудников с помощью Asana стал основой для более эффективной работы — теперь у сотрудников есть план по задачам с дедлайнами, что позволяет отслеживать их статус и выполнение в режиме реального времени и не забывать о них. Каждый исполнитель может более осознанно планировать свою работу и выполнить задачи в срок для клиента.

Asana позволяет также видеть график загруженности сотрудников как в офисе, так и при удаленной работе. Это помогает оптимально распределять задачи и ресурсы, учитывая индивидуальные возможности каждого сотрудника.

Вместо использования устаревших таблиц, Asana предоставляет удобный и функциональный интерфейс, который значительно облегчает нам процесс планирования и управления задачами. Руководители могут видеть все проекты и задачи по своему отделу и регулировать загрузку сотрудников.

Все уровни менеджмента в компании теперь имеют возможность следить за ходом выполнения проектов, что ранее было недоступно. Asana позволяет легко отслеживать прогресс и реагировать на изменения вовремя, что существенно способствует достижению поставленных бизнес-целей и результатов в работе.

Результаты: Для  FCB Artgroup Uzbekistan система Asana обеспечивает централизованный обмен информацией, списками дел, хронологией и обратной связью между агентством и клиентами.

Все участники процесса в курсе текущего состояния проекта и знают, кто работает над конкретной задачей и когда она должна быть завершена.

Благодаря Asana, продуктивность сотрудников повысилась примерно на треть благодаря систематизации и прозрачности. Сотрудники ощущают свою причастность к позитивным изменениям, связанным с цифровой трансформацией компании.

Сначала креативным людям может быть сложно приспособиться к системе с задачами и дедлайнами, но затем они осознают преимущества этого подхода. Они начинают ценить возможность контролировать свои задачи и сроки и быть уверенными, что никто не нарушит их график работы.

Роль Cloudfresh: Команда Cloudfresh представила все функции системы Asana и предоставила — триал доступ ко всем возможностям на тестовый период, что стало решающим фактором для приобретения продукта. 

При внедрении решения, мы осуществляли полную поддержку для быстрого запуска и правильной настройки, предоставляли необходимую информацию и решения, которые Asana может предоставить команде FCB Artgroup.

Сотрудничество продолжается и на данный момент, после полного внедрения Asana, команда Cloudfresh продолжает обеспечивать FCB Artgroup актуальной информацией о новых функциях, обновлениях и постоянную поддержку со стороны продуктовой команды.